I processi digitali sono diffusi ormai da anni. L’attuale situazione, però, dimostra quanto prevalenti siano ancora i processi manuali all’interno delle aziende. Il passaggio dall’analogico al digitale non è una stregoneria, spiega Vito Intini, amministratore delegato di ELO Digital Office Italy.
Che si tratti di singoli reparti o dell’intera azienda, chi vuole digitalizzare con successo non può fare a meno di un software per l’Enterprise Content Management. La flessibilità è l’ABC! Nella scelta va tenuto presente quanto segue:
1 Gettate le basi per una collaborazione ottimale
L’attuale situazione lo dimostra in modo lampante: se gran parte dei dipendenti lavora da casa, una collaborazione tecnicamente impeccabile ha la massima priorità. Un buon sistema ECM offre gli strumenti giusti: i cosiddetti Collaboration Tool, già inclusi nel pacchetto standard. Chi ha spesso a che fare con fornitori di beni o servizi esterni, tuttavia, deve necessariamente assicurarsi che il sistema ECM possa offrire aree di progetto a base cloud in cui gli utenti interni e gli esterni senza accesso al sistema ECM possano scambiare e modificare congiuntamente i documenti, sgravando notevolmente, tra le altre cose, il server e-mail.
2 Garantite un utilizzo intuitivo
La prima impressione conta: un’interfaccia utente poco chiara scoraggia i nuovi utenti e riduce rapidamente la motivazione a cimentarsi con il nuovo sistema. Nella scelta del sistema ECM puntate su un design chiaro, ordinato e facilmente accessibile. Sono importanti anche le possibilità di configurare individualmente la propria area di lavoro. Chi ha accesso diretto alle funzioni che usa più di frequente non perde tempo e può iniziare subito. Se tutto questo è possibile anche da dispositivo mobile, tanto meglio.
3 Tenete conto delle mansioni dei dipendenti
Ogni dipendente ha determinate mansioni nel proprio reparto e usa i software più svariati. Gli utenti che lavorano prevalentemente con Microsoft Office, pertanto, devono poter accedere agevolmente al sistema ECM proprio da Office. Questi client, di norma, si possono impostare anche come sottile barra laterale discretamente integrata nell’interfaccia. Lo stesso vale per l’integrazione in sistemi ERP o CRM. Se utilizzate sistemi di questo tipo, assicuratevi che il vostro futuro sistema ECM disponga di collegamenti anche per questi client. Come garantire processi impeccabili in tutte le direzioni.
Che si tratti di singoli reparti o dell’intera azienda, chi vuole digitalizzare con successo non può fare a meno di un software per l’Enterprise Content Management”, spiega Vito Intini, amministratore delegato di ELO Digital Office Italy.
4 L’importanza dell’efficienza
Anche qui l’attuale situazione è maestra: chi non fa uso di software efficienti non può garantire un lavoro remoto efficiente. Le prestazioni del server, dunque, sono un criterio importante. Se viene offerto anche un servizio di Health Check, andate sul sicuro. Questi servizi monitorano lo “stato di salute” della base del sistema e vi avvisano per tempo se si presentano anomalie o guasti. Al contempo, naturalmente, deve aumentare anche l’efficienza dei collaboratori: gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale sono ideali in questo senso, poiché diminuiscono le attività manuali liberando tempo per le attività essenziali.
In poche parole: un sistema ECM con buoni strumenti per la collaborazione, un utilizzo intuitivo, client per diversi requisiti e prestazioni di qualità vi danno la flessibilità necessaria per rispondere in modo ideale alle esigenze specifiche dell’azienda e dei suoi dipendenti. Come aumentare l’efficienza nei processi aziendali, anche nelle situazioni eccezionali.
a cura di Vito Intini – amministratore delegato di ELO Digital Office Italy
