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Dematerializzazione delle informazioni: questo il futuro

Un terzo delle organizzazioni ha ancora informazioni conservate esclusivamente su carta. Questo quanto emerge dalla nuova ricerca commissionata da Ricoh Europe e condotta da Coleman Parkes Research. Quanta importanza hanno tali informazioni all’interno di un’azienda? Quali vantaggi potrebbe portare la loro digitalizzazione? Queste le domande di base poste alle aziende italiane.
I risultati sono chiari e ben definiscono la linea da intraprendere per il futuro: I leader sono consapevoli dell’
importanza dei documenti cartacei per le strategie di business ed il 56% di essi ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato. Vantaggio, dunque, per quanto concerne il contenimento dei costi, considerando le spese per la gestione dei dati sparpagliati negli schedari, nei magazzini e negli archivi personali dei dipendenti. Ma non solo. Contare esclusivamente sulla “carta” ha ripercussioni negative, oltre che sul decision-making aziendale, anche sulla produttività e sui profitti. Oltre un terzo degli intervistati afferma che la propria azienda impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute in documenti cartacei.

Davide Oriani, Ceo di Ricoh Italia, afferma: “I leader aziendali sono consapevoli del fatto che le opportunità derivanti dai Big Data vanno oltre il digitale per cui è necessario migliorare la gestione dei documenti cartacei che contengono informazioni importanti per l’azienda. I leader sono sotto pressione e devono riuscire a prendere le decisioni corrette affinché la propria azienda riesca a rimanere competitiva nell’attuale contesto di mercato. In Ricoh crediamo che la digitalizzazione delle informazioni renda i processi decisionali più efficaci. Secondo i leader delle aziende i volumi delle informazioni stampate continueranno a crescere. È evidente che siamo entrati nell’era dei Bigger Data e la capacità di accedere facilmente alle informazioni, digitali o fisiche, è essenziale per le organizzazioni che vogliono effettuare il passaggio al digitale e promuovere la crescita aziendale.

In passato le iniziative riguardanti i Big Data si sono concentrate sulla gestione dei dati digitali, ma oggi i leader delle aziende si stanno sempre più rendendo conto che un importante valore giace inespresso nelle informazioni cartacee. Una dimostrazione di ciò è data dalla convinzione diffusa nelle aziende italiane del fatto che l’odierna crisi si sarebbe potuta affrontare in maniera differente: l’85% del campione dichiara che la propria società avrebbe potuto imparare dalla recessione precedente per ridurre l’impatto di quella attuale se fosse riuscita ad accedere più semplicemente e velocemente ai dati storici. Di conseguenza tre quarti delle aziende è impegnata nella digitalizzazione di tali dati.

reparti Risorse Umane, Finanziario e Acquisti continuano in molti casi a basare i processi su documenti cartacei e spesso i requisiti normativi richiedono che alcune tipologie di documenti stampati, come ad esempio le cartelle cliniche, vengano conservate per un lungo periodo di tempo. Quattro intervistati su dieci (39%) sono convinti che questi dati verranno completamente digitalizzati entro i prossimi tre anni.

Il primo passo per riuscire a gestire i Bigger Data è dipanare il mistero che li circonda – commenta David Mills, Chief Operating Officer di Ricoh Europe – .C’è infatti un solo risultato che conta veramente: migliorare le relazioni con i clienti. Questo obiettivo si raggiunge raccogliendo, analizzando e gestendo le informazioni importanti per fornire un migliore servizio ai clienti e fidelizzarli così nel lungo periodo. Le informazioni aziendali importanti esistevano già molto prima del boom dei Big Data e per questo è importante guardare “oltre” le informazioni digitali. Importanti informazioni e dati storici, contenuti in documenti stampati, possono aiutare ad avere un quadro più completo e saranno fondamentali per le aziende nel futuro. La crisi economica ha dimostrato che per le organizzazioni è importante avere una visione a 360° del contesto in cui operano. Per questo è necessario che le aziende raccolgano tutte le informazioni critiche per acquisire vantaggio competitivo e migliorare i processi decisionali in futuro”.

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