Ci affidiamo a firme cartacee su foglio e penna da secoli, fin dalla fondazione del nostro paese. È un modo semplice ed efficace per autenticare l’identità di qualcuno e quindi esprimere il consenso. Ma nell’era digitale di oggi, come possiamo sfruttare il potere della tecnologia per replicare l’autorità di una firma autografa?
Sì, puoi ancora stampare, firmare e archiviare una copia fisica di un documento digitale o copiare e incollare l’immagine di una firma sul documento. Ma nessuno di questi processi si adatta perfettamente ai flussi di lavoro digitali, entrambi possono creare problemi di velocità mentre ci sforziamo di semplificare i flussi di lavoro.
È qui che entrano in gioco le firme elettroniche, in particolare la firma pdf. Le firme elettroniche sono un tassello fondamentale del puzzle della trasformazione digitale, poiché aiutano le aziende a completare accordi remoti, nazionali e internazionali a velocità senza precedenti. I gestori dei servizi sfruttano potenti strumenti di firma elettronica per aiutare settori come quello finanziario, immobiliare e legale a realizzare tempi di consegna più rapidi e pensare alle firme elettroniche.
Ecco cosa devi sapere sul loro utilizzo.
I documenti firmati elettronicamente possono essere legalmente vincolanti. La legislazione è regolamentata in maniera uniforme nell’intera Unione Europea (eIDAS) e negli USA riconoscendone la validità di una firma elettronica. Queste decisioni hanno contribuito a spianare la strada alla validità delle firme elettroniche ai sensi della legge, compresi i requisiti per il livello di firma elettronica che è consentito utilizzare per determinati scenari. Ad eccezione di alcune situazioni speciali, le firme elettroniche sono legalmente ammissibili nei tribunali.
Firma ovunque, in qualsiasi momento. Uno dei più grandi fastidi delle firme su carta e penna è l’inevitabile tedio di spostare documenti o, peggio, di perderli. Le firme elettroniche semplificano notevolmente il processo. Puoi firmare un documento elettronicamente ovunque ti trovi. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet e l’accesso a un computer, laptop o dispositivo mobile.
Per molte aziende, questo livello di efficienza è estremamente prezioso perché non è necessario attendere le scartoffie quando si chiude un affare. Puoi concludere accordi urgenti sul posto senza chiedere ai clienti di impegnarsi in estesi processi cartacei che rischiano di rallentare o addirittura di perdere una vendita.
Processi documentali più veloci e automatizzati. Ottenere una firma autografa può spesso ostacolare un processo complesso e urgente come un affare, a causa degli spostamenti e nessuno lo vuole. Le firme elettroniche rendono molto più facile ottenere l’autorizzazione da tutte le parti. Invece di aspettare che arrivino i documenti cartacei, puoi firmare elettronicamente il documento non appena arriva nella tua casella di posta. La firma elettronica avvia immediatamente il passaggio successivo del processo.
La personalizzazione e la stampa di un documento per ogni transazione è un processo che richiede tempo. L’automazione del flusso di lavoro documentale genera istantaneamente una copia personalizzata che può essere rapidamente firmata elettronicamente da una controparte, il tutto basato su un modello legale interno.
Risparmia tempo e denaro. I processi documentali automatizzati basati sulle firme elettroniche riducono al minimo i passaggi manuali coinvolti nella firma di un contratto. Puoi fare affidamento sulla firma elettronica per verbalizzare e convalidare i contratti in un attimo. Non c’è bisogno di aspettare che i documenti stampati viaggino per il paese o per il mondo. È tutto fatto istantaneamente su un computer o dispositivo mobile.
La firma elettronica dei documenti non solo elimina i passaggi manuali, ma consente anche un notevole risparmio di denaro. Considera i costi monetari e ambientali della carta, dell’inchiostro e del trasporto fisico. La pratica si somma rapidamente se si elaborano molti documenti. Puoi evitare del tutto tutte queste spese utilizzando accordi firmati elettronicamente.
Sicurezza migliorata. I processi cartacei digitalizzati lasciano una traccia verificabile. Questo vale anche per le firme elettroniche, che ti danno una visione chiara di quando e dove è stato firmato un documento e anche chi lo ha firmato.
Le firme elettroniche vengono registrate durante l’intero processo del documento e possono essere archiviate completamente, in modo da poter monitorare attivamente il processo e fare riferimento alle transazioni completate. A differenza dei documenti firmati in formato cartaceo, il rischio di perdere traccia degli accordi firmati elettronicamente rimane minimo.
È chiaro, dunque, il modo in cui le tecnologie combinate consentono di risparmiare denaro, ridurre i problemi di elaborazione dei documenti e migliorare la sicurezza.
