Quando si parla di digitalizzazione dei processi e di transizione 4.0 spesso si pensa alle grandi imprese con centinaia di reparti e migliaia di risorse.
In un’epoca dove la competizione è sempre più globale sono proprio le piccole e medie imprese ad ottenere un maggiore beneficio dalla definizione e dal miglioramento dei propri processi, incrementando quel vantaggio competitivo che deriva oltre che dal prodotto o dal servizio offerto anche dal miglioramento della propria organizzazione e dalla gestione dei flussi di informazioni.
In ogni azienda i processi aziendali possono essere identificati come la sua linfa vitale e così, come la linfa in una pianta raggiunge ogni singola foglia traendo alimentazione dalle radici, all’interno di una azienda essi rappresentano il fluire di procedure, usi e consuetudini che coinvolgono le vendite, gli acquisti, la qualità e la contabilità, la progettazione e la produzione passando per la logistica.
Sia che essi siano stati identificati e documentati o che facciano parte di un “detto ma non scritto” vanno attuati e controllati con attenzione per far sì che siano un’opportunità per l’azienda e che non costituiscano un intralcio alle attività.
Infatti, specie nelle piccole realtà e in molte PMI, la sola idea di adottare un sistema di Government e di monitoraggio dei processi viene visto a diversi livelli come una perdita di tempo se non addirittura come un ostacolo alle normali operatività.
La presa d’atto dei processi e la loro condivisione all’interno dell’azienda introducono innumerevoli vantaggi sia sul versante dell’efficienza e sia su tutti quegli aspetti che ne favoriscono la crescita.
Il primo di questi aspetti e una maggiore velocità di tutte le attività e una riduzione degli sprechi sia in termini di tempo che di risorse. Infatti, avere definita la sequenza di azioni e di soggetti chiamati in causa in ogni singolo processo porta ad una riduzione dei tempi di attesa e degli errori, con i conseguenti tempi di recovery, beneficio molto sentito dalle piccole e medie imprese dove ogni ‘intoppo’ grava pesantemente sulla contabilità del progetto.
Una mappa chiara dei processi e della loro struttura consente di ottimizzare l’utilizzo delle risorse sia interne che esterne, soprattutto per tutte quelle attività che portano maggiore valore aggiunto. Usando una metafora sarebbe come ‘guidare’ l’azienda su dei binari con un percorso già programmato, lasciando ad ogni risorsa il compito di concentrarsi sulla propria attività, che essa sia di progettazione di nuovi prodotti, di definizione delle strategie di marketing, etc… e avendo come contropartita una maggiore efficienza nella comunicazione tra i diversi reparti aziendali.
Definite le procedure è possibile quindi monitorare sia la loro corretta esecuzione e sia i risultati che ogni singolo processo porta all’azienda. Un esempio su tutti: nell’area vendite una volta definito il processo che si attiva all’acquisizione di un lead fino alla trasformazione in cliente, è possibile avere il dato di chiusura delle azioni commerciali per analizzarne il rendimento. Oltre ad avere una visione orizzontale sull’operato della propria rete commerciale e altresì possibile individuare le criticità e gli spazi di miglioramento.
Diretta conseguenza è una maggiore responsabilizzazione del personale che diventa parte integrante del processo anche nella fase propositiva di miglioramento dei processi in cui è coinvolto.
È responsabilità del board far percepire tale attività come un valore per l’intero sistema azienda mirando ad adottare pratiche consolidate e scorrevoli di gestione. Pratiche che mantengano quella che è l’identità aziendale e che rappresentino i propri valori fondanti, coinvolgendo e responsabilizzando non solo le radici, il tronco e i rami più grossi della propria azienda, ma ogni singola foglia.
Ultimo beneficio, ma non meno importante, che si ottiene con una mappatura e gestione corretta dei processi, specie in aziende o specializzazioni ad alto turnover è il minor tempo necessario affinché una nuova risorsa introdotta in azienda prenda consapevolezza del proprio ruolo e delle proprie mansioni, in quanto è già tutto definito e documentato, riducendo così i tempi del “passaggio di consegne” che spesso, specie nelle piccole realtà viene delegato alla buona volontà delle persone e avviene seguendo modalità non sempre efficienti.
Approcciare ad una visione d’impresa per processi, facendosi guidare da chi ha già esperienza in questo ambito, semplifica la gestione delle attività, assicura il necessario coordinamento tra tutte le aree aziendali e consente di identificare le figure responsabili al presidio di interi processi consentendo di generare soddisfazione in ogni punto di contatto e quindi valore per l’azienda.
In OPSI Group vi è una business unit dedicata esclusivamente ai progetti di analisi, ottimizzazione e gestione dei processi, con competenze trasversali su tutte le aree aziendali, per garantire ai clienti continuità e raggiungimento dei risultati desiderati.
A cura di Claudio Venturoli, Chief Services Officer & Shareholder di OPSI Service S.r.l., Business Solutions Center di OPSI Group S.r.l.
