Lo smart working, soprattutto negli ultimi due anni, ha saputo farsi apprezzare per la sua capacità di conciliare le incombenze lavorative con quelle personali garantendo un buon bilanciamento tra di esse.
Come nelle attività in presenza, anche il lavoro a distanza necessita di un coordinamento minuzioso per la distribuzione dei compiti. La mancanza del contatto diretto tra le persone richiede che la mappatura dei processi e la loro conoscenza siano condivisi e consolidati, che non vi siano dubbi sullo svolgimento degli stessi e che soprattutto non ci siano impedimenti per poterli svolgere da remoto.
Perché ogni azienda dovrebbe mappare i processi?
Lo abbiamo chiesto a Massimiliano Omodei, CEO di Thinsoft, software house che ha ideato e sviluppato WorkTogether, la piattaforma intranet 100% italiana per la comunicazione interna e la digitalizzazione dei processi.
Il primo motivo è creare punti di contatto e coinvolgimento per gli smart worker.
Un famoso proverbio, ripreso poi da un celebre brano musicale, dichiara “Lontano dagli occhi, lontano dal cuore”. Se questo può essere vero per alcune situazioni, non è il caso dell’ambiente lavorativo: nonostante uno dei rischi più plausibili per gli smart worker sia il senso di smarrimento e di distacco, l’azienda deve mette in atto ogni strategia per evitare che ciò accada.
Mappare processi che identifichino attori e modalità di svolgimento fruibili indipendentemente dalla dislocazione dei dipendenti aiuta a non escludere le persone e a renderle operative ed efficienti.
Altra valida motivazione è certamente perché la mappatura aiuta a migliorarsi e innovare: ripensare e pianificare processi che possano essere svolti sia in presenza che a distanza, può mettere in luce alcune criticità che sino a quel momento passavano inosservate.
La presenza fisica delle persone e la possibilità di interagire direttamente tra di esse spesso dà per scontato passaggi che non vengono mai formalizzati sottostando alla logica obsoleta dell’“abbiamo sempre fatto così”.
Fermarsi a riflettere sulla convenienza e sull’effettiva utilità di determinate consuetudini operative non può che giovare in termini di efficienza e innovazione a tutta l’azienda.
Avere ben chiari gli obiettivi di un processo, le risorse necessarie per eseguirlo e gli attori da coinvolgere, fa sì che si possano valutare in qualsiasi momento quali siano gli strumenti più adatti per eseguirlo, rendendo i processi flessibili e adattabili al cambiamento.
Tramite la mappatura dei processi è infatti possibile svincolare il processo dallo strumento di esecuzione e renderlo così autonomo rispetto al software o al canale operativo che s’intende utilizzare. Questa indipendenza rappresenta un indubbio vantaggio in caso di situazioni di emergenza o durante repentini cambiamenti, consentendo la valutazione di scelte strategiche a seconda delle necessità e delle possibilità del momento.
“Questi sono solo alcuni vantaggi che possono derivare dalla mappatura dei processi per supportare il lavoro in remoto.” conclude Omodei “La pandemia ha solo accelerato un processo di cambiamento già in atto nel mondo del lavoro. Ora è il momento giusto per consolidare questa esperienza, trasformando il proprio business per renderlo più resiliente e in grado di adattarsi a nuove esigenze e aspettative, ripensando il lavoro per obiettivi e nel contempo riducendo la complessità dei processi”.
