Innovare rispettando la tradizione: è uno dei capi saldi che stanno alla base della partnership vincente tra Ricoh Italia e Poligrafico Roggero & Tortia (del PRT Group), azienda specializzata nella stampa dal 1921, ora attiva principalmente sul fronte output management. Le soluzioni di Ricoh Italia sono presenti dal 2007 nello stabilimento di PRT vicino a Torino (in totale sono tre le installazioni) ma ora la collaborazione si amplia per abbracciare il nuovo concetto di digital workplace verso il quale il mercato, e le aziende, si stanno muovendo.
“Con il progetto Ricoh di digital workplace abbiamo cercato di dare un’anima alla multifunzione, che grazie alle applicazioni è in grado di fornire contenuti e servizi smart che semplificano le attività dentro e fuori l’ufficio e favoriscono la digital transformation e lo smart working – spiega Lorenzo Clerici, Direttore Vendite Dirette di Ricoh -. Il nostro obiettivo è quello di rendere la multifunzioni un centro informatico per l’erogazione di servizi all’utenza”.
L’offerta digital workplace di Ricoh ridefinisce quindi i confini non fisici dell’ufficio proponendo un nuovo concetto di multifunzione. “Su uno smart operation panel, una sorta di tablet android con cui le macchine sono equipaggiate – prosegue Clerici -, girano tutta una serie di applicazioni che semplificano le attività sulla multifunzione, che si trasforma in un hub di tecnologia. I contenuti sono di volta in volta sviluppati in collaborazione con terze parti o da Ricoh stessa in funzione delle richieste dei clienti”.
Un esempio del nuovo concetto di digital workplace arriva proprio dalla partnership con il Poligrafico Roggero & Tortia, con il quale collabora sul progetto 
PostaPronta.
“PostaPronta nasce 10 anni fa come applicazione per gestire invii postali e oggi si è evoluta in uno strumento di comunicazione omnichannel e multipiattaforma – esordisce Riccardo Pesce, amministrazione delegato Poligrafico Roggero & Tortia -. La posta riveste ancora un ruolo fondamentale se si pensa al fatto che in Italia si spediscono ancora 3,8 miliardi di comunicazioni, di cui 2 milioni sono invii singoli. PostaPronta è una soluzione per inviare anche solo una comunicazione per volta direttamente dal proprio computer senza doversi recare in posta, semplicemente gestendo il documento elettronico sul proprio pc e utilizzando una stampante virtuale che tramite poche mosse permette di inviare questi documenti al computer, che recepirà il file PDF o Word, lo metterà insieme ad altri documenti, lo invierà, lo stamperà e lo porterà ad un ufficio postale con la posta massiva”.
Un servizio completo, quindi, mediante il quale l’utente, con un’applicazione, invia i file digitali a PRTGROUP che si occupa di stampare e imbustare la corrispondenza e di consegnarla all’operatore postale scelto dal cliente.
In quest’ottica l’accordo con Ricoh è volto a migliorare la gestione dei documenti che devono essere scansiti per essere inviati al servizio PostaPronta. I dispositivi Ricoh di ultima generazione possono essere interfacciati con l’app installata sul pc dell’utente, in modo che i documenti digitalizzati vengano indirizzati in maniera veloce e sicura e siano già pronti per l’invio.
Ma come funzionano i sistemi di stampa Ricoh di ultima generazione? In pratica centro di tutta l’intelligenza è lo Smart Operation Panel, un pannello touchscreen da 10,1 pollici simile a quello di un tablet. Un pannello che può essere personalizzato con applicazioni che indirizzano in maniera automatica i flussi di lavoro, per cui quando l’utente esegue la scansione dei documenti da inviare via posta non deve fare altro che premere l’icona PostaPronta e i file sono immediatamente sul pc dell’utente.
Il servizio, che ha già all’attivo 30.000 clienti tra business e consumer, vanta tra i suoi users l’Ordine degli Avvocati di Milano.
“La soluzione proposta da Ricoh e PostaPronta – commenta Carmelo Ferraro, dirigente – elimina gli sprechi di tempo per stampare e preparare i documenti da spedire e recarsi in posta; allo stesso tempo riduce i costi grazie alla possibilità di accedere alle migliori tariffe postali. Si tratta quindi di un ulteriore passo in un’ottica di ottimizzazione e di efficienza. Con PostaPronta siamo tranquilli anche dal punto di vista della sicurezza, un aspetto che nel nostro settore non può ovviamente essere trascurato; le comunicazioni sono infatti criptate e la trasmissione via Internet avviene mediante protocollo HTTPS”.
