Garmin Italia ha scelto l’App SmarteEX per rinnovare il processo di gestione delle note spese aziendali. Realizzata dall’italiana Doxinet, questa soluzione innovativa ha offerto allo specialista della navigazione satellitare la possibilità di gestire in maniera digitale e completa le attività legate alla compilazione e all’amministrazione delle note spese dei propri dipendenti.
Per ottimizzare quest’ultima, condotta dall’ufficio Finance attraverso report realizzati mensilmente in Excel, Garmin Italia ha introdotto l’App SmartEX rivoluzionando questa incombenza noiosa per renderla, se non divertente, almeno pratica e veloce.
Proprio questo aspetto è stato riportato in una nota ufficiale dal Financial Controller di Garmin, Marco Saraca, secondo cui: «L’adozione di SmartEX ha determinato l’introduzione di un processo più fluido, grazie anche al flusso di informazioni che si genera al cambio dello status della nota spese stessa. Inoltre, ha aiutato a standardizzare i report e le procedure, mentre la possibilità di impostare degli “alert” in grado di segnalare eventuali scostamenti, rende le attività più semplici e veloci sia per chi presenta la nota spese, sia per chi la deve controllare».
Addio agli scontrini persi o illeggibili
Con SmartEX basta una semplice foto scattata con lo smartphone per riprendere scontrini, fatture e ricevute che vengono poi trasmesse e archiviate automaticamente su un server in cloud. La richiesta di rimborso, completa di dati e immagini, viene successivamente inoltrata all’azienda e inserita nel workflow approvativo. Una volta ratificata, viene disposto il rimborso e i giustificativi digitalizzati vengono archiviati nel sistema documentale e portati in conservazione sostitutiva.
Sempre secondo quanto dichiarato in una nota ufficiale, i dipendenti di Garmin Italia hanno inizialmente accolto questa nuova modalità di gestione delle note spese con scetticismo, ma «al primo utilizzo si sono resi conto dei benefici in termini di tempo e di correttezza della compilazione della stessa»
Una app completamente made in Italy
Completamente Made in Italy e al momento disponibile per dispositivi iOS e Android, SmartEX è un’app ricca di funzionalità, intuitiva e semplice da usare. L’inserimento guidato dei dati e i massimali predeterminati permettono di azzerare le possibilità di errore. Inoltre è una soluzione pre-configurabile a seconda delle esigenze dell’azienda e permette al collaboratore di personalizzare i campi di input, visualizzare l’elenco delle spese sostenute, controllare lo stato delle richieste di rimborso già inoltrate e di calcolare automaticamente i km percorsi tramite Google Maps.
