Riduzione dei tempi di attesa e velocizzazione del processo; visibilità sullo stato di avanzamento dei processi che consente di ottimizzare i tempi e i costi di gestione; piena copertura dei codici a barre; automazione delle e-mail PEC e introduzione di un potente sistema OCR/fulltext; automatizzazione dei documenti del ciclo attivo e passivo: sono questi alcuni dei vantaggi registrati dal Gruppo Colussi grazie all’implementazione di ELO ECM Suite.
Nella sua progressiva crescita, Colussi ha sperimentato che il business può essere flessibile solo quando lo è l’infrastruttura IT: le architetture software devono diventare il canale di collegamento tra gli obiettivi di business di un’azienda e i suoi sistemi gestionali. Da qui è nata la ricerca di un sistema ECM che presentasse una gestione workflow semplice e che fosse super intuitivo.
In particolare, per Colussi la sfida principale era quella di implementare la conservazione documentale a norma ed efficientare la manutenzione e l’inserimento sull’ERP delle nuove anagrafiche prodotti. L’obiettivo era quello di trovare una soluzione configurabile e flessibile da poter evolvere secondo le esigenze di sviluppo del business. La scelta è ricaduta su ELO ECM Suite perché questa soluzione user friendly permette di presidiare in modo strutturato i processi che comportano il coinvolgimento di diverse figure aziendali e di gestire i processi che non sono gestibili sull’ERP se non attraverso rilevanti modifiche e personalizzazioni ad hoc.
Gruppo Colussi: un leader in ambito alimentare
Gruppo Colussi è una realtà imprenditoriale che opera nel settore alimentare: nata nel 1911 come una piccola bottega artigianale, nel corso degli anni si è sviluppata diventando il colosso che tutti conosciamo e che comprende 10 marchi di eccellenza distribuiti in 75 paesi nel mondo, con dieci impianti produttivi, di cui sei in Italia. Tra i brand appartenenti a Colussi troviamo: Misura, Sapori, Vialetto, Giovanni Parenti, La Suissa, Agnesi, Riso Flora, Pastificio Plin, Del Monte, Ponte, Antonio Deniro, Monte Banato, Maltagliati, Shebekinskie.
La scelta di ELO ECM Suite: semplicità, innovazione, scalabilità e risparmi
Al cuore di ELO ECM Suite di ELO Digital Office troviamo il modulo ELO Workflow che è stato implementato da Colussi per la gestione delle anagrafiche prodotti. La difficoltà principale derivava dal fatto che durante la raccolta delle informazioni necessario allo sviluppo di un prodotto ci sono dei ‘punti fissi’, dei momenti destrutturati. Da tenere in considerazione, inoltre, che sono diversi gli attori che partecipano al processo, nei diversi settori aziendali (marketing, ufficio tecnico, logistica, ecc.): tutti possono inserire le informazioni o avere accesso alle informazioni già presenti a sistema, secondo percorsi di workflow che lavorano sia in maniera sequenziale che in parallelo, così da integrare le informazioni provenienti da processi diversificati, anche in tempi diversi, senza ripetere l’inserimento delle informazioni o dei dati, senza attese o tempi morti.
Le funzionalità
Il processo è diffuso su più funzioni aziendali, c’è una sequenzialità predefinita delle attività ed è possibile il monitoraggio degli stati di avanzamento.
Le funzionalità sono: creazione di form di caricamento dati, designer di work flow di processo, controllo della coerenza tra informazioni inserite, validazioni delle informazioni inserite rispetto a valori su ERP, possibilità di attivare processi di inserimento, manutenzione e duplicazione. Una totale integrità delle informazioni presenti nei sistemi informativi aziendali che ha contribuito notevolmente a dare un equilibrio sul carico di lavoro quotidiano.
Parola d’ordine: automatizzazione
ELO ECM Suite è stato anche usato per gestire e conservare a norma i documenti amministrativi, le fatture attive e passive. È in corso di attivazione anche il riconoscimento automatico delle fatture passive dopo scannerizzazione, al fine di ottenere un processo completamente automatico della contabilizzazione sul sistema ERP, senza interventi di registrazione manuale. La soluzione ELO ECM Suite ha trasformato molte operazioni quotidiani di routine che necessitavano di tempi d’elaborazione notevoli in procedure trasparenti ad impatto temporale minimo.
“Con ELO abbiamo trovato una soluzione che permette di presidiare in modo strutturato processi che comportano il coinvolgimento di diverse figure aziendali e non sono gestibili in modo flessibile sul sistema ERP” commenta Fabio Fossa, Responsabile Processi & Soluzioni ICT di Colussi.
“Con ELO la ricerca delle informazioni e dei documenti è diventata rapida e intuitiva, inoltre con l’utilizzo dei filtri è possibile circo- scrivere i risultati in modo mirato” conclude Valentina Baglioni, Direzione Amministrazione, Finanza, Controllo e Sistemi di Colussi.
