Acquedotto Pugliese ha scelto la suite per la gestione dell’ufficio legale di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia con l’obiettivo di arrivare ad un controllo preciso dei costi legali e alla piena integrazione di processi tra la funzione legale e la funzione procurement.
Società a capitale pubblico, partecipata al 100% dalla Regione Puglia, Acquedotto Pugliese dà lavoro a quasi 2.000 dipendenti e ha registrato nel 2020 un valore della produzione di 600milioni. Con oltre 40.000 chilometri di reti, idriche e fognarie, gestisce sull’intero territorio regionale il Servizio Idrico Integrato servendo oltre 4 milioni di residenti con un’attenzione costante rivolta alla sostenibilità ambientale.
“La e-collaboration tra il Legale, il Procurement e il dipartimento Finanziario è fondamentale all’interno di una Società come la nostra – spiega l’Avv. Pier Giorgio Savino, Direttore Legale di Acquedotto Pugliese -. Ciò avviene tramite un confronto costante e giornaliero su questioni che afferiscono le procedure ad evidenza pubblica nonché́ attraverso la redazione di pareri in merito alle questioni più̀ rilevanti. Grazie alla suite legale di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia che abbiamo scelto, viene garantito anche un aggiornamento costante tra le due Direzioni in ordine ai contenziosi insorti, al loro andamento e successiva definizione”.
Gli strumenti per la gestione dell’ufficio legale di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia sono quindi stati scelti da Acquedotto Pugliese per assicurare una collaborazione efficiente e una condivisione smart delle informazioni tra i vari dipartimenti aziendali.
La situazione
La media delle pratiche di solo contenzioso gestita dall’Ufficio Legale di Acquedotto Pugliese è di circa 700 all’anno (esclusa la pareristica). I flussi di lavoro più rilevanti attengono ai contenziosi e agli adempimenti amministrativi relativi ai pagamenti dei legali esterni nominati per il patrocinio occasionale della Società. A fronte di tale complessità, legata alla quantità di pratiche e alla criticità degli aspetti legali (tematiche legate anche alla gestione del rischio ambientale) era perciò diventato cruciale imbastire un flusso efficiente di condivisione delle informazioni tra la funzione legale e il Procurement per un confronto costate su questioni relative alle procedure ad evidenza pubblica, nonché attraverso la redazione di pareri in merito alle questioni più rilevanti.
In particolare, in relazione ai contenziosi, era necessario velocizzare e rendere fluidi i flussi di scambio di documentazione rilevante e/o memorie al fine di garantire una comune linea difensiva per meglio rispondere alla tutela degli interessi aziendali, nonché un costante controllo dei costi e della compliance negli affidamenti a legali esterni.
La soluzione
Gli strumenti per la gestione dell’ufficio legale di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia hanno garantito un efficientamento ed un’ottimizzazione dei processi, in termini di risparmio di tempo e risorse impiegate.
La suite legale – nel 2021 evoluta alla nuovissima versione, SuiteNext – ha fornito un supporto digitale nell’ottica di repository centralizzato delle informazioni del dipartimento legale, posto come centro nelle interazioni con i dipartimenti adiacenti. Così è stato garantito anche un monitoraggio costante delle attività svolte dalla Direzione legale, oltre che la possibilità di rispondere velocemente e in maniera efficiente alle eventuali richieste degli organi di vigilanza della Società e del management aziendale ed alle Autorità giurisdizionali al cui controllo Acquedotto Pugliese è sottoposta.
L’adozione della suite legale sviluppata da Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia ha garantito infine una piena integrazione con l’ecosistema applicativo aziendale, i particolare con la funzione di Procurement per la tracciabilità degli affidi ai fornitori esteri (studi legali esterni) nonché con il dipartimento finanziario in ordine alla gestione del ciclo passivo, cioè dei pagamenti ai legali esterni e, soprattutto, ai fini della compliance interna, in modo da consentire un controllo e un monitoraggio costate dei costi legali e dei processi di affidamento degli incarichi.
I benefici
Se volessimo sintetizzare in pochi punti i benefici ottenuti da Acquedotto Pugliese:
digitalizzazione totale delle pratiche gestite dall’Ufficio Legale; monitoraggio e reportistica in tempo reale sulle attività gestite dall’Ufficio, anche ai fini del bilancio aziendale; tracciabilità dei flussi approvativi e monitoraggio della spesa relativamente agli affidamenti ai Professionisti esterni.
Gli strumenti per la gestione dell’ufficio legale di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia inaugurano quindi un nuovo paradigma funzionale che ridisegna a fondo la funzione legale e che fonda la sua essenza nel potenziamento della user experience, nell’utilizzo dei workflow guidati e facilitati e nella semplicità di accesso ed interpretazione di dati complessi e molto articolati.
