Sei regole per essere pronti alla fatturazione elettronica nel 2019

La check list di SIAV indica gli obblighi della fatturazione elettronica e cosa fare per essere in regola per tempo

Come è noto, l’obbligo della fatturazione elettronica per il comparto dei carburanti è stato posticipato dal Governo per le stazioni di rifornimento al 1 gennaio 2019, data ultima entro la quale ogni azienda dovrà essere attrezzata per produrre, inviare, ricevere e conservare fatture in formato elettronico XML.

La proroga non riguarda i passaggi precedenti alla vendita presso gli impianti stradali (dunque il posticipo non interesserà i grossisti), così come le norme relative alla tracciabilità dei pagamenti (carte di credito, carte di debito o carte prepagate emesse da operatori finanziari). Resta, inoltre, confermata l’entrata in vigore, sempre dal 1 luglio, della fattura elettronica per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della PA.

SIAV, che di professione fornisce software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la dematerializzazione e gestione documentale, la fatturazione elettronica e il miglioramento dei processi digitali di tutte le imprese, dalle grandi aziende pubbliche e private alle PMI, ricorda che la deadline per il passaggio all’e-invoice è solo rimandata di sei mesi. Le aziende che non si sono attrezzate è importante adottare una soluzione in tempi rapidi.

I costi del ritardo per dire addio alla fatturazione tradizionale
La Fatturazione Elettronica rappresenta un cambiamento molto radicale, che oggi obbliga le aziende a investire e rinnovare processi e procedure, ma darà anche l’opportunità di ottenere significativi vantaggi economici, grazie alla completa automazione e integrazione dei processi, riducendo e ottimizzando alcuni costi, come ad esempio l’eliminazione delle attività di data entry manuale con riduzione di errori di registrazione e smarrimenti, e la riconciliazione automatica dei dati.

La maggior parte dei vantaggi risiede perciò non nei risparmi dei costi di stampa e postalizzazione del documento cartaceo, quanto nella maggiore automazione e integrazione del processo tra parti commerciali, dal momento di emissione a quello di pagamento.

Cosa fare per adeguarsi alla nuova normativa
In tal senso le regole dettate da SIAV sono oltremodo chiare:

•       registrare il proprio indirizzo telematico presso il servizio di registrazione dell’Agenzia delle Entrate (indirizzo PEC o codice destinatario), per non rischiare di ricevere le fatture XML su canali indesiderati;

•       richiedere il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC dei clienti per assicurarsi che si siano registrati e crearsi così un database per poter inviare le fatture – in modo corretto – già dal 1 gennaio;

•       verificare che il proprio sistema gestionale/documentale sia predisposto alla raccolta dei dati specifici per la Fatturazione Elettronica B2B e alla generazione dell’XML;

•       scegliere la soluzione software o il servizio in outsourcing da adottare per gestire i processi di Fatturazione Elettronica;

•       dotarsi, in caso di operazioni con l’estero, di un sistema di gestione multicanale della fatturazione, in grado di gestire l’invio sia su canale SdI che su altri canali;

•       organizzarsi al meglio per la conservazione digitale, decidendo se gestirla in house, con tutti gli oneri e le responsabilità che questo comporta, o tramite appositi servizi in outsourcing offerti da fornitori IT.

Inoltre, è importante non lavorare solo sull’ultimo miglio del processo ma sull’ecosistema completo.