Il controllo dei costi è strategico per la gestione oculata delle aziende e quando i dipendenti operano fuori sede, la verifica e l’amministrazione delle note spese è attività tanto rilevante quanto onerosa per diversi comparti dell’organizzazione.
Per abbattere questi costi e oneri operativi, bisogna rendere più semplice e più accurato il controllo, riuscire a rilevare i chilometri in modo oggettivo, e soprattutto liberarsi della gestione cartacea. A queste nuove istanze delle amministrazioni, Direzioni generali, Direzioni commerciali e Risorse Umane, Siav risponde con BlueXpense, una nuova applicazione software per la gestione integrata di attività, giustificativi e percorsi chilometrici direttamente da device mobili e da web, fino alla conservazione sostitutiva degli scontrini, valida a norma di legge a seguito del pronunciamento dell’Agenzia delle Entrate in data 28 aprile 2015.
Questo significa che i giustificativi e la nota spese possono essere conservati in modalità sostitutiva eliminando gli originali cartacei e dematerializzando l’intero processo.
BlueXpense consente di sfruttare appieno i vantaggi della dematerializzazione: come un vero ‘personal assistant’, segue la giornata lavorativa 
dei collaboratori, che si muovono sul territorio, rendendo semplice e immediata la registrazione sull’App dei tragitti effettuati e delle spese sostenute. Con BlueXpense il collaboratore può pianificare la sua giornata importando attività e appuntamenti da CRM, caricare i giustificativi semplicemente fotografandoli, inserire i percorsi su mappa interattiva con un semplice click. E’ possibile anche utilizzare il dispositivo GPS Twinkle per rilevare automaticamente i percorsi evitando all’Azienda l’onere di confermare i km dichiarati.
La App può essere impostata secondo il profilo aziendale del lavoratore: dipendente, responsabile, etc. Le funzioni di modifica, cancellazione e ricerca agevolano l’utente in ogni fase.
Il software elabora le informazioni generando automaticamente la nota spese e prevede tutto ciò che serve per gestirne in maniera completa l’intero ciclo di vita: gli iter approvativi, la firma digitale remota, l’integrazione con servizi di OCR (riconoscimento ottico del testo), soluzioni di gestione documentale, sistemi di file sharing oltre che con l’applicazione Siav Touch Backoffice, appositamente pensata per il controllo puntuale dei giustificativi di spesa tramite una scrivania touch.
BlueXpense favorisce inoltre il teamwork e la produttività grazie al messaging aziendale real-time che consente lo scambio istantaneo di informazioni tra back office e utenti. Offre infine un’efficace sistema di notifiche, monitoring spese e report.
