Workplace del futuro: non siamo ancora pronti

Secondo una ricerca commissionata da Fujitsu, molti aspetti della tecnologia workplace (come la sicurezza) sono considerati come un ostacolo anziché come un fattore abilitante per la produttività del personale

Molte delle strategie attualmente predisposte per il workplace si stanno rivelando in realtà come degli ostacoli piuttosto che dei fattori abilitanti. In particolare, il tema della sicurezza è quello che rischia di porre maggiormente un freno alla produttività. Altre importanti criticità riguardano tecnologie legacy obsolete e ambienti di lavoro incapaci di supportare i nuovi modi di lavorare. Un effetto negativo delle strategie attualmente adottate dalle aziende per i rispettivi workplace sarebbe da ricercare anche sulla capacità di mantenere il personale attuale e saperne attrarre di nuovo.

Questi dati emergono da un’indagine realizzata per conto di Fujitsu dalla società di ricerche Pierre Audoin Consultants (PAC). Quello che emerge, in poche parole, è che nonostante ci siano già aziende che stanno affrontando il tema delle esigenze che la forza lavoro potrà avere nell’immediato futuro, nel quadro di una strategia più ampia, che tiene conto di un ambiente di business sempre in cambiamento, i progetti messi finora in campo sembrano non avere successo.

Il tema del ripensamento del workplace è più che mai attuale – spiega Bruno Sirletti, presidente e amministratore delegato di Fujitsu Italia -: le aziende che, oggi, sapranno affrontare il cambiamento culturale che viene richiesto per abilitare un ambiente di lavoro più in linea con le esigenze dei dipendenti di domani saranno quelle che, nei prossimi anni, potranno godere di un vantaggio competitivo. La non presa in carico di questo ripensamento infatti, non solo avrà ripercussioni a breve termine, ma avrà un impatto pesante sui costi di lungo termine, senza parlare della perdita di attrattività di una azienda per i talenti”.

Le aziende sono impreparate di fronte al workplace del futuro

La ricerca mette in evidenza come le aziende stiano percorrendo molto lentamente la direzione verso il workplace del futuro, senza riuscire a modernizzare molti processi essenziali. Per esempio, solo il 29% degli intervistati dichiara di disporre attualmente di un approccio centralizzato alla gestione della sicurezza e dei servizi – aree estremamente importanti per assicurare omogeneità e controllo. Mentre il personale si aspetta sempre più flessibilità e mobilità, meno della metà (il 42%) delle aziende è in grado di fornire servizi di supporto attraverso un portale Web per consentire l'accesso ad applicazioni e servizi ovunque si trovi il dipendente.

L'assenza di un workplace in grado di supportare nuovi modi di lavorare e pratiche di business in evoluzione limita la flessibilità e l'agilità delle aziende: numerosi intervistati ammettono che l'approccio adottato attualmente sta avendo un impatto negativo sulla capacità delle aziende di adattarsi a uno scenario competitivo in cambiamento (il 23%); di accelerare il time-to-market dei nuovi prodotti e servizi (il 20%); di mantenere il personale e di attirarne di nuovo (il 18%).

La tecnologia per il workplace viene vista più come un ostacolo che come un fattore abilitante per la produttività del personale

L'impiego efficace della tecnologia è il perno delle strategie di successo riguardanti il workplace digitale: eppure, molti CXO (Chief Experience Officer) hanno indicato proprio i fattori tecnologici come i principali ostacoli alla produttività attualmente affrontati. Quasi due terzi (il 63%) considerano l'interoperabilità con tecnologie obsolete una delle maggiori sfide alla produttività sul luogo di lavoro. Più della metà ha citato anche la complessità della tecnologia utilizzata attualmente per il workplace (57%) e la mancanza di accesso agli strumenti di produttività appropriati (55%). Un ulteriore elemento di preoccupazione è che la maggior parte delle aziende non possiede una chiara comprensione dei propri livelli di produttività correnti: solo il 17% di esse si avvale di strumenti analitici all'interno del business.

La sicurezza sta tenendo le aziende ferme al palo

La minaccia di cyberattacchi continua a crescere in termini sia di scala che di complessità e riguarda tutti i settori produttivi. Le aziende hanno reagito investendo con decisione nella cyberdifesa, ma lo studio suggerisce che in molti casi i differenti livelli di protezione e autenticazione che sono stati inseriti nel tempo stanno agendo da freno alla produttività. Oltre metà dei partecipanti allo studio (56%) ammette che il proprio approccio alla sicurezza del workplace sta avendo un impatto negativo sulla produttività del personale, con il 20% del campione totale che parla di un effetto "altamente negativo". La causa di questo si ritrova nel personale che sceglie scorciatoie e strade non conformi quando si trova di fronte a meccanismi e processi di sicurezza complessi o dispendiosi in termini di tempo.

Gli intervistati vedono nella compliance rispetto a normative come il GDPR (Global Data Protection Regulation) il principale problema inerente la sicurezza del workplace: il 59% considera la conformità come una sfida importante, più ancora dell'accesso location-based e della condivisione delle informazioni (58%) e della gestione delle identità (58%). La preoccupazione sulla sicurezza impedisce alle aziende anche di sfruttare completamente i nuovi tool basati sulla collaborazione, che potrebbero migliorare la produttività e l'integrazione. Secondo lo studio, infatti, il 41% delle aziende non ha ancora implementato strumenti di questo genere, citando (il 46%) come principale motivazione proprio la sicurezza.