SmartWorking: vince l’organizzazione

L’Ordine degli Ingegneri di Lecco ha attivato rapidamente lo SmartWorking. Il segreto? Un’adeguata predisposizione dell’infrastruttura sulla base delle indicazioni fornite da Agid

Nelle ultime settimane la parola SmartWorking è diventata “di moda”. In realtà, in molti casi, i dipendenti non hanno fatto altro che “portarsi a casa il lavoro”. Un’attività che, soprattutto all’interno delle Pubbliche Amministrazioni, non è banale, soprattutto quando vengono trattati dati sensibili. Così, in mancanza di un’adeguata organizzazione operativa, procedurale e di infrastruttura, molti uffici hanno dovuto rinunciare alla piena operatività.

Fa eccezione, in questo ambito, l’esempio dell’Ordine degli Ingegneri della Provincia di Lecco. Una realtà che, a fronte delle indicazioni arrivate dalle Circolari governative, ha attivato rapidamente lo smartworking full time per tutti i servizi di segreteria che non richiedono l’accesso fisico alla documentazione cartacea. Gli iscritti, ma anche gli altri Enti, possono così interagire con l’Ordine come se il personale si trovasse all’interno del proprio ufficio.

Ma come è stato possibile tutto questo? La risposta, ancora una volta, è nel rispetto delle normative e nella definizione di adeguate procedure organizzative. Nel 2018, infatti, l’intera infrastruttura ICT è stata adeguata agli standard AGID.

In occasione dell’obbligatorietà di adozione delle misure di sicurezza informatiche dettate dall’Agenzia Italiana per il Digitale, la commissione ICT, coordinata dall’Ing. Lodovico Mabini, aveva seguito, su indicazione del Consiglio Direttivo, un percorso di ammodernamento che ha riguardato sia la parte informatica applicativa, sia la connettività, sia la telefonia, nell’ottica di rispettare le misure minime, standard, ed in alcuni casi massime delle linee guida AGID e nell’ottica di usare le nuove tecnologie per migliorare l’efficacia del servizio agli iscritti.

Cosa è stato fatto?

I punti chiave di questo processo di ammodernamento sono stati:

  • introduzione del dominio Active Directory con la profilazione degli utenti e dei diritti di accesso alle risorse, eliminando ogni tipo di accesso con credenziali amministrative, tranne che per le manutenzioni.
  • Nuova connettività prestazionale e appliance Firewall hardware di buone prestazioni. Connettività di backup.
  • Introduzione dell’ambito VLAN per il sezionamento delle reti (fonia, dati, ospiti)
  • Attivazione di una centrale FULL-VOIP software.
  • Virtualizzazione con sistemi di backup anche in cloud.
  • Acquisto di un notebook di servizio collegato al dominio AD

Se a prima vista può sembrare un percorso fin troppo articolato per una realtà con due operatori, la sua attuazione ha portato ad un netto miglioramento nella stabilità del sistema, ad un miglior servizio di comunicazione, ad una tranquillità legata alla resilienza dei sistemi di backup.

A prova di “imprevisto”

Ma veniamo all’emergenza. Cosa è successo, cosa si è fatto.

La necessità di tutelare la salute delle persone ha richiesto di attivare in tempi brevissimi il “lavoro remoto”, consapevoli del fatto che dovessero essere imprescindibili l’ambito della sicurezza dei dati, l’efficacia e la semplicità di utilizzo.

In una giornata, senza che nessuno dovesse muoversi dal proprio ufficio o dalla propria casa, è stato ottenuto il massimo dei risultati: due operatori nelle rispettive abitazioni con connessione a tutte le risorse dell’Ordine e con un interno telefonico di centralino sulla propria postazione, una utilizzando un proprio dispositivo personale ed una utilizzando il notebook in dotazione.

Ma quali sono stati gli strumenti chiave di questo risultato? Semplicemente gli strumenti di una ordinaria infrastruttura aziendale moderna, nulla di più:

  • L’attivazione del dominio per garantire gli accessi e soprattutto i profili personali desktop e dati.
  • Il firewall che è in grado di garantire la sicurezza con l’adozione del collegamento protetto VPN e la possibilità di gestire più indirizzamenti (server e PBX)
  • Un PBX standard SIP che permette la creazione di interni remoti incanabili su connessioni VPN.
  • Una buona connettività con Ip statico

Ma, accanto alla dotazione tecnologica, è stata fondamentale la disponibilità, l’attenzione ed il metodo di lavoro ordinato e preciso del personale, che, una volta predisposto lo strumento, ha rappresentato il plus necessario per uno SmartWorking efficace.