Fatturazione Elettronica: quali aspetti considerare nella selezione del software?

Ecco alcuni consigli per una valutazione di massima delle alternative in commercio in un’ intervista con Maurizio Riccardi, Consigliere Delegato di DISC, e un seminario online per saperne di più

L’offerta del mercato in tema di fatturazione elettronica è piuttosto ampia e variegata: come districarsi nella scelta?

Abbiamo chiesto alcune indicazioni in merito a Maurizio Riccardi, Consigliere Delegato di DISC. “Innanzitutto, per le ditte individuali e le aziende piccole con poche fatture, può avere senso una semplice gestione delle stesse via PEC e un servizio aggiuntivo di conservazione sostitutiva, oppure attraverso i servizi di ricezione e conservazione di fattura elettronica già completi che molti studi di commercialisti hanno deciso di offrire ai loro clienti.

Se le aziende però movimentano dal migliaio di fatture a salire, è meglio appoggiarsi a sistemi pensati appositamente per questo, che consentono di fare tutto in modo più semplice e veloce e senza passaggi manuali”. Questa è la premessa di Riccardi, prima di addentrarsi nell’argomento.

Quali sono gli elementi da considerare per la scelta?

“Gli aspetti da tenere presenti nella valutazione di una soluzione di fatturazione elettronica sono molteplici:

innanzitutto la possibilità di interfacciare il gestionale con un portale  di intermediazione che permetta di tenere traccia delle fatture e dei messaggi di notifica provenienti  dal sistema di interscambio in merito alla corretta ricezione e caricamento delle fatture.

Il secondo punto riguarda la gestione del ciclo passivo: il software deve consentire l’inserimento e l’indicizzazione automatica delle fatture e degli altri documenti (ad esempio DDT etc) nel gestionale per evitare processi manuali e conseguenti perdite di tempo e rischi di errore.

Infine è opportuno che sia disponibile un modulo per la conservazione sostitutiva a norma, per essere certi che le fatture siano accessibili in modo semplice e rapido; e l’azienda che offre il servizio deve essere accreditata da un ente certificatore, meglio se da AGID (Agenzia per l’Italia Digitale). Normalmente quasi tutte le soluzioni sul mercato coprono questi 3 aspetti.”

Quali sono gli altri aspetti differenzianti?

“Già meno comune è invece trovare un sistema che permetta di affiancare alla fatturazione elettronica anche la gestione documentale, e possibilmente con caratteristiche evolute. La possibilità di estendere la digitalizzazione dei processi a più ambiti consente di capitalizzare maggiormente sui ritorni di investimento del progetto. I risparmi stimati sono da 2€ a 9€ a fattura per la sola fatturazione elettronica e fino a 65€ per l’intero ciclo ordine-pagamento, secondo quanto rileva l’ Osservatorio Fatturazione elettronica e eCommerce B2B del Politecnico di Milano".

Il famoso ROI: cosa va incluso nell’analisi/nel calcolo?

Maurizio Riccardi e il team sulla fatturazione elettronica

“Riduzione dello spazio fisico destinato agli archivi della documentazione, riduzione dei costi di gestione delle informazioni da scambiare con la controparte, abbattimento dei tempi di esecuzione dei processi, semplificazione delle attività e un’accuratezza maggiore grazie all’eliminazione di  operazioni a forte contenuto manuale; e, ancora, tracciamento dell’esito dell’invio della fattura, e controlli fiscali semplificati grazie alla conservazione elettronica e all’indicizzazione delle fatture: ecco alcuni dei vantaggi che l’obbligo di fatturazione elettronica B2B porterà alle aziende. Qualora si consideri una gestione documentale più ampia, il risparmio si valuta in generale sull’efficientamento degli altri processi digitalizzati e automatizzati.

Fra gli altri, non ultimo elemento di valutazione è il tempo di ricerca della documentazione e l’estensione e semplificazione della fruibilità dei documenti per tutti coloro che ne hanno bisogno, senza dover passare dall’archivio e dalla carta in generale”.

E per quanto riguarda i sistemi di gestione documentale? Che funzionalità consiglia?

“Dipende sempre dalle necessità della singola azienda, naturalmente. Ma in linea di massima un buon sistema documentale per semplificare realmente i processi è innanzitutto consultabile e utilizzabile nella normale attività documentale, con approvazioni e deleghe, sia da PC che da mobile. Consente di applicare firme digitali; integra device per firma grafomentrica; utilizza un riconoscitore OCR per l’indicizzazione automatica dei documenti, per permettere di automatizzare le procedure di protocollazione e non solo.

Ci si aspetta che contenga un disegnatore di processi avanzato che possa permettere una creazione di flussi automatici in modo semplice e rapido e che offra cioè un sistema di versioning dei documenti, per assicurare la non modificabilità di classi documentali particolarmente importanti, per esempio contratti, progetti allegati ad offerte, certificazioni di qualità di merci pericolose,  etc.

Deve essere facilmente personalizzabile, in modo da ridurre i costi di progetto.

Maurizio Riccardi, Consigliere Delegato e Direttore Area Applicativa di DISC

Infine – continua Riccardi – non di secondaria importanza è la scelta del fornitore per l’implementazione del progetto: deve essere certificato sulla tecnologia utilizzata, conoscere i flussi amministrativi, ma anche i processi documentali di aziende con dimensioni paragonabili alla propria, e avere le competenze di sviluppo adeguate all’integrazione con altri sistemi e all’ampliamento del progetto in futuro per aiutare le aziende in un percorso di progressiva trasformazione digitale”.

Ci dia un ultimo suggerimento per chi è in ritardo

“Innanzitutto, a questo punto va individuata una soluzione che soddisfi i tempi delle aziende per essere pronti entro gennaio, o il rischio è quello di non fatturare..

Ma a partire da febbraio, quando tutto sarà avviato, serve qualcuno che accompagni le aziende nel processo di trasformazione dei flussi amministrativi.  

Ad esempio, dopo la conferma di ricezione delle fatture è utile un sistema che gestisca lo scadenziario  dei pagamenti; funzionalità che consentano la gestione da mobile di un libro firma per l’autorizzazione di quegli stessi pagamenti; si può creare un portale per condividere la documentazione con clienti e fornitori così da rendere il flusso del procurement completamente digitale, dall’ordine alla consegna, alla fatturazione fino al pagamento.

E se proprio vogliamo andare oltre, si può pensare di estendere il sistema alla gestione della conformità ISO, alla compliance al GDPR, alla gestione delle note spese, o dei flussi documentali del reparto risorse umane” conclude Riccardi.

Il 22 novembre Disc terrà, insieme a Able Tech, un seminario online sulla fatturazione elettronica.

Il seminario, della durata di un’ora e mezza,  tratterà alcuni aspetti normativi e il ruolo dell’intermediario. Illustrerà poi il servizio IX-FE di ARXivar, il flusso di invio e ricezione e infine la gestione full digital del ciclo attivo e passivo. Il webinar è gratuito ed aperto a tutti previa iscrizione online a questo link. L’incontro è adatto ad aziende con un volume di fatture a partire da circa 10.000 all’anno.

DISC sarà inoltre presente con un intervento sulla fatturazione elettronica al convengno organizzato su questo tema da ASSICC (Associazione Italiana per il Commercio Chimico) il 3 dicembre a Milano che si rivolge a tutte le aziende iscritte ad ASSICC. Per le informazioni e iscrizioni è possibile contattare il n. 02/7750236 o scrivere a info@assic.it.

System integrator e software house fondata a Bergamo nel 1984, con un organico di 170 collaboratori, Disc è oggi un punto di riferimento di molte aziende lombarde. Dal 2015 realizza progetti di fatturazione elettronica e gestione documentale basati sulla soluzione ARXivar.

www.disc.it

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