Carel abbatte le barriere spazio-temporali con Google Apps

Le funzionalità della suite Google in Carel esprimono al massimo il proprio potenziale, trattandosi di una realtà dove tutti i gruppi di lavoro sono geograficamente distributi in più Paesi

Il gruppo Carel – eccellenza del settore metalmeccanico nazionale specialista nella regolazione elettronica per la climatizzazione e la refrigerazione – impiega un migliaio di persone e realizza un fatturato consolidato di 160 milioni di euro (dati 2012), per il 75% derivato dalle esportazioni. Opera con unità produttive “gemelle” in Italia, Brasile, Cina e Stati Uniti e 14 filiali commerciali in tutto il mondo, cui si aggiunge una rete di vendita in una settantina di Paesi. L’azienda, che ha la sua origine nella provincia di Padova, è riuscita ad affermare un prodotto italiano tecnologico e d’avanguardia nel mercato globale.

Le circa 20 aziende che compongono il gruppo Carel e che operano in vari paesi del mondo avevano ciascuna una soluzione di posta elettronica diversa, nessuna gestione condivisa degli appuntamenti; non esisteva di fatto nessuna possibilità di collaborazione online tra le persone. L’esigenza era quindi di implementare una piattaforma di comunicazione e collaborazione unica per tutto il gruppo. Gruppo caratterizzato da una forte distribuzione della forza lavoro a livello mondiale, con solo la metà dei circa mille dipendenti operanti in Italia, nonché da una forte esigenza di condivisione delle informazioni, legata alla natura dell’attività di progettazione e produzione specifica dell’azienda.

La soluzione

Il 70% della forza lavoro di Carel è composto da personale impiegatizio. Queste figure, oltre agli addetti della produzione che utilizzano il Pc, sono ora dotati di Google Apps, per un totale di circa 800 account attivi.

Il progetto è partito con un pilota di sei mesi interno alla funzione It seguito dal primo roll-out con il top management, per un totale di una quarantina di persone che, per prime, hanno iniziato a utilizzare le Google Apps. A seguire è stato migrato l’headquarter e quindi si è proceduto a completare il tutto con l’attivazione delle sedi estere.
Posta elettronica unificata, calendario condiviso e rubrica centralizzata erano i nostri obiettivi iniziali. Ma fin da subito, spontaneamente, gli utenti hanno iniziato a utilizzare anche gli altri strumenti della suite Google Apps, quali Drive o Video Hangout, e ciò ha aperto in modo naturale la strada a nuove e non previste opportunità”, spiega Walter Bessega, Carel Group Chief Organization Officer.

Terminata la migrazione, e verificate sul campo le potenzialità dello strumento, Carel ha iniziato a pensare a delle applicazioni specifiche da innestare sulla piattaforma Google Apps, con il supporto di Noovle, il partner di Google Enterprise che li segue nell’implementazione.

Usando l’ambiente di sviluppo App Engine, ad esempio, è stata creata per la prima volta un’applicazione di biglietto da visita elettronico per tutti i dipendenti. In pratica una scheda anagrafica per ciascun membro del gruppo Carel, che viene condivisa da tutti gli altri ed è modificabile in tempo reale al variare, ad esempio, del ruolo della persona. L’applicazione consente inoltre al centro stampa di ogni country di stampare direttamente i biglietti da visita fisici dei dipendenti, nella versione sempre aggiornata. Le anagrafiche sono disponibili anche verso l’esterno, per la consultazione online da parte di clienti e partner, grazie al QRCode presente sui biglietti fisici.
Eric HaddadLa ricerca di una maggiore collaborazione e di una migliore efficienza è uno dei principali obiettivi che si pongono sia le piccole che le grandi aziende – ha dichiarato Eric Haddad, Director Enterprise, Southern Europe Middle East & Africa di Google -. Le soluzioni implementate da Carel sono la dimostrazione di come il Cloud Computing e i servizi basati 100% sul web rivestano un ruolo chiave in termini di innovazione e miglioramento. Le Google Apps hanno permesso a Carel di abbattere le barriere geografiche creando una comunicazione diretta tra i dipendenti basati in Italia e i dipendenti delle sedi estere, rendendoli, quindi, maggiormente efficienti e collaborativi”.

I risultati

Col tempo, all’interno di Carel si stanno creando anche dei siti interni creati e gestiti con lo strumento Google Sites. In particolare, uno è dedicato alla gestione e condivisione dei materiali e delle informazioni relative ai progetti tra team dislocati in tutto il mondo. In questo modo, viene condivisa la gestione dello sviluppo di nuovi prodotti, facendo del servizio Google Apps uno strumento a supporto della Ricerca e Sviluppo in grado di azzerare i tempi di attesa per la ricezione, la condivisione e lo scambio delle informazioni e con la sicurezza di lavorare sempre tutti sulla versione più aggiornata del progetto.

A integrazione del site, i team comunicano e si confrontano anche mediante l’impiego dello strumento di video-conferenza Google Hangout incluso nella suite, sia dal proprio computer o cellulare sia riunendosi presso salette che sono state appositamente attrezzate con schermi e telecamere per le videocall di gruppo.
Queste funzionalità della suite Google in Carel esprimono al massimo il proprio potenziale, trattandosi di una realtà dove tutti i gruppi di lavoro sono geograficamente distributi in più Paesi.

Un enorme successo hanno infine conseguito i Google Forms, i moduli integrati nella suite a supporto dei sondaggi, che Carel usa per raccogliere istantaneamente i pareri e i feedback dei propri utenti sui temi più vari, a supporto della comunicazione interna. Lo strumento è stato usato anche durante la migrazione, per verificare l’accoglienza e l’insorgere di eventuali problematiche durante ogni fase dell’implementazione di Google Apps. La produzione di questionari con aggregazione delle relative risposte precedentemente era una procedura che non poteva essere gestita direttamente e con semplicità dalla funzione aziendale interessata.

Da prima a dopo Google Apps, la vita di tutti noi è cambiata: ora possiamo collegarci da ogni luogo, accedere a tutto quanto ci serve anche in viaggio, parlare con i colleghi di tutto il mondo anche via smartphone – conclude Gianluca Nardin, It Technology Manager -. Siamo passati da una piattaforma frammentata ed eterogenea a una sola e unica piattaforma standardizzata e questo grazie a Google”.