Gli Archivi Storici dell’Unione Europea (HAEU) e Dedagroup hanno presentato, presso l’Istituto Universitario Europeo di Firenze, un innovativo progetto di gestione del patrimonio di documenti dell’Unione Europea custoditi dall’Istituto che vede impegnati i due partner in un ambizioso programma di collaborazione quadriennale.
Gli Archivi Storici: cosa sono
Centro di ricerca dedicato alla conservazione archivistica e allo studio della storia dell’integrazione europea, gli Archivi Storici hanno la responsabilità della conservazione di lungo periodo della conoscenza depositata e, contemporaneamente, della sua successiva messa a disposizione di tutto il pubblico, allo scadere dei 30 anni previsti dalla normativa vigente. Vera e propria memoria storica del processo di costruzione dell’Europa unita, quest’istituzione non solo raccoglie i documenti prodotti dalle agenzie e dalle istituzioni dell’Unione, ma conserva anche gli archivi privati di persone fisiche e giuridiche che hanno avuto un ruolo chiave nel processo di integrazione europea, come Alcide De Gasperi e Altiero Spinelli.
La collaborazione con Dedagroup
Negli Archivi sono oggi custoditi oltre 6 km di documenti, che corrispondono a circa 400.000 dossier, fruiti fisicamente da centinaia di studiosi annualmente negli spazi dell’Istituto Universitario Europeo, il cui sito internet può vantare oltre 300.000 accessi ogni anno. Circa 20.000 dossier sono già stati digitalizzati tra documenti cartacei, audiovisivi, fotografici in aggiunta ad archivi nativi in formato digitale. Proprio su questi ultimi si è concentrato il progetto Digital Preservation System realizzato in collaborazione con Dedagroup, con un duplice obiettivo: ripensare integralmente la gestione di questo vastissimo patrimonio di conoscenza alla luce delle trasformazioni legate all’era digitale e garantirne al contempo una conservazione a lungo termine e una fruizione più ampia e immediata. Questo poiché i supporti digitali, al contrario di quanto si può pensare, presentano un’obsolescenza maggiore rispetto a quelli fisici. Tenendo conto del fatto che l’orizzonte temporale a lungo termine su cui ragionano è quello – appunto – della Storia, i responsabili degli Archivi Storici si sono quindi trovati di fronte a una sfida fondamentale per poter svolgere con efficacia la missione cui sono chiamati.
Per questa ragione l’organizzazione ha deciso di intraprendere un percorso di trasformazione che ha portato gli Archivi a elaborare un progetto incentrato non solo sugli aspetti operativi ma anche e soprattutto volto a fornire un quadro strategico e di governance della gestione dei documenti e di altri materiali audio-visivi nell’era digitale. L’obiettivo finale è di spostare al centro dell’attenzione non più gli oggetti digitali ma la persona e sulla possibilità di fruizione interdisciplinare, potenzialmente illimitata nel tempo, di informazioni e materiali digitali.
Documenti più fruibili
“Si tratta di un progetto per noi strategico, di fondamentale importanza per supportare quel percorso di riposizionamento degli Archivi Storici dell’UE come provider di servizi in deposito digitale certificato e rendendo il nostro istituto riconoscibile come punto centrale di osservazione e di studio di tutto ciò che riguarda il processo di integrazione europea” spiega Dieter Schlenker, Direttore HAEU.
Il processo di digitalizzazione favorirà sia la fruizione da parte del pubblico (esperti, archivisti, giornalisti, appassionati e semplici curiosi) sia l’utilizzo da parte di quelle singole agenzie e istituzioni europee che si affidano a HAEU per la conservazione dei documenti prodotti.
“Stiamo lavorando a strettissimo contatto con gli Archivi Storici affinché il Digital Preservation System costituisca una best practice del settore – afferma Paolo Angelini, General Manager, Business Technology & Data Dedagroup -. La sfida di digital transformation che stanno affrontando gli Archivi è quella tipica di tutte le organizzazioni che operano in contesti globali, in cui i confini tra materiale e immateriale si sfumano e la contaminazione fra i due mondi permette nuove forme di esplorazione, personalizzazione, promozione della conoscenza. Per questa ragione una delle possibili evoluzioni del progetto riguarderà la possibilità di altri archivi e community di entrare in relazione con il sistema, attivando relazioni e approfondimenti impensabili nel mondo dell’archivio cartaceo tradizionale, così da favorire concretamente la condivisione e la creazione della conoscenza”.
Un modello, quindi, che presenta caratteristiche tali da poter essere esteso ad altri contesti di mercato e a tutte quelle organizzazioni – pubbliche e private – che necessitino di un progetto di conservazione digitale nel lungo periodo, condivisione e fruizione digitale del patrimonio artistico, storico e culturale. Un’ottica particolarmente adatta al contesto italiano, in cui il capitale di Cultura, Storia, Arte e Design è enorme, distribuito e infuso in ogni territorio.
