La quantità di informazioni da elaborare cresce costantemente. Per acquisire rapidamente dati e informazioni non strutturati dai documenti ricevuti, se necessario digitalizzarli e trasmetterli a sistemi subordinati, servono tecnologie di acquisizione assistite dall’intelligenza artificiale. Il tempo dell’elaborazione manuale è decisamente finito.
Oggi, grazie agli elevati tassi di riconoscimento dei moderni sistemi di OCR (Optical Character Recognition), anche documenti non strutturati possono essere estratti in pochi secondi per essere elaborati elettronicamente. Per ordinare le informazioni acquisite e usarle in modo mirato, è necessario un sistema di acquisizione intelligente: questo, mediante una struttura liberamente predefinita, determina le classi di documenti quali fatture, bolle di consegna e ordini estraendone i contenuti rilevanti. L’integrazione di banche dati, sistemi ERP e CRM consente un confronto dati automatico, tramite cui le informazioni arrivano a processi subordinati, ad esempio, per l’approvazione. Il sistema di acquisizione impara a ogni documento, aumentando di conseguenza il tasso di riconoscimento delle informazioni estratte e con esso l’efficienza di processo.
Sfruttare l’intelligenza in ogni reparto
L’elaborazione intelligente delle informazioni basata sull’intelligenza artificiale comporta vantaggi per tutti i reparti:
- Grazie all’automatizzazione dei processi, il reparto finanziario e di contabilità beneficia di tempi minimi nell’elaborazione delle fatture in entrata. Una soluzione per la gestione digitale delle fatture consente di ottimizzare tutti i processi di contabilità.
- Nell’area del personale è possibile analizzare ed elaborare in modo intelligente le comunicazioni di assenza per malattia, le ricevute delle assicurazioni e i documenti di candidatura.
- Nella gestione di ordini e incarichi, gli ordini si possono elaborare in modo ancor più rapido.
I sistemi intelligenti e le moderne tecnologie IA possono fornire un prezioso contributo all’ottimizzazione dei processi, soprattutto là dove vi è una ricorrente acquisizione e valutazione delle informazioni.
Di Vito Intini, Sales Director di ELO Digital Office Italy
