Aeonvis cavalca l’evoluzione digitale con le tecnologie di Ricoh

Soluzioni e servizi Ricoh per migliorare la gestione delle sale riunioni e l’ambiente di lavoro della società di consulenza

Aeonvis ha colto il trasferimento nella nuova sede di Milano per compiere un ulteriore passo avanti nella sua Digital Transformation.

Optando per la tecnologia Ricoh, la società di consulenza organizzativa e tecnologica presente in Italia anche con le sedi di Torino e di Padova, ha installato una lavagna interattiva nella sala riunioni principale.

Come riferito in una nota ufficiale da Stella Lerario, HR Specialist di Aeonvis: «Avevamo necessità di uno strumento che, da un lato, rendesse le presentazioni verso i clienti più professionali e di qualità e, dall’altro, che ci consentisse di migliorare l’efficienza delle riunioni interne e delle attività di formazione, anche a distanza».

Con questi presupposti, Ricoh Interactive Whiteboard D7500 ha permesso di rendere le presentazioni più interattive ed efficaci, grazie alla possibilità di scrivere note sui documenti visualizzati, per poi condividerli in tempo reale sui dispositivi mobili dei partecipanti alla riunione, oppure di integrare la lavagna a una soluzione per la videoconferenza, particolarmente utile per la formazione a distanza.

Più veloci e flessibili per competere sul mercato di oggi

Aeonvis ha deciso di rendere l’ambiente di lavoro ancora più efficiente e produttivo scegliendo un sistema di room booking basato sul cloud. Prima le prenotazioni venivano gestite manualmente per cui gli utenti comunicavano al reparto amministrativo, di persona o mediante email, la richiesta per una sala.

Da qui un’evidente difficoltà nell’organizzare riunioni impreviste o controllare che una sala fosse realmente occupata, mentre ora gli utenti possono prenotare gli spazi mediante Google Calendar oppure tramite una app installata su smartphone o tablet.

Di fronte ad ogni sala riunione è stata, infatti, posizionata una segnaletica digitale che mostra i dettagli della disponibilità dello spazio. Prima di entrare in una sala prenotata, i dipendenti devono registrarsi sul display mediante pin. In questo modo viene registrato l’inizio di una riunione, per cui leggendo le informazioni sul display si capisce immediatamente che una sala prenotata non è stata poi effettivamente utilizzata ed è possibile procedere con una nuova prenotazione.

Un supporto costante

Come riferito nella medesima nota ufficiale da Serena Ettari, che si occupa dei servizi IT in azienda: «Al tool per la prenotazione si aggiunge un sistema per il monitoraggio dell’utilizzo degli spazi. In questo modo raccogliamo le informazioni necessarie per migliorare ulteriormente questi aspetti e riceviamo alert in caso di malfunzionamento. Trattandosi di un sistema basato sul cloud, il fornitore interviene da remoto per risolvere le problematiche. Anche gli aggiornamenti e la manutenzione preventiva sono svolti direttamente dal nostro partner. Abbiamo scelto Ricoh proprio per la sua capacità di affiancarci in tutte le fasi del progetto: dalla consulenza per individuare le tecnologie più adatte all’installazione dei sistemi, fino al supporto costante per trovare soluzioni sempre nuove ad accompagnarci nel cammino verso l’innovazione».