A cura di Stefano Pinato, country manager Italia di Barracuda Networks
Sempre più aziende migrano a Office 365 e molte di queste sembrano essere convinte che, durante tale processo, Microsoft si prenda cura di tutto, compreso il trasferimento di tutti i loro file nel cloud. Quando interroghiamo queste aziende riguardo alla migrazione dei loro file PST, la risposta è: “per questo abbiamo PST Capture”. Dopo avere spiegato loro come funziona PST Capture, cioè che Microsoft rende disponibile il tool ma che spetta a ciascuna organizzazione usarlo, la reazione è di silenzio imbarazzato. A questo punto le aziende si rendono conto di avere file PST un po’ dappertutto. E questo è un problema.
La migrazione dei file PST non avviene automaticamente
Con Exchange 2010, Microsoft ha abbandonato l’uso degli auto archivi – o file PST – fornendo la possibilità di archiviare le mailbox online. Microsoft ha acquisito un semplice tool per la migrazione dei file PST che è stato ribattezzato PST Capture. Questo è sì gratuito, ma sfortunatamente non è supportato.
PST Capture è in grado di migrare i file PST su piccola scala ma non è certo una soluzione robusta e automatica. Presenta molti limiti, ad esempio richiede che il software sia installato su tutte le macchine in cui risiedono file PST. E’ necessaria una certa dose di lavoro manuale e il processo di ricerca e migrazione dei file PST può essere piuttosto lungo. Ad esempio, devono essere definite delle regole di base su come gestire le eccezioni, dove mettere i file, quali file migrare per primi, ecc. Insomma, non è un’operazione che avviene in background. E sicuramente non è una cosa che Microsoft “fa automaticamente”.
Il problema forse non esiste?
Le aziende potrebbero pensare che le informazioni conservate nei file PST più vecchi non abbiano particolare valore. Quando, ad esempio, eliminano le quote della mailbox qualche tempo prima di migrare a Office 365, gli utenti non hanno più bisogno di usare i file PST per conservare le mail più vecchie. Nessuno le chiede più per cui si pensa che questi file siano irrilevanti. Se nessuno le chiede più, perché non lasciarle dove sono?
Non dimenticate i rischi
I problemi che si possono dovere affrontare sono quelli di carattere legale e di responsabilità legati a tutti i dati non gestiti contenuti nei file PST.
Se l’azienda è quotata potrebbero presentarsi due tipi di problemi: l’eDiscovery nel caso di contenziosi e l’eDiscovery nel caso di richieste “Freedom-of-Information”. Le richieste di tipo FOIA sono in genere attuali, ma le richieste di eDiscovery riguardano sempre eventi passati, a volte vecchi di anni. Le informazioni richieste infatti, possono trovarsi nei file PST piuttosto che nelle mailbox “live” o negli archivi Exchange.
In genere, chi intenta una causa sa bene che i file PST potrebbero contenere molte informazioni utili o rilevanti e quindi indicano in modo specifico l’inclusione dei file PST quando viene avanzata una richiesta di discovery. Va ricordato che “se i dati esistono, possono essere ritrovati” anche se esistono motivi validi e legali per cui questi dati si sarebbero dovuti eliminare anni prima.
Pertanto, i dati PST che vengono “abbandonati” al momento della migrazione a Office 365, possono essere un problema reale. Possedere file PST in luoghi che non sono sotto il controllo diretto del dipartimento IT significa lasciare questi file al di fuori dei processi di backup e di conservazione, compromettendo quindi gli standard di compliance. Se l’azienda deve effettuare indagini e discovery, è quasi impossibile sapere dove siano questi file e quali dati contengano.
Come risolvere il problema dei file PST?
La risposta migliore per i file PST che sono stati “dimenticati” è un tool di migrazione dedicato. Si tratta di trovare un tool capace di effettuare una scansione di tutto l’ambiente IT, individuare tutti i file PST, compresi quelli non immediatamente “logici”, ad esempio quelli che si trovano sui desktop degli utenti o archiviati nelle cartelle di rete. Uno strumento che possa inoltre determinare automaticamente il proprietario di ogni file PST effettuando la scansione del contenuto e abbia la possibilità di definire policy di migrazione per determinare quali dati vadano conservati e migrati e quali cancellati. E, per finire, che possa cancellare automaticamente i file una volta che sono stati elaborati.
Non date per scontato che i file PST siano gestiti
Se avete un problema con i file PST, o pensate che potreste averlo, dovrete porvi le domande giuste. Non date per scontato che, durante il processo di migrazione qualcuno se ne stia occupando. E se già siete passati al cloud, domandatevi se avete lasciato indietro qualcosa. I rischi che possono derivare dall’ignorare il problema sono davvero molto seri.
