Chi opera nel settore dell’hospitality è consapevole di quanto sia stato sempre complesso raccogliere i dati, armonizzarli e integrarli per costruire completi set di informazioni, rilevanti e utili per prendere decisioni di business di valore, senza dover dedicare a questa attività eccessive quantità di tempo per acquisirli, analizzarli, e inserirli a sistema. È da sempre evidente che i dati siano una parte fondamentale di ogni attività di accoglienza moderna, come può essere un hotel, un bed&breakfast o qualsiasi tipologia di struttura alberghiera.
Non si possono più prendere decisioni basandosi su sensazioni o intuizioni, ma sempre più servono dati reali a supporto di analisi e ipotesi, per poter poi definire piani di azione concreti. Per fare questo, è necessario adottare un approccio innovativo, che guardi alla trasformazione tecnologica e all’innovazione rappresentata dagli strumenti a disposizione, per ottimizzare le attività e migliorare la produttività.
Hospitality: serve stare un passo avanti rispetto ai concorrenti
Proprio la tecnologia può supportare le aziende a semplificare i processi, ridurre i costi e i carichi di lavoro del personale, aumentando il potenziale di ritorno e migliorando il livello di customer experience offerto. Tutto questo mantenendo un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti, in un mercato in costante cambiamento, con esigenze dei clienti in evoluzione.
Per garantire un servizio di qualità abbinato a un’efficace protezione dei dati, i team di front desk devono poter accedere in ogni momento agli strumenti giusti. Un’attività tradizionale in questo senso è la registrazione dei visitatori per questioni di sicurezza, che prevede l’acquisizione di tutte le informazioni rilevanti dei documenti personali, e tipicamente richiede molto tempo. Passaporti, carte d’identità e altri documenti cartacei devono spesso essere ritirati e digitalizzati in un altro ufficio, perché raramente le reception dispongono dello spazio sufficiente per ospitare uno scanner – spesso di grandi dimensioni – direttamente sulla scrivania. Si tratta di un passaggio che potrebbe indisporre i clienti, che vedono i propri documenti prelevati e gestiti in un altro luogo, soprattutto in un momento in cui il furto di dati personali è sempre di più sotto i riflettori.
Per questo motivo le soluzioni scanner hanno un ruolo sempre più importante nella trasformazione digitale. Supportano le strutture alberghiere a evitare di accumulare carta, di commettere errori nella trascrizione da parte della risorsa operativa al desk, facendo risparmiare tempo e garantendo il rispetto della protezione dei dati e del GDPR. Dotarsi di strumenti semplici ed efficaci, in grado di rivoluzionare il tradizionale processo di check-in, permette di liberare tempo sia ai dipendenti, che possono dedicarsi a migliorare l’esperienza dell’ospite, che ai clienti, che avranno la possibilità di accedere alla propria camera o procedere con la visita del luogo in pochi minuti.
La trasformazione digitale all’interno delle aziende hospitality può garantire ulteriori opportunità, ma per sfruttarle c’è la necessità di definire l’intelligenza organizzativa – cioè la capacità di un’azienda di trarre il massimo valore dalle proprie informazioni. Senza l’abilità di ricavare valutazioni valide partendo dai dati in proprio possesso, sarà difficile essere in grado di sfruttare pienamente le capacità offerte dalla trasformazione digitale. Raggiungere questo obiettivo è possibile solo con una base di informazioni di valore e convincenti, che può derivare solo da un’efficace cattura dei dati rilevanti che permette infine di lavorare in modo più intelligente.
Leggere e acquisire dati da passaporti, carte d’identità o patenti di guida emesse in tutto il mondo, integrarli in modo sicuro, grazie all’abbinamento a un software di gestione documentale personalizzato, all’interno delle piattaforme utilizzate e renderli quindi pronti all’uso, permette di beneficiare di tutti i vantaggi offerti dalle ultime tecnologie in modo agile e immediato. Tra questi:
– Riduzione del tempo necessario al check-in degli ospiti
– Automatizzazione dell’inserimento dei dati
– Eliminazione della necessità di effettuare e conservare fotocopie dei documenti
– Maggiore efficienza, produttività e ordine
– Rispetto delle normative legate alla privacy dei dati
– Miglioramento dell’esperienza dell’ospite
Un caso pratico in tema hospitality
Per agevolare le attività delle strutture alberghiere, Fujitsu – con il prezioso supporto del partner Emmedi – ha sviluppato una soluzione dedicata per automatizzare la fase di check-in. Il software gestionale Hotel5stelle è stato integrato nello scanner fi-800R per consentire l’acquisizione ed estrazione dei dati da passaporti (comprese le zone a lettura ottica, MRZ) e documenti di identità in formato tessera senza l’utilizzo di accessori aggiuntivi, e il loro inserimento automatico all’interno del programma. Questo permette di semplificare e velocizzare le operazioni di check-in, incrementando in modo realmente significativo l’efficienza delle strutture alberghiere, con un impatto positivo anche sull’ambiente, grazie alla riduzione nell’utilizzo di carta.
