Nel contributo che vi proponiamo qui di seguito, Alberto Gazzani (nella foto in alto), Chief Innovation Officer di Archiva, spiega come realizzare il digital workspace e ridurre le inefficienze grazie alla gestione documentale.
Buona lettura.
Uno studio condotto l’anno scorso su alcune organizzazioni presenti nella classifica Fortune 500, ha rivelato che i dipendenti di un’azienda dedicano in media 4 ore a settimana per passare da un’applicazione all’altra. La necessità di reperire informazioni è tra le principali cause di questa inefficienza, per questo acquista particolare valore l’utilizzo di strumenti che possono contribuire a ridurre o eliminare questa attività dispendiosa. Uno di questi è il DMS (Document Management System), ovvero la piattaforma di gestione documentale.
Il Document Management System deve essere oggi il perno del digital workplace, una postazione di lavoro digitale con cui gestire i processi legati alla conoscenza aziendale, formalizzata nei documenti e nelle comunicazioni in generale. Poter consultare quotidianamente i documenti di interesse, senza dover andare in giro per gli uffici a cercarli o senza dover cambiare continuamente applicazione è infatti il primo modo per ridurre le inefficienze.
Quali caratteristiche deve avere una piattaforma di gestione documentale?
Quando si lavora in ambito digitale, il problema spesso è che si hanno molti sistemi separati e la gestione delle credenziali per ogni sistema è problematica, perché ognuno adotta una password policy diversa dal punto di vista del doppio fattore di autenticazione, della lunghezza, della storicità e così via. Utilizzando un Document Management System che integra il paradigma SSO (single sign-on) è possibile che le credenziali utilizzate all’interno dell’azienda, ad esempio per accedere a Office 365, siano le stesse. Questo, oltre a essere più comodo per l’utente che non deve ricordare una serie di password, è soprattutto importante in termini di sicurezza informatica e di governance del processo di autenticazione anche durante la gestione documentale.
All’interno del Document Management System deve esserci anche un altro livello di integrazione, che consente alle applicazioni di rispondere a diverse funzionalità e di dialogare tra loro. Questo permette, ad esempio, che firma elettronica, PEC o conservazione documentale siano funzionalità collegate già nativamente. A queste, per una corretta gestione documentale si possono aggiungere applicazioni sviluppate da terze parti, senza trascurare l’utilizzo di API (Application Programming interface) che consentono di interfacciarsi con l’esterno.
In questo modo il Document Management System diventa il single point of truth, ovvero il punto di ingresso unico a tutte le informazioni aziendali. Che l’utente acceda in modalità web-based oppure via API, il vantaggio è quello di evitare duplicazione di dati o inutili ridondanze.
