Un recente studio di Gartner ha stimato che la scarsa qualità dei dati costa alle aziende una media di circa 12 milioni di dollari l’anno, mentre l’adozione di soluzioni PIM (Product Information Management) permette di migliorare l’efficienza operativa fino al 75%.
“Il prodotto è un elemento assolutamente centrale nella vita di un’azienda, perché intorno ad esso si muovono le attività svolte dalle varie funzioni e anche perché in caso di una errata o carente valorizzazione di alcune informazioni legate al prodotto potrebbero esserci delle ripercussioni sul fatturato e sulla qualità del lavoro – spiega Vincenzo Quarta, Project Manager di Axiante –. Un’analisi delle informazioni legata al prodotto svolta in maniera inadeguata, infatti, porta via tempo ai dipendenti, non permettendo loro di concentrarsi sulle attività a vero valore aggiunto”.
In tema di gestione delle informazioni legate al prodotto, quali sono le sfide che le aziende devono affrontare?
“Una prima criticità può essere individuata nella classificazione di questo tipo di informazioni, che arrivano da sistemi diversi e che sono di natura diversa: tutte le informazioni vanno messe a fattor comune, arricchite e categorizzate in maniera omogenea. Ogni funzione contribuisce a valorizzare alcuni attributi e, considerato che all’interno di ogni funzione troviamo più persone, è estremamente facile che si vada incontro all’errore umano.
Un altro problema è quello legato al fatto che le informazioni e i dati sono conservati con modalità obsolete, come i fogli di calcolo, impendendone la condivisione.
Le informazioni, inoltre, vanno gestite in maniera armonica e questo è complesso se pensiamo al fatto che ogni azienda interagisce anche con una vasta gamma di fornitori, ciascuno dei quali ha una sua differente codifica del prodotto e ha esigenze diverse.
Un caso interessante è quello dei prodotti stagionali, come ad esempio l’abbigliamento sportivo: all’inizio di ciascuna stagione si assiste al lancio di nuove collezioni che si vanno ad esaurire nell’arco di pochi mesi. Qui diventa fondamentale il time to market, il tempo che intercorre tra quando si hanno le informazioni relative al prodotto e quando il prodotto viene immesso sul mercato, una volta completata la classificazione.
Si pensi poi al fatto che oggi la stragrande maggioranza delle imprese vende anche sugli store online, quindi, le informazioni vanno gestite in maniera corretta e differenziata su differenti canali. In relazione alle vendite online diventa fondamentale anche il discorso delle recensioni, motivo per cui avere una classificazione e presentazione corretta delle informazioni sui vari canali è fondamentale per la customer satisfaction, pena la possibilità che il consumatore restituisca il prodotto (con conseguente diminuzione del fatturato) e a sua volta scriva una recensione negativa che fa cattiva pubblicità a quel prodotto”.
Lo scenario appare quindi abbastanza complesso: sono veramente tante le variabili e gli elementi da prendere in considerazione. Che ruolo può avere l’adozione di un software PIM per supportare le persone che lavorano in quest’ambito?
“Il PIM è un software che nasce proprio per risolvere i problemi relativi alla qualità del dato sui prodotti. Funziona memorizzando le informazioni relative ai prodotti in un unico luogo che regala visibilità a tutte le funzioni, evitando la creazione di silos.
Diventa quindi possibile per tutte le funzioni disporre di queste informazioni, leggerle e modificarle o correggerle.
Oltre a centralizzare le informazioni, il software PIM lavora velocemente grandi quantità di dati e può stabilire delle regole con cui, ad esempio, valorizzare alcuni attributi che non troviamo sull’anagrafica del prodotto, e può anche assegnare ruoli alle persone affinché ciascun campo rimanga pertinenza di una specifica funzione, come ad esempio il marketing, la produzione e così via, di modo che sia possibile stabilire chi è responsabile di che cosa”.
Quali sono in concreto i vantaggi dell’adozione di un software PIM?
“Il vantaggio principale è sicuramente quello di avere una maggiore qualità del dato. E anche la velocità con cui il sistema riesce a lavorare su quantità enormi di dati, sgravando le persone che in questo modo possono dedicarsi ad attività più core. Il time to market, inoltre, inevitabilmente si riduce.
L’obiettivo finale è la soddisfazione del cliente che si traduce in un aumento delle vendite e in una riduzione dei resi”.
Qual è la strategia per una gestione ideale delle informazioni relative al prodotto, così da rendere l’azienda più efficiente e andando a minimizzare i rischi?
“Sottolineo che la prima cosa da fare non è assolutamente la selezione, spesso affidata al caso, di un software PIM, quanto la necessità di realizzare un quadro per capire le reali esigenze di ogni singola realtà. Occorre parlare con le varie funzioni, farle dialogare e cercare di capire quali sono gli strumenti che utilizzano attualmente per valorizzare gli attributi del prodotto e quali sono le criticità che incontrano.
Una volta individuate le necessità peculiari di ogni singola realtà, vanno fissati gli obiettivi.
È importante che questa fase di analisi venga compiuta dal cliente con il supporto di partner super partes perché è ovvio che ogni funzione aziendale cercherà di imporre le sue necessità come prioritarie. È necessaria quindi la presenza di qualcuno che dall’esterno possa avere una visione più ampia e globale.
Solo dopo aver svolto questo tipo di analisi si procede con l’individuazione del software PIM più adatto, perché ciascun software PIM ha diverse peculiarità che vanno ad intercettare esigenze differenti.
Un altro elemento perché la strategia risulti vincente è quello di procedere per step: prima si lavora sulla funzione che manifesta maggiore criticità per poi passare progressivamente alle altre funzioni in ordine di priorità. Teniamo anche presente che spesso i dipendenti non vedono di buon occhio l’introduzione di nuovi strumenti e avere dei feedback positivi dalle funzioni che lo hanno già implementato per prime può semplificare di molto il processo di adozione.
Terzo elemento fondamentale è che il PIM sia usato in maniera continuativa nel tempo, in modo da valorizzare man mano il lavoro che è stato fatto”.
All’interno di questa strategia, quali strumenti possono aiutare a migliorare l’efficienza operativa?
“Il PIM deve essere uno strumento che si inserisce all’interno dell’infrastruttura aziendale senza grandi difficoltà, deve essere intuitivo nell’utilizzo e deve avere delle regole di definizione chiave dei ruoli, cioè di chi può modificare cosa. Altro elemento importante è quello di avere a disposizione dei report per misurare la qualità del dato che vengano poi resi disponibili alle varie funzioni affinché ciascuna, per la propria competenza, possa intervenire per correggere o valorizzare quegli attributi che il sistema non è stato in grado di correggere o valorizzare in maniera automatica”.
Axiante come si inserisce in questo discorso? Come va a supportare le aziende che intraprendono questo percorso?
“Come dicevo prima, le imprese necessitano di un partner super partes in fase di analisi e poi per tutte le fasi successive. Axiante ha abbracciato questo approccio a step in toto, tenendo presente che non siamo legati ad un PIM in particolare e possiamo quindi andare ad individuare il software che davvero combacia meglio con le esigenze di ciascuna azienda cliente. Per Axiante il successo del cliente è al primo posto e ricordo ancora una volta che la scelta del prodotto da implementare non è assolutamente il primo passo da compiere, ma arriva solo dopo un’attenta fase di analisi e individuazione degli obiettivi e dei tool più idonei per ciascuna realtà, all’interno di progetti tailor made”.
Qual è il valore aggiunto di Axiante? In cosa vi differenziante in relazione alla strategia di gestione delle informazioni di prodotto?
“Il nostro punto di forza è sicuramente l’ampio know how maturato in anni di esperienza accanto alle aziende, che ci dà la possibilità di guidare i clienti step by step nell’individuazione del percorso più adatto alle proprie peculiari necessità. La nostra ricchezza deriva anche dal fatto di lavorare con aziende di diversi settori e questo va proprio ad ampliare la nostra esperienza di system integrator potendo portare reale valore aggiunto in ciascun singolo progetto”.
