Come trattare i dati oscuri nel settore finanziario

Lo spiega Fabio Pascali, Country Manager Italia di Veritas Technologies, che consiglia una strategia di data management

I dati sono ampiamente riconosciuti come uno dei beni più preziosi di un’azienda. Tuttavia, anch’essi possono perdere valore. Come la valuta stessa, che cambia e si evolve con la comparsa di nuovi tipi di valuta. Proprio come è successo al settore finanziario, che ha assistito alla nascita di valute alternative e criptovalute, ora le aziende stanno facendo trading su una recente crescita di nuove forme di dati strutturati e non. Che sia digitale o vocale, ogni volta che viene creato un nuovo canale, accanto ad esso nasce un nuovo tipo di dati.

Tuttavia, ciò ha conseguenze per i dati “precedenti” e per le aziende che continuano a conservarli. Con l’avanzare della tecnologia, i vecchi dati diventano sempre più difficili da leggere e più lenti da utilizzare. Alla fine, diventano obsoleti e le aziende prestano meno attenzione alla loro corretta gestione. Una volta “fuori dai radar”, li chiamiamo dati oscuri. Quando i dati diventano oscuri, le condizioni possono diventare molto dannose per un’organizzazione. Per superare questa sfida, le società di servizi finanziari avranno bisogno di un approccio più strategico in termini di data management e di un uso sempre più massiccio della tecnologia.

L’era oscura dei dati finanziari
Fin dai tempi delle prime banche, le società di servizi finanziari hanno sempre utilizzato i dati per migliorare e semplificare l’esperienza del cliente. Molta strada è stata fatta, dalle informazioni personali dei clienti scritte su documenti cartacei, alle informazioni sulle situazioni patrimoniali, alle cronologie di acquisti e ai dati telematici utilizzati da un numero sempre maggiore di compagnie assicurative. Tuttavia, questa lunga storia di raccolta dati è parte di questo problema.

Con l’evoluzione delle società di servizi finanziari, i vecchi dati perdono il loro valore strategico e di business, diventando oscuri. Con i sistemi odierni di cloud storage senza limiti, è molto più facile utilizzare i dati digitali di quanto non lo siano i record fisici scritti. Inevitabilmente, quest’ultimo viene archiviato e alla fine perso. Tuttavia, i dati oscuri non scompaiono mai completamente.

Le società di servizi finanziari sono particolarmente vulnerabili all’aumento di questi dati oscuri. In effetti, l’industria conserva enormi quantità di dati obsoleti, il 20% dei quali sono costituiti da vecchi file. Con l’aumento della popolarità dei contratti smart e delle transazioni blockchain, questo tipo di dati sta rapidamente perdendo importanza e valore.

L’ambiente fortemente regolamentato dei servizi finanziari è in parte responsabile della creazione di una cultura che è prudente nell’eliminazione di qualsiasi cosa. Il risultato di questa mentalità “salva tutto e spesso” è che i vecchi dati occupano uno spazio di archiviazione prezioso.

Il fatto che i dati oscuri non siano visibili, fa sì che questi non vengano più gestiti, mantenuti e protetti in modo corretto. Nel corso del tempo, questo può rappresentare un grave rischio per la sicurezza delle società di servizi finanziari e dei loro clienti. Con l’entrata in vigore delle norme sulla data protection, come il GDPR, i consumatori sono più inclini ad agire contro le società finanziarie irresponsabili più di ogni altro settore, per cui i dati oscuri rappresentano una bomba a orologeria nella data security.

Come muore un buon dato
Per combattere il problema del dato oscuro, le imprese devono fermarlo all’origine. Quindi, i dati oscuri derivano direttamente da una strategia lacunosa di gestione dei dati. Non si tratta di un fenomeno nuovo, anzi, è stato a lungo un aspetto della cultura dello sviluppo dei servizi finanziari. Storicamente, i sistemi mainframe venivano gestiti a silos, e quando si doveva costruire una nuova applicazione, lo si doveva fare in un ambiente separato. Non sorprende che i dati in possesso di queste aziende siano ora distribuiti su molti database diversi che si trovano nel cloud e on-premise.

Quando i dati diventano oscuri, non è per negligenza, ma per la complessità di mantenerli organizzati in ambienti IT profondamente frammentati. Le ricerche dimostrano che i dipendenti si scontrano regolarmente con una sovrabbondanza di fonti e strumenti di dati, nonché con la mancanza di strategie e soluzioni di backup. Secondo la nostra ricerca, la maggioranza (81%) delle organizzazioni ritiene che la loro visibilità e il controllo dei dati sia insoddisfacente e ancor più (83%) ritiene che abbia un impatto sulla data security. Questo non solo sta alimentando l’aumento dei dati oscuri, ma sta danneggiando la capacità dei dipendenti di trovare e utilizzare dati preziosi, con conseguente perdita di opportunità di business e spreco di risorse.

Un modo migliore per gestire i dati 
Poiché i dati diventano sempre più conservati e frammentati, risultano più difficili da trovare, gestire e proteggere. È così che i dati oscuri si trasformano in un rischio. Per evitare che ciò accada, in primo luogo, le società di servizi finanziari devono creare strategie di data management che tengano conto sia dei dati recenti che di quelli obsoleti. Allo stesso tempo, devono resistere alla tentazione di una strategia “salva tutto”. Dovrebbero, invece, sfruttare nuovi strumenti e piattaforme in grado di localizzare, classificare e gestire automaticamente i dati in più ambienti.

Introduzione e applicazione di data management policy
Le policy di data management dovrebbero essere messe in atto e applicate dal basso verso l’alto. Ciò significa che tutti sanno quali sono i tipi e i formati dei dati, e dove devono essere salvati in ogni momento. Ma è altrettanto importante che questi confini non siano troppo restrittivi. I dati cambiano continuamente, quindi anche gli standard dovranno essere adattati. Ai dipendenti dovrebbe essere concessa una certa libertà d’azione, a condizione che rimangano all’interno degli obiettivi preposti.

Usare la giusta tecnologia
Le società di servizi finanziari dovrebbero inoltre essere disposte ad adottare tecnologie di data management per una maggiore efficienza e protezione. Una piattaforma unica e unificata di data management può avvalersi di un’automazione intelligente, che aiuti i dipendenti a localizzare più rapidamente i dati di cui hanno bisogno. Questo non solo riduce la probabilità che i dati diventino oscuri, ma dà all’azienda un vantaggio strategico e la capacità di prendere decisioni commerciali migliori più velocemente.

Non sono solo i soliti e affermati player che dovrebbero temere l’aumento dei dati oscuri. I provider innovativi nell’ambito dei pagamenti possono essere all’avanguardia ora, ma sono altrettanto soggetti al tempo e al deprezzamento dei dati. Trovare nuovi modi per utilizzare e salvaguardare i dati è al centro della trasformazione digitale. È la chiave per creare opportunità e valore per un’azienda. Buone politiche e un approccio strutturato e automatizzato, non solo impediranno l’aumento di dati oscuri nei servizi finanziari, ma aiuteranno anche le società a sfruttare realmente il potere dei loro dati.