Tutti lavorano con la posta elettronica: dai dipendenti ai responsabili aziendali, dagli avvocati agli studi professionali, ai liberi professionisti. Spesso ci si ritrova ad avere a che fare con grandi moli di email per cui trovarne una in particolare può risultare difficile. Attraverso uno strumento semplice e automatico come MailStore, Achab, azienda specializzata nella distribuzione di soluzioni software a valore, offre una soluzione di archiviazione e gestione delle email, nel pieno rispetto della normativa relativa al mantenimento delle conversazioni digitali.
Oltre i falsi miti dell’archiviazione
Sono diversi i miti da sfatare sull’archiviazione email: oltre a pensare che backup e archiviazione email siano la stessa cosa, si tende a credere che quest’ultima sia troppo costosa, o che già se ne occupino strumenti come Office 365. Oppure ancora, che con l’archiviazione elettronica si possa perdere l’accesso alle proprie email, con il rischio di “scombinare” l’organizzazione delle proprie cartelle di posta.
“Se si pensa solo al concetto di copia di una email, allora backup e archiviazione possono sembrare simili. Ma non è così. Le specificità tecniche e di obiettivi fra le due cose sono molto differenti.” spiega Claudio Panerai, CTO di Achab. “L’archiviazione è necessaria laddove si desidera tenere una copia di ogni messaggio che passa dal server di posta. Un backup, infatti, per quanto sofisticato, viene eseguito a intervalli di tempo predefiniti e non è in grado di salvare una email che transita dal server fra un backup e l’altro.
Se si dispone solo di un sistema di backup e un utente chiede di recuperare un messaggio di posta elettronica, l’amministratore di rete dovrà accedere ai backup, ripristinare i dati, e solo dopo sarà in grado di consegnare una determinata email all’utente che l’ha richiesta”.
Vantaggi tecnici, legali ed economici
MailStore permette alle aziende di archiviare con le più moderne tecnologie e in modo sicuro l’email aziendale, con conseguenti vantaggi legali, tecnici ed economici.
La soluzione crea una copia e archivia automaticamente tutti i messaggi email in ingresso e in uscita in un sistema centrale e sicuro, per garantire la sicurezza e la disponibilità di qualsiasi volume di dati, anche dopo anni.
Gli utenti possono accedere alle proprie email tramite Outlook, MailStore Web Access o dispositivi mobili come tablet e smartphone ed effettuare ricerche in modo facile e veloce.
Grazie a questa soluzione, utenti e professionisti possono trovare in autonomia i propri messaggi, anche quelli cancellati, senza dover chiedere supporto all’amministratore di rete. Si tratta di una soluzione flessibile che funziona con qualsiasi mail server e con qualsiasi client di posta elettronica.
Tutto ciò, senza conoscere le credenziali di accesso della posta elettronica dell’azienda, di un determinato studio professionale o utente, pertanto nel pieno rispetto della privacy. Grazie a MailStore, l’IT può ottenere una riduzione del carico dei server di posta: attraverso un efficiente algoritmo di compressione applicato durante l’archiviazione delle email, riduce fino al 70% dello spazio disco originale.
GDPR e diritto all’oblio: MailStore c’è
MailStore aiuta le aziende a restare al passo con le normative che regolano l’utilizzo delle email attraverso una serie di funzionalità che permettono di allinearsi ancora meglio al Regolamento europeo in tema di protezione dei dati, salvaguardando in questo modo da rischi legali o da eventuali rivalse dei clienti.
A partire dalla versione 11 di MailStore è stato, infatti, introdotto il concetto di email management, relativo al diritto all’oblio e/o alla cancellazione dei dati: è possibile stabilire in maniera granulare delle regole o linee guida affinché la soluzione cancelli le email dopo un certo intervallo di tempo. Quindi è possibile configurare MailStore affinché determinate email restino archiviate solo per un periodo di tempo limitato.
Questo consente ai clienti di avere un database di archiviazione pulito (si potrebbe, per esempio, decidere di cancellare dopo 6 mesi le email di spam o le email di allarme dei sistemi di monitoraggio); ed essere certi di adempiere alla direttive del GDPR in materia di diritto all’oblio. Qualora un individuo chiedesse l’eliminazione dei messaggi di posta che lo riguardano, basterà chiedere a MailStore la cancellazione delle email contenenti l’indirizzo email della persona che esercita la richiesta.
Per chi eroga servizi IT esiste anche la possibilità di offrire l’archiviazione della posta elettronica come servizio grazie a MailStore Service Provider Edition.
