Ambienti di lavoro moderni: la videocomunicazione diventa protagonista

A cura di Enrico Leopardi, VP Sales, Southern EMEA di Lifesize

La natura mobile dei più moderni ambienti di lavoro, insieme alla tecnologia in continua evoluzione, sta inducendo le organizzazioni a valutare le modalità più adeguate per facilitare la comunicazione e la collaborazione dei dipendenti. La forza lavoro distribuita in diversi ambienti e location, la mobilità, il telelavoro, l'aumento delle trasferte e dei costi stanno generando una domanda di collaborazione in “real time” più efficiente. Tutto ciò suggerisce un passaggio molto logico e comprensibile verso la videoconferenza, come strumento indispensabile da includere nell'offerta IT di qualsiasi azienda.

Molte realtà aziendali, infatti, sono chiamate a gestire risorse che possono trovarsi in sedi distaccate dagli “headquater”, e distanti dai Paesi e fusi orari di riferimento. Pertanto, si sta sperimentando una maggiore richiesta di tecnologia di collaborazione da parte dei dipendenti, che hanno un approccio rapido al lavoro, e dei manager, che necessitano di migliorare l'efficienza e la produttività, garantendo una comunicazione fluida e senza soluzione di continuità.

Tutto questo si traduce in un aumento esponenziale delle soluzioni di conferenza SaaS (Software as a Service) integrate, in grado di offrire ai consumatori servizi di facile utilizzo. Numerose organizzazioni, che hanno adottato questo tipo di tecnologie, sono in grado di documentare gli immediati e numerosi benefici che si ottengono grazie al processo di adozione rapido e ‘on service’ con gli utenti, ai quali viene consentito di comunicare in modo trasparente con colleghi, clienti e partner. Sono molte, infatti, le aziende che stanno registrando progressi tangibili in termini di assunzione di nuovi dipendenti, retention e aumento della produttività, raggiungendo significativi vantaggi competitivi. E’ proprio in questo contesto che si inserisce l’accurata attività di monitoraggio Lifesize del feedback dei clienti, a seguito dell’adozione delle proprie soluzioni. Per esempio, uno dei clienti Lifesize ha riferito di aver registrato un evidente miglioramento della comunicazione nell’ambito della supply chain, nonché progressi significativi della collaborazione tra i team distribuito in vari ambienti e location. Inoltre, l’utilizzo di una soluzione basata su cloud ha comportato una sensibile diminuzione dei costi IT.

Come accade in qualsiasi transazione verso una nuova soluzione tecnologica, effettuare una migrazione di successo verso una tecnologia di comunicazione video, basata su cloud, richiede alcuni passaggi chiave:

Revisione dei vantaggi e delle funzionalità del cloud

Prima di tutto, è necessario assicurarsi di prendere la decisione che meglio risponde alle esigenze della propria azienda. La maggior parte delle società, infatti, passano a una soluzione cloud motivate dalla ricerca dei seguenti vantaggi:

1. Riduzione dei costi – I reparti IT sono sotto pressione per ridurre i loro budget annuali. L’acquisto di infrastrutture di video collaboration harware “on premise” richiederebbe un elevato investimento iniziale, talvolta quantificabile in centinaia di migliaia di euro, solo per poter far fronte alle necessità di collegamento da parte degli utenti. Un servizio di video collaboration in cloud, invece, ridurrebbe drasticamente l’impegno economico portandolo ad un canone (opex) dimensionato all’uso effettivo del servizio da parte degli utenti, con la possibilità di crescere e scalare all’infinito in base alle esigenze dell’Azienda.
2. Maggiore flessibilità –  E’ difficile fornire e supportare sessioni di videoconferenza che possono essere pianificate con un preavviso breve o, addirittura, inesistente. Ma proprio queste caratteristiche di flessibilità e agilità sono le più richieste in un ambiente di lavoro dinamico. Grazie a un'applicazione intuitiva basata su cloud, gli amministratori IT possono guadagnare tempo prezioso, consentendo agli utenti di diventare più autosufficienti. Inoltre, le piattaforme di comunicazione video di livello Enterprise, basate su cloud, offrono maggiore flessibilità in termini di estensione o riduzione in base alle esigenze aziendali e degli utenti, rispetto ai servizi che nascono dalle applicazioni consumer.
3. Amministrazione e gestione semplificate – Gli amministratori IT che scelgono un fornitore di video collaboration, basata su cloud, non devono più discutere in merito alla decisione di creare e gestire in-house l'infrastruttura di videoconferenza, liberando così tempo prezioso, denaro e risorse. Una console di gestione basata sul web, infatti, consente ai responsabili IT di accedere, facilmente, alle dashboard per controllare le statistiche di utilizzo e personalizzare le impostazioni.
4. Aumento della “Device Diversity” – La piattaforma di video collaboration deve supportare una vasta gamma di dispositivi e tecnologie “bring your own device” (BYOD). Può essere difficile per il personale di supporto rimanere informato su tutti gli aggiornamenti degli smartphone e dei diversi sistemi operativi, quindi le organizzazioni spesso preferiscono affidare tale compito a un fornitore di servizi cloud che può gestire anche l'integrazione e il supporto, senza soluzione di continuità. Le soluzioni professionali di videoconferenza, basate su cloud, introducono, quindi, la collaborazione nei dispositivi che i dipendenti utilizzano ogni giorno, dalle applicazioni basate su browser e desktop per laptop e tablet alle applicazioni mobili per smartphone. Non è, pertanto, necessario preoccuparsi della versione del software o della complicazione degli aggiornamenti.
5. Interoperabilità – Di solito, i prodotti di videoconferenza on-premise non sono caratterizzati da interoperabilità e si inseriscono ancora in un ambiente di software proprietario, che richiede agli utenti di acquistare un dispositivo gateaway costoso per connettersi con soluzioni di comunicazione video di terzi. I decision makers delle organizzazioni, che trasferiscono la videoconferenza su cloud, si impegnano affinché l'interoperabilità diventi responsabilità del fornitore, evitando così di farsi carico di apparecchiature incompatibili che lascino gli utenti in silos isolati.

Scelta del vendor giusto

Una volta stabilito che una soluzione di videoconferenza basata su cloud è adatta alla propria organizzazione, è tempo di selezionare i propri fornitori. I decision makers dovrebbero prestare particolare attenzione all’accordo sulla qualità di servizio e assistenza, chiedere informazioni sui livelli di “guasto” e discutere in merito alla disponibilità del fornitore. Si tratta di uno strumento strategico per il proprio business e che deve apportare i migliori livelli di supporto e assistenza.

Coloro che sono interessati a continuare a fornire ai propri dipendenti il vantaggio di un tradizionale incontro face-to-face in una sala conferenze, insieme alla possibilità di effettuare chiamate in remoto durante i meeting, nonché l’opportunità di incontrarsi di persona, dovrebbero optare per un modello ibrido che includa una soluzione di videoconferenza, sempre basata su cloud, con una componente hardware – collocato nella sala conferenze – per offrire ai dipendenti il meglio di entrambi i mondi.

Implementazione efficace

Infine, l'implementazione efficiente è fondamentale: anche se il software è perfetto per la propria organizzazione, non funzionerà a dovere se non è implementato correttamente. L’implementazione efficace comprende:

1. La scelta di una “Point Person” –  Selezionare il team giusto e stabilire chi fa cosa e quando attenua la probabilità di una fase di stallo nel corso dell’implementazione, e assicura il fatto che tutti sappiano a chi spetta l’ultima parola.
2. Stabilire una linea temporale –  Stabilire una timeline chiara e puntuale ed assicurarsi che il venditore sia disponibile, quando necessario, elimina il rischio di un'attivazione senza la definizione di un termine preciso.
3. Mantenere la concentrazione – Resistere alla tentazione di disperdersi nei dettagli, piuttosto che concentrarsi sul quadro generale è decisivo, così come è importante affrontare i problemi di alto livello e beneficiare delle funzionalità aggiuntive dopo l'implementazione.
4. Ascoltare l'esperto – I clienti spesso si aspettano che i fornitori di software configurino il nuovo software in modo che corrisponda alle loro operazioni interne, il che può portare, nel lungo periodo, a conseguenze negative. Per il successo dell’implementazione, è necessario ricordare chi è l'esperto, ovvero il venditore quando si tratta del nuovo software e l'azienda, quando si tratta di operazioni business.
5. Ottenere la partecipazione dell'utente – Dopo un lungo percorso di verifica, è normale dare per scontato che il processo di vendita interno si sia concluso. Nulla potrebbe essere più lontano dalla verità. I dipendenti che utilizzeranno il nuovo software, infatti, potrebbero non essere stati coinvolti nelle dinamiche di approvazione. Assicurarsi che essi diano valore e acquisiscano una eccellente capacità di utilizzo del nuovo software aumenterà la probabilità di un'implementazione appropriata e puntuale. È importante, altresì, ottenere la fiducia e l’approvazione degli utenti e ascoltare le loro esigenze nel corso dell’attivazione.

Poiché le aziende continuano a impiegare forza lavoro distribuita in tutto il mondo, la richiesta di una soluzione di comunicazione video predisposta per l'azienda, in grado di fornire un'esperienza continua e connessa, seguiterà ad aumentare. Le organizzazioni che fanno la scelta dell’"all in", e che si impegnano a migliorare la comunicazione e la collaborazione dei propri collaboratori, acquisiranno il benefit di avere dipendenti che ricambieranno il loro impegno con maggiore produttività, meno turnover e migliori relazioni nell’ambiente di lavoro.