Notilus si dimostra una soluzione ideale anche per le piccole imprese

gestione note spese

ADAMA, nuova denominazione della storica Makhteshim Agan Industries, ha scelto Notilus di DIMO Gestion per la gestione automatizzata delle note spese di oltre 25 dipendenti sempre in viaggio.
Adama, realtà specializzata nella produzione e nella distribuzione di agrofarmaci a base di sostanze attive fuori brevetto, tra cui insetticidi, fungicidi ed erbicidi, è presente in cinque continenti e in 120 nazioni per un totale di 4.500 dipendenti. Conta, inoltre, sette centri di ricerca e sviluppo nel mondo, attività in oltre 45 mercati globali, e un fatturato pari a 2,83 miliardi di dollari. In Italia la società è attiva da 20 anni con circa 45 dipendenti, di cui 25 costantemente impegnati in viaggi e trasferte. Addirittura 15 venditori si spostano su base giornaliera.
La sede italiana si trova quindi a gestire mensilmente oltre 25 note spese che comprendono varie voci giornaliere (benzina, albergo, aereo, pranzo e così via), un processo facilmente soggetto all’errore dal momento che è svolto manualmente da un impiegato amministrativo, chiamato a destreggiarsi tra tabelle Excel, attività di controllo, spunta e inserimento dei documenti.
Da qui la necessità di arrivare ad implementare un software per la standardizzazione di questi processi e la scelta di Notilus per la gestione automatizzata delle note spese e delle fatture fornitori. I motivi per cui ADAMA ha scelto DIMO Gestion si riassumono in poche parole: semplicità di utilizzo (user-friendly, icone intuitive), web-based (possibilità di inserire le note spese ovunque ci si trovi, da qualsiasi computer, smartphone e tablet), autonomia (amministrazione del software facile) e reputazione.

L’iter d’introduzione della nuova soluzione avviene a inizio 2014: in gennaio, dopo aver analizzato e compreso le esigenze di Adama, DIMO Gestion si occupa dell’installazione in modalità hosting. A questo, segue la fase di configurazione del tool nel rispetto di quanto detto in fase di analisi. In marzo si procede con la formazione di tre membri chiave del team vendite e in un solo mese l’insegnamento si estende all’intera squadra. Aprile è il mese fatidico, dove il software viene utilizzato per la prima volta.

“Notilus ha alleggerito e migliorato il lavoro di gestione e di inserimento delle note spese, diventando un supporto fondamentale, assolutamente in linea con la digitalizzazione verso cui tendono tutte le imprese moderne – dichiara Claudio Sanna, IT manager di ADAMA Italia –. Il flusso di lavoro cartaceo, diventato ormai proibitivo, è solo un lontano ricordo. Siamo soddisfatti della soluzione pensata per noi da DIMO Gestion, un’azienda che ha dimostrato grande flessibilità, tenendoci la mano in ogni fase del processo”.