Archivio Email per essere conformi al GDPR

Il servizio per archiviare in cloud le proprie email e proteggere i dati sensibili in azienda, in modo semplice e automatico

Gestire un Mail Server è un’attività complessa e impegnativa che richiede una cura costante e una particolare attenzione perché una eventuale perdita di dati segnerebbe un danno profondo per la realtà aziendale. La questione si complica anche alla luce del fatto che al giorno d’oggi le mail, uno dei mezzi maggiormente utilizzati per comunicare, sono tra gli obiettivi preferiti dei cyber criminali, che le utilizzano proprio per sottrarre dati strategici di rilievo. E’ per questo motivo che bisogna lavorare per rendere le proprie comunicazioni via mail sempre più efficienti e sicure.

Qboxmail, società del Gruppo Welcome Italia, propone un servizio di mail server in cloud che offre svariati GB di spazio (da 8 a 25) tutelando l’utente garantendo la massima sicurezza e contemporaneamente la totale compliance con il nuovo regolamento europeo sulla data protection (GDPR) in vigore dal 25 maggio.

Quello che distingue il servizio di  Qboxmail è la possibilità di gestire tutte le funzionalità via API ma anche la presenza di un Archivio Email totalmente in cloud (che non richiede software o plugin da installare) che offre uno spazio illimitato e 10 anni di storico. Una funzionalità importantissima, proprio alla luce dell’entrata in vigore del GDPR.

Archivio Email: semplice, immediato e trasparente

Archivio Email salva e conserva copia di tutti i messaggi inviati e ricevuti, divisi in maniera autonoma e organizzati per anno. Più in dettaglio, il sistema esegue in automatico copia di tutti i messaggi inviati e ricevuti, li archivia e conserva senza limiti di spazio per dieci anni indicizzando il messaggio per una ricerca veloce e precisa da web o mobile.

Archivio Email è integrato nel Pannello di Qboxmail, così da rendere possibile l’attivazione del sistema di archiviazione in pochi passi ed include una procedura automatica per importare i messaggi email già presenti nelle Mailbox degli utenti. E’ inoltre uno strumento utile anche in caso di contenziosi legali, grazie alla possibilità di nominare utenti delegati (Auditor) alla visione dei messaggi archiviati.

GDPR e archiviazione email

Il GDPR è intervenuto per portare una maggiore uniformità nelle policy di gestione, trattamento, conservazione ed eliminazione dei dati a disposizione delle aziende. Il GDPR non menziona apertamente l’archiviazione email ma questa è senza dubbio uno degli elementi principe in relazione alla gestione dei dati perché i dati viaggiano oggi proprio attraverso la posta elettronica.

Diventa quindi fondamentale archiviare i dati in maniera professionale per avere ben chiaro dove e come il messaggio è conservato e avere a disposizione uno storico.

Qboxmail offre quindi una completa compliance al nuovo regolamento europeo sulla data protection.

“Quando abbiamo immaginato il nostro servizio di Archivio Email – racconta Alessio Cecchi, founder e CEO di Qboxmail – non si parlava ancora di GDPR, ma noi avevamo già ben chiara l’importanza della protezione dei dati presenti all’interno delle email. Per questo abbiamo deciso di sviluppare da zero un servizio di archiviaizone che fosse sicuro, affidabile e, soprattuto, user friendly essendo totalmente in cloud e gestibile da una semplice interfaccia. Una sfida che ha richiesto diversi mesi di lavoro, ma che ha dato vita a uno strumento che, con semplicità, permette a utenti e aziende di conservare al sicuro le proprie email, mettendosi al tempo stesso in linea con quanto richiesto dalle nuove normative europee”.