Con l’aumento della complessità dei processi di supply chain, dovuto al crescente numero di fornitori, transazioni, requisiti normativi e rischi geopolitici, le organizzazioni devono trovare soluzioni per automatizzare e ottimizzare i processi critici e ad alta intensità di transazioni. La comunicazione strutturata tramite EDI, lo scambio automatizzato di documenti e le API sono diventati una priorità strategica. Per rispondere a questa esigenza, Retarus introduce in Italia la soluzione Intelligent Document Processing (IDP), basata su AI europea, progettata per comprendere documenti complessi, automatizzare i processi aziendali e migliorare la qualità, la velocità e l’affidabilità dei flussi informativi. Combinando comprensione semantica, apprendimento continuo e integrazione con i servizi EDI di Retarus, la soluzione aiuta le organizzazioni a ridurre gli interventi manuali, accelerare i processi Purchase-to-Pay e Order-to-Cash e mantenere il pieno controllo sui propri dati. Grazie a Retarus EDI, le informazioni estratte dai documenti possono essere trasformate e instradate verso i sistemi ERP aziendali, abilitando processi end-to-end altamente automatizzati.
La digitalizzazione dei processi documentali rappresenta una delle principali aree di investimento delle imprese italiane. Secondo l’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, il mercato nazionale della gestione digitale dei documenti ha raggiunto un valore di 2,3 miliardi di euro e l’intelligenza artificiale è considerata strategica dal 63% delle aziende. Tuttavia, soltanto il 13% delle organizzazioni utilizza già l’AI nei processi documentali, evidenziando un significativo potenziale di sviluppo e automazione. Una necessità particolarmente rilevante per il tessuto produttivo italiano, caratterizzato da filiere articolate e da una forte presenza di aziende manifatturiere, della logistica e della distribuzione, che gestiscono quotidianamente elevati volumi di documenti provenienti da clienti e fornitori. In questo contesto, l’automazione documentale rappresenta un fattore chiave per ridurre i tempi dei cicli, migliorare il cash flow, aumentare la qualità dei dati e rafforzare la resilienza operativa della supply chain.
Ordini, conferme d’ordine, bolle di consegna e fatture continuano infatti a essere il punto di partenza di numerosi processi critici all’interno delle aziende. Ritardi nell’elaborazione, attività manuali, errori di interpretazione o dati incompleti possono avere un impatto diretto sui processi di approvvigionamento, sulla gestione degli ordini, sul cash flow e sul livello di servizio verso clienti e fornitori.
Dalla semplice estrazione dei dati alla comprensione del documento
La nuova architettura IDP di Retarus segna un’evoluzione significativa rispetto ai tradizionali sistemi OCR e alle precedenti generazioni di piattaforme di document processing, che spesso si limitano a identificare e catturare informazioni all’interno di layout predefiniti.
Basata sul modello linguistico europeo Mistral Small 24B, la soluzione è in grado di comprendere il significato delle informazioni contenute nei documenti e le relazioni esistenti tra i dati. Questo approccio permette di interpretare correttamente strutture particolarmente complesse e frequenti nelle supply chain moderne, come varianti di prodotto, consegne parziali, gerarchie multilivello e sottovoci d’ordine. In questo modo, le aziende possono gestire efficacemente documenti provenienti da clienti e fornitori con formati differenti, riducendo la necessità di configurazioni specifiche e attività di manutenzione continua.
Apprendere durante l’operatività
Uno degli elementi più innovativi della nuova soluzione è la funzionalità di Instant Learning, che consente al sistema di apprendere direttamente durante il normale utilizzo. Invece di richiedere lunghi processi di training basati su grandi quantità di documenti etichettati, la soluzione utilizza l’esperienza accumulata dall’elaborazione dei documenti già gestiti per migliorare progressivamente i risultati. Nuovi layout, nuovi fornitori e nuovi documenti possono essere integrati più rapidamente, accelerando l’onboarding e riducendo il costo complessivo dei progetti di automazione documentale.
Le aziende possono così aumentare significativamente i livelli di automazione e migliorare lo Straight-Through Processing (STP). Secondo Retarus, in specifici scenari applicativi è possibile arrivare a raddoppiare il livello di elaborazione automatica senza intervento umano, con benefici tangibili in termini di produttività, velocità operativa e rapidità nell’approvazione degli ordini rispetto al lavoro svolto manualmente.
Dall’IDP all’automazione end-to-end
A differenza di molte soluzioni focalizzate esclusivamente sull’estrazione documentale, Retarus integra nativamente Intelligent Document Processing e, in modo opzionale, Electronic Data Interchange (EDI), consentendo di automatizzare l’intero flusso informativo dal documento al sistema ERP.
Questa integrazione permette di trasformare automaticamente documenti non strutturati in informazioni pronte per essere elaborate dai sistemi gestionali, creando processi completamente digitali nei flussi Order-to-Cash (O2C) e Purchase-to-Pay (P2P). La soluzione supporta documenti provenienti da email, PDF, scansioni, fax e altri canali digitali e può integrarsi con le principali piattaforme enterprise, tra cui SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 e Salesforce.
Inoltre, Retarus mette a disposizione un ecosistema globale che collega oltre 20.000 partner EDI e più di trent’anni di esperienza nella gestione di comunicazioni business-critical, consentendo alle imprese di affrontare progetti di automazione su scala internazionale con elevati livelli di affidabilità e scalabilità. La soluzione integra anche funzionalità avanzate di validazione dei dati e meccanismi Human-in-the-Loop che consentono di verificare e correggere rapidamente eventuali eccezioni attraverso un’interfaccia intuitiva, contribuendo a mantenere elevati livelli di accuratezza anche negli scenari più complessi.
AI europea e piena sovranità dei dati
Un aspetto sempre più rilevante per le aziende europee riguarda la governance delle informazioni e il controllo dei dati utilizzati dai sistemi di AI. Per questo motivo la nuova architettura di Retarus si basa su tecnologia europea e garantisce l’elaborazione dei documenti in conformità al GDPR all’interno di data center proprietari situati in Europa. L’approccio adottato consente alle organizzazioni di mantenere il controllo sui flussi informativi, sui requisiti di compliance e sulle modalità di gestione dei dati, senza dipendere da infrastrutture hyperscaler esterne.
“Per anni il mercato si è concentrato sulla capacità di riconoscere i documenti. Oggi il vero valore nasce dalla capacità di comprenderli. Con la soluzione di Intelligent Document Processing, Retarus aiuta le aziende a interpretare contenuti complessi, apprendere continuamente dal contesto operativo e automatizzare processi critici mantenendo il pieno controllo sui dati”, ha dichiarato Martin Hager, Founder e CEO di Retarus. “Grazie alla combinazione tra AI europea, apprendimento continuo e integrazione con il nostro ecosistema EDI, consentiamo alle organizzazioni di accelerare i processi Purchase-to-Pay e Order-to-Cash, ridurre significativamente gli interventi manuali e migliorare la qualità dei dati. In un mercato sempre più competitivo, l’intelligenza documentale è destinata a diventare un elemento strategico per la resilienza e la crescita delle imprese”.
