Proprio come nel settore privato, il 2020 ha causato un’accelerazione della digitalizzazione nel settore pubblico e ha agito da catalizzatore, stimolando investimenti rapidi e immediati in tecnologia per assicurare la continuità di servizio. Come molti dipendenti aziendali, il personale del settore pubblico ha dovuto adattarsi a lavorare da casa, e la tecnologia che in precedenza poteva essere considerata privilegio di pochi, è diventata fondamentale per tutti, sempre.

Ma la digitalizzazione non riguarda solo la capacità di lavorare e accedere alle informazioni a distanza. Permette alle persone di prendere decisioni migliori. Questo significa che è importante, una volta tornati in ufficio, non abbandonare i progressi legati a questa trasformazione.

I vantaggi della digitalizzazione

Come può la digitalizzazione migliorare il processo decisionale? È tutta una questione di dati: alimentare i dati analitici con informazioni di qualità può fornire valutazioni solide che portano a decisioni più informate sia a livello tattico che soprattutto strategico.

Migliorare l’esperienza della PA (e dei dipendenti del settore pubblico) nelle interazioni – per telefono, sito web, app mobile o una combinazione di queste – dovrebbe essere un fattore chiave per la PA locale e centrale. Attraverso la trasformazione digitale, è possibile sia migliorare i processi amministrativi che ottimizzare le interazioni. Tuttavia, a volte è necessario un aiuto per superare la resistenza al cambiamento e spesso questo deve venire da terze parti. Secondo il Fujitsu Organisational Intelligence Research Report 2020, nel mondo degli affari, l’80% delle aziende si rivolge a esperti esterni per aiutare a istruire i loro team e supportarli nella trasformazione digitale; il settore pubblico potrebbe trarre benefici da un approccio simile.

Anche adottare un percorso a tappe può essere utile. In primo luogo, identificare i partner di servizi esterni che possono fornire la formazione, la conoscenza e l’esperienza. Avendo già affrontato il processo in precedenza porranno le domande giuste per valutare appieno la situazione attuale e garantire che le fasi cruciali del processo non vengano trascurate. In secondo luogo, resistere alla pressione di passare subito all’implementazione di una tecnologia complessa e scegliere un investimento più semplice, rapido e solido. L’acquisizione di immagini e informazioni tramite uno scanner documentale è un primo passo logico nel viaggio verso la trasformazione digitale per molte PA locali e centrali. La digitalizzazione dei dati memorizzati nei documenti cartacei aiuta a rendere il sistema amministrativo più snello, agile e produttivo, assicurando un modo più efficiente per fornire l’accesso al lavoro e alle risorse.

Su scala più ampia, l’acquisizione delle informazioni può funzionare bene anche per sostenere il processo elettorale. Con la scansione delle schede elettorali, i risultati possono essere più tempestivi e affidabili rispetto allo spoglio manuale, oltre che più sicuri. Convertire le informazioni fisiche in dati digitali è un modo più conveniente, sicuro e versatile di conservarle, specialmente quelle sensibili. Nel tempo, i dati operativi digitalizzati raccolti dai dipartimenti del governo locale o centrale possono consentire l’uso efficace di soluzioni informatiche e analitiche più avanzate al fine di guidare il cambiamento nelle fasi future della trasformazione digitale.

Facendo piccoli ma significativi passi nella giusta direzione, anche un’organizzazione complessa come la PA locale e centrale può raggiungere l’armonia nella comprensione dei propri dati.

Di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia