Già selezionata a suo tempo da Banca d’Italia, che l’ha adottata per la gestione della corrispondenza e dei procedimenti amministrativi, la piattaforma Archiflow di SIAV è stata scelta anche da ISTAT.
Il principale ente di statistica ufficiale in Italia, ha deciso di affidarsi al know how dell’azienda specializzata nella fornitura di software e servizi informatici per la dematerializzazione, la gestione documentale e per il miglioramento dei processi digitali per gestire il proprio protocollo documentale, il workflow e l’invio di PEC massive.
Nello specifico, Archiflow permette a ISTAT di inviare, direttamente dalla documentazione di protocollo e in un’unica soluzione e in un breve lasso di tempo, oltre 250.000 messaggi PEC per fini statistici.
La medesima piattaforma consente, inoltre, di gestire e protocollare in modo automatico il flusso documentale relativo, comprese le PEC in ricezione, composto da 700.000 documenti provenienti da 2.500 utenti.
Verso la razionalizzazione del protocollo informatico
L’ente di statistica aveva, inoltre, la necessità di migliorare la coordinazione delle 75 unità organizzative sparse nelle 21 sedi in Italia. Anche in questo caso la piattaforma Archiflow si è dimostrata una soluzione valida e omnicomprensiva per la gestione del workflow e la razionalizzazione del protocollo informatico, perché consente l’impostazione di organigrammi e rubriche, il settaggio di processi automatizzati di protocollazione con l’opzione di firma elettronica e lo smistamento automatico dei documenti verso le direzioni di competenza.
I risparmi ottenuti da ISTAT
Queste innovazioni hanno permesso all’istituto di ricerca di beneficiare di un considerevole risparmio di tempo e aumento della produttività: i tempi di attraversamento dei documenti in ingresso si sono ridotti da 60 a 6 ore.
