Efficienza documentale, obiettivo raggiunto grazie a Kyocera!

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AGRATI Group ha razionalizzato la gestione documentale per aumentare le prestazioni in azienda, rendere possibile la digitalizzazione e gestire il controllo della produzione dei documenti in maniera proattiva






AGRATI Group è un’azienda specializzata nei sistemi di fissaggio, un gruppo costituito da 5 società controllate e 9 siti produttivi, presente in Italia, Francia, Germania, Cina e Nord America.
Il problema della società era la gestione del parco stampanti della sede di Veduggio che non rispondeva a una logica di efficienza e razionalizzazione . L’assenza di una gestione centralizzata dei sistemi documentali presenti in azienda non consentiva, in sostanza, il monitoraggio degli stessi e un’operatività contestualizzata alle reali necessità applicative, il tutto aggravato dal fatto che non esistevano politiche legate all’utilizzo dei sistemi e alla sicurezza degli accessi. Da qui la necessità di intervenire per adeguare l’infrastruttura ai sempre più elevati volumi documentali , che attualmente corrispondono a oltre 2 milioni di pagine all’anno, ricercando efficienza e riduzione dei costi globali di gestione in un’ottica documentale destinata a divenire sempre più digitale.

VICSAM SISTEMI, Business Partner KYOCERA, è intervenuto per rispondere a queste esigenze andando a realizzare un progetto di gestione documentale centralizzato.
Oggi in AGRATI Group, sede di Veduggio, sono presenti 147 dispositivi, di cui il 95% di Kyocera Document Solutions. L’installato globale è costituito da 20 stampanti a colori, 85 stampanti in bianco e nero, 15 sistemi multifunzione a colori e 20 multifunzione B/N.
I sistemi sono stati rinnovati e ottimizzati per soddisfare i volumi documentali aziendali e per incentivare l’utilizzo della scansione, in un’ottica di dematerializzazione documentale e l’hardware è stato uniformato così da semplificare la condivisione dei dati: oggi la flotta AGRATI è costituita da modelli di sistemi Kyocera pre-selezionati sulla base di funzionalità e configurazioni ben precise. In questo modo si assicura la piena compatibilità tecnica e l’interoperabilità fra gli uffici, grazie anche a un server di stampa dedicato, per avere una modalità di aggiornamento dei sistemi costante e trasparente.
Gli ultimi device installati prevedono il linguaggio di sviluppo HyPAS KYOCERA, in modo da realizzare una piattaforma aperta a prossimi sviluppi documentali e permettere personalizzazioni “ad hoc”.

Dopo l’analisi e il rinnovo della piattaforma hardware, si è considerata la definizione dei profili utenti per consentire il monitoraggio centrale dell’intero parco installato basato sul reale utilizzo degli stessi. Sono stati definiti gli utenti abilitati all’utilizzo del colore ed è stato innalzato il livello di sicurezza introducendo l’accesso ai sistemi tramite ID.
A Vicsam è stata quindi affidata la totale gestione documentale e dei processi di stampa, evitando così l’impiego di risorse del Gruppo AGRATI per risolvere problematiche di primo livello, quali la sostituzione dei materiali di consumo e l’aggiornamento dei sistemi.

Dal punto di vista contrattuale, è stata scelta la formula “ALL IN” di KYOCERA Document Solutions, una modalità di acquisto “service oriented” che risponde alle necessità di integrazione e sostituzione dei sistemi e rappresenta un approccio che permette di uniformare e rendere proattivo il tipo di servizio post-vendita in tutte le sedi, con l’obiettivo di avere una formula vantaggiosa economicamente – sia per i costi diretti che per quelli indiretti.