The Adecco Group è leader nel mondo nei servizi dedicati alla gestione delle Risorse Umane. All’interno del Gruppo, Adecco è la società specializzata nei servizi di somministrazione di lavoro, apprendistato in staff leasing e outsourcing. Con un team di 2.000 professionisti e con oltre 300 filiali sul territorio nazionale è partner ogni settimana di 10.000 aziende grandi, medie e piccole. Un paio di anni fa l’azienda ha scelto Ricoh per la digitalizzazione dei contratti di lavoro, dando vita ad un progetto che è continuato nel tempo ed ha portato risultati importanti.
“Il nostro business – spiega Umberto Corlianò, Business Partner Client di The Adecco Group – si fonda sui contratti stipulati con i lavoratori e con le aziende che si avvalgono dei nostri servizi. Parliamo di 30.000 contratti con le aziende clienti, mentre quelli con i lavoratori sono il doppio. La gestione cartacea di questi documenti richiedeva molto tempo e comportava costi elevati; circa due anni fa ci siamo dunque resi conto di come la digitalizzazione fosse un’opportunità da cogliere il più presto possibile. Si trattava, a questo punto, di trovare il partner giusto, in grado di supportarci nella trasformazione digitale”.
Nella scelta l’azienda ha tenuto in considerazione differenti fattori. “Quello che ci ha maggiormente convinto – precisa Corlianò – è stata la capacità di Ricoh di immedesimarsi nelle nostre esigenze, qualità che avevamo già avuto modo di riscontrare con un precedente progetto di rinnovamento dell’ambiente di stampa. Anche nel processo di progressiva digitalizzazione dei contratti la partnership con Ricoh è stata molto attiva e si è evoluta man mano che affrontavamo i passi successivi. Inoltre, il supporto di Ricoh è stato importante per quanto riguarda non solo l’implementazione delle nuove tecnologie, ma anche ad esempio nell’ambito della consulenza legale e normativa”.
L’evoluzione dei processi ai tempi della trasformazione digitale
Il primo obiettivo è stato quello di ridurre in modo significativo i contratti cartacei. “Abbiamo digitalizzato il 30% dei contratti con le aziende – continua Corlianò – mentre per quanto riguarda i lavoratori siamo passati da zero a oltre il 45% di firme digitali per le lettere di assunzione. Un vero record dato che stiamo parlando di oltre 170.000 contratti stipulati via web”.
Ricoh ha infatti sviluppato un portale web per caricare i documenti e consultarli/firmarli previa autenticazione con firma digitale. Il portale viene continuamente aggiornato da Ricoh sulla base delle indicazioni fornite in relazione, ad esempio, alle nuove normative o alle modifiche del layout di moduli e contratti dovute ad esempio al cambio del logo aziendale. Per quanto riguarda i vantaggi, è stato calcolato un risparmio che si attesta intorno ai 500.000 euro in due anni, un risparmio ottenuto grazie alle riduzioni di stampe, spedizioni e spese di stoccaggio. “Si tratta di una cifra importante – commenta Corlianò – ma ancora più stimolante è il risultato in termini di servizio per i nostri clienti: prima i lavoratori dovevano necessariamente raggiungere la filiale Adecco e firmare il proprio contratto di lavoro, mentre ora non devono più spostarsi grazie alla firma elettronica”.
Cosa c’è dietro l’angolo
Corlianò conclude: “Vogliamo proseguire insieme a Ricoh nella dematerializzazione di tutti i documenti propedeutici alla firma dei contratti. Inoltre, stiamo digitalizzando gli archivi storici per ridurre i costi di stoccaggio e semplificare il reperimento dei documenti. Estenderemo la dematerializzazione alle altre Società del Gruppo (Selezione, Outsourcing,…). In sostanza, rafforzeremo in azienda e presso i nostri i clienti il concetto di Digital Workplace e tutti i relativi vantaggi”.
