In un istante siamo dovuti passare da una forza lavoro diffusa a livello globale con una policy rigorosa per il lavoro remoto a una “Azienda diffusa”. Il punto di vista di MobileIron

Simon Biddiscombe, MobileIron
Simon Biddiscombe, MobileIron

Di Simon Biddiscombe, President and Chief Executive Officer di MobileIron

A marzo, MobileIron era pronta a firmare un contratto di locazione per alcuni spazi ad uso ufficio, quando la crisi del Coronavirus si è trasformata in un’ondata di panico che ha investito tutto il mondo. Abbiamo fatto un passo indietro, e abbiamo fatto bene.

Siamo un’azienda in crescita, quindi spesso sottoscriviamo contratti di locazione per nuovi uffici, ma la pandemia ha imposto un cambiamento radicale, a noi come a molti altri.

Dall’oggi al domani, il luogo, le dimensioni e la struttura dell’immobile scelto non erano più idonei. Il tipo di ambiente di cui avevamo bisogno e, di fatto, il modo di lavorare in futuro, sono cambiati in una notte. In un istante siamo dovuti passare da una forza lavoro diffusa a livello globale con una policy rigorosa per il lavoro remoto a una “Azienda diffusa”.

Un nuovo luogo di lavoro

Uno dei cambiamenti più evidenti che ci aspettano riguarderà il luogo di lavoro. Alcune aziende permettono già ai dipendenti di lavorare permanentemente da casa. Fujitsu ha presentato l’iniziativa “Work Life Shift”, per promuovere orari flessibili e lavoro da casa come regola, seguendo l’esempio di Facebook, che a maggio ha consentito ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo. Twitter, Square e Shopify hanno fatto altrettanto.

Per le aziende questa è un’opportunità. Facebook adeguerà i salari dei dipendenti in base al luogo di lavoro e sarà quindi potenzialmente in grado di ridurre i costi. Fujitsu prevede di dimezzare gli spazi ufficio in Giappone se i dipendenti sceglieranno di lavorare altrove.

Un nuovo tipo di ufficio

Gli uffici forse non spariranno del tutto, ma saranno differenti e situati in luoghi diversi. Diventeranno sempre più spazi per incontrarsi e collaborare, piuttosto che per lavorare da soli. Pensati come luoghi di aggregazione sociale, saranno più piccoli e con meno scrivanie.

Non illudiamoci però: gli uffici non diventeranno improvvisamente dei fantastici punti di incontro per start-up come nella Silicon Valley. L’uso obbligatorio delle mascherine, la distanza tra le scrivanie, l’accesso limitato alle sale conferenza e agli ascensori incideranno sul numero dei dipendenti. Ecco un altro motivo per cui, forse, gli uffici saranno frequentati da meno persone rispetto al passato. Secondo alcuni analisti, la sicurezza sul posto di lavoro può essere garantita solo con un tasso di occupazione inferiore al 40%.

Vi sono però situazioni dove i dipendenti, non possono lavorare da casa e hanno bisogno di misure di sicurezza aggiuntive. Nel commercio al dettaglio, ad esempio, è necessaria più distanza e meno interazione fisica con i clienti e tra i colleghi. Diverse persone ordinano da casa, perciò i servizi di consegna avranno un ruolo sempre più importante.

Nuove modalità di lavoro

I dipendenti lavoreranno da casa molto più spesso e tutto ciò comporterà nuovi problemi.

Le persone possono aver tollerato condizioni di lavoro a distanza temporanee, ma se queste diventano una regola, avranno bisogno di un miglior supporto a lungo termine. Ciò significa più interazione sociale e tecnologie di gestione progettate per questa “nuova normalità”, per promuovere il coinvolgimento dei dipendenti e mantenere la cultura aziendale.

Per supportare i dipendenti occorreranno strumenti più collaborativi e dispositivi aggiuntivi di accesso. I dipendenti che devono lavorare in azienda probabilmente avranno bisogno di nuovi dispositivi mobile per interagire con i sistemi back-end. Quelli che lavorano a distanza potrebbero utilizzare i propri device per interagire con l’azienda, mentre coloro che si recano in ufficio saltuariamente dovranno portare i dispositivi mobile con loro.

Ogni dipendente avrà bisogno di una tecnologia collaborativa ancora più integrata, per un’esperienza agevole e protetta. Oggi è il momento di vincere le sfide che hanno messo in crisi le aziende durante il lockdown. Molte aziende hanno avuto difficoltà a garantire accessi protetti alle risorse e nel fornire supporto IT da remoto. Hanno dovuto inoltre affrontare un aumento di minacce come furto delle credenziali, attacchi malware e di phishing.

È tempo di nuove tecnologie

Per eliminare questi problemi, le aziende devono creare posti di lavoro sicuri e offrire una connettività protetta, permettendo al reparto IT di distribuire rapidamente policy di sicurezza a dispositivi e applicazioni. Ad esempio, mentre Zoom migliorava le funzionalità di sicurezza a inizio pandemia, i reparti IT implementavano rapidamente le configurazioni per dispositivi e dipendenti tramite l’Unified Endpoint Management (UEM). Le aziende possono sfruttare l’UEM per proteggere molti altri servizi basati su cloud e on-premise.

L’altro miglioramento che le aziende devono implementare riguarda l’usabilità. Molti dipendenti utilizzano ancora le password per accedere alle applicazioni e ad altre risorse informatiche aziendali. Si tratta di una modalità di accesso poco sicura che diventerà sempre più obsoleta, con l’utilizzo crescente dei dispositivi mobile da parte dei dipendenti.

Ma non si può rinunciare alla sicurezza in nome dell’usabilità e delle funzionalità, ma serve immaginare un futuro in cui il dispositivo mobile sarà esso stesso una forma di accesso mediante sistemi di autenticazione senza password, basati su identificatori biometrici.

L’uso dei lettori di impronte digitali e delle funzioni di rilevamento del volto dei dispositivi mobile migliorerà e semplificherà l’autenticazione, permettendo ai dipendenti di accedere in modo agevole alle applicazioni di lavoro da casa o in ufficio. I clienti sono già abituati a questo tipo di esperienza, che viene utilizzato dalle app di home banking e shopping: il passaggio al telelavoro eliminerà l’uso delle password molto rapidamente.

Lavorare in futuro sarà molto diverso rispetto al passato e questo cambiamento porterà ai manager nuove sfide. Tuttavia, diventerà anche un’opportunità importante per rinnovare le modalità di lavoro, supportare i dipendenti che lavorano da casa con una migliore collaborazione e modalità di accesso più intuitive. “Azienda diffusa” non è una frase fatta, è la realtà attuale, un concetto in continua crescita ed espansione che va di pari passo con nuovi modi di lavorare, ovunque ci si trovi.