L’obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2019 non sarà più solo una questione che riguarda la PA: tutte le aziende infatti dovranno aderire alla nuova normativa prevista della Legge di Bilancio che impone lo scambio di fatture esclusivamente in formato XML, facendo capo al Sistema di Interscambio (SiD) gestito dall’Agenzia delle Entrate per garantire una migliore trasparenza e un controllo meno invasivo sui cittadini. Un obbligo che scatta però per la vendita di carburante e gasolio e per i subappalti della PA già dal 1° luglio 2018 e che soprattutto non deve essere visto solo nell’ottica di un peso che grava le procedure all’interno delle aziende quanto piuttosto come uno strumento per abbattere i costi, risparmiare tempo e garantire la certezza della consegna.
Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
Per essere una vera Fattura Elettronica il documento, come abbiamo visto, deve essere generato in formato XML in base a precise regole di compilazione (il cosiddetto “tracciato”) e deve essere trasmesso al destinatario previa apposizione della firma digitale.
Il Sistema di Interscambio (SdI) è una sorta di snodo che riceve le fatture in formato XML per effettuare i controlli sui file ricevuti e inoltrare le fatture al soggetto ricevente. Lo stesso sistema, che si configura come una sorta di hub postale digitale, si occupa anche di smistare le ricevute di consegna, all’insegna della massima tracciabilità e del più elevato monitoraggio. In questo modo non capiterà più che i documenti vengano smarriti e che il cliente finga di non aver ricevuto nulla.
Ogni Fattura in formato XML, attiva o passiva, va conservata digitalmente per un periodo di 10 anni, quindi l’azienda deve attrezzarsi anche da questo punto di vista. La mancata conservazione è sanzionabile come la mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali.
Cosa devono fare le aziende
Tutti i titolari di partita IVA hanno ancora un po’ di tempo per attrezzarsi dotandosi di una soluzione informatica in grado di gestire tutti i passaggi relativi alla Fatturazione Elettronica (apposizione firma digitale, trasmissione allo SdI, conservazione dei documenti ecc.) e per questo la cosa più semplice da fare è quella di affidarsi a una soluzione integrata che garantisca maggiore semplicità di utilizzo, facilità di dialogo tra strumenti elettronici, rapidità, precisione e risparmio di tempo e risorse.
La proposta di Passepartout
Passepartout è certificata ISO/IEC 27001:2013 per l’erogazione di servizi di gestione delle fatture elettroniche, servizi di conservazione di documenti informatici e servizi di assistenza correlati e risponde ai nuovi bisogni delle aziende con un sistema di fatturazione elettronica integrato all’interno dei propri gestioniali, creato e sviluppato nativamente all’interno dei prodotti.
Il cliente si limita semplicemente alla compilazione della fattura, mentre tutto il processo di gestione, dall’applicazione della firma digitale, all’emissione, alla trasmissione al SdI fino alla conservazione è gestito da Passepartout.
Il processo di generazione è integrato nel normale ciclo attivo del programma senza inefficienze, post-elaborazioni o interventi manuali. Oltre ai campi obbligatori previsti dal tracciato XML, la Fattura Elettronica integrata al software gestionale Passepartout può gestire righe descrittive nel corpo del documenti, allegati, CIG e CUP, lotti, dati pagamento. I programmi Passepartout inoltre gestiscono il ciclo passivo della fatturazione elettronica B2B con la relativa annotazione in magazzino e contabilità.
Di cosa si occupa il sistema
Per quanto riguarda l’emissione e conservazione della fattura elettronica, Passepartout:
- emette la fattura per conto del cliente come terzo emittente
- si occupa direttamente della firma digitale per cui il cliente non deve dotarsi di alcun token usb o lettore per firma digitale
- trasmette la fattura al Sistema di Interscambio (SDI) e gestisce la ricezione delle varie notifiche
- si fa carico della conservazione digitale certificata per 10 anni
- permette di controllare lo stato di avanzamento direttamente all'interno del software gestionale
- gestisce lo Split Payment (Finanziaria 2015)
Il sistema si occupa inoltre di:
- ricevere le fatture passive dai fornitori direttamente dal canale del SDI all’interno del gestionale
- avere sempre la situazione delle fatture sotto controllo grazie ad un apposito cruscotto interno al gestionale
- conservare il documento digitale per 10 anni
È disponibile anche l’import automatico delle fatture fornitore sia in magazzino, con il relativo carico degli articoli, sia in contabilità, con la relativa registrazione di prima nota.
Una soluzione anche per le piccolissime aziende
Per le piccolissime aziende Passepartout ha invece studiato un sistema che permettere di usufruire del servizio di fatturazione elettronica all-inclusive anche a realtà non strutturate e che non necessitano quindi di un gestionale aziendale. Si tratta di una piattaforma facile ed intuitiva per l’utilizzo della quale è sufficiente essere cliente di un commercialista che utilizza il software gestionale Passepartout e disporre delle credenziali per accedere al servizio che consente di emettere, firmare ed inviare fatture elettroniche. Passcom Fattura Self è interfacciato alla soluzione Passepartout dedicata ai commercialisti cosicché il professionista può gestire in maniera facile e precisa la fatturazione elettronica anche per micro-clienti con esigenze e competenze gestionali ridotte.
