Quanto vale un asset IT? Solo il suo prezzo?

Quanto vale un asset IT? È stato questo uno dei temi trattati nel corso di CMDBuid Day, l’evento biennale di Tecnoteca dedicato al progetto open source CMDBuild, software per l’asset management, e alle sue verticalizzazioni CMDBuild READY2USE e openMAINT. Si è trattato di un’intensa giornata in cui esperti italiani ed internazionali si sono confrontati sugli aspetti legati alla corretta gestione e valorizzazione degli asset di un’azienda. Un tema su cui Tecnoteca vanta una competenza unica a livello nazionale, in quanto dal 2000 sviluppa applicazioni web ed è maintainer dei progetti open source CMDBuild, CMDBuild READY2USE e openMAINT.

Diamo un valore ad ogni asset

Proprio l’assegnazione di un adeguato valore ai beni IT rappresenta uno dei punti critici su cui si è riflettuto in un video che può essere rivisto questo link. In particolare, prima di assegnare un valore ad un asset IT, è necessario definire cosa significhi esattamente il termine “asset”.

Semplificando al massimo il concetto, con una banalizzazione che aiuta però a comprendere il contesto, si potrebbe dire che un asset è un “pezzo” di un sistema che interagisce con altri “pezzi” per far funzionare “qualcosa”. Si tratta di una definizione tanto generica quanto stimolante, poiché gli asset IT sono elementi di un sistema che deve essere perfetto, così come gli ingranaggi di una macchina.

A differenza di un bene fisico, però, gli asset It sono per definizione intangibili e questo induce a trascurarne il valore.

Da qui la necessità di passare dai concetti teorici a quelli pratici. A d esempio un comune router, utilizzato per mettere in comunicazione i pc di un’azienda con il resto del mondo, ha un valore di 70 euro. Ma un router vale davvero 70 euro? Certo il valore economico è semplicemente quello, ma non possiamo dimenticare il suo valore strategico e il valore della sua affidabilità. Quando si parla di valore strategico, infatti, bisogna prendere in considerazione quanto quel “pezzo” serva effettivamente al funzionamento di un’azienda. Allo stesso modo si è portati a ritenere che un’affidabilità del 99% sia più che accettabile. In realtà, approfondendo la nostra analisi, ci accorgiamo che un’affidabilità del 99% corrisponde a 87 ore di down time in un anno . Questo significa che un’azienda dovrebbe vivere senza rete per 11 giorni all’anno. Ma un’azienda può davvero a tollerare 11 giorni di inattività? Soprattutto considerando che nessuno può prevedere quando ciò accadrà?

In questi casi, gli esperti citano spesso le società finanziarie o le banche, raccontandone i potenziali danni economici che, però, sono spesso lontani da quelli delle normali aziende. Ma lo stesso problema si presenta anche in una Pmi. È il caso, banalissimo, del meccanico a cui mi rivolgo comunemente e che, lo scorso anno, si è trovato improvvisamente senza la propria rete di telecomunicazione. Un problema banale, potrebbe pensare a qualcuno. Purtroppo, però, l’operatore ha tardato più giorni prima di riparare il guasto e questo ha comportato, per il meccanico, una perdita di 30.000 euro, in quanto per lui era impossibile effettuare le revisioni alle automobili, che richiedono un collegamento con la Motorizzazione Civile Un problema che l’ha indotto, anche se ormai in ritardo, ad installare un piccolo modem 4G che, per poche decine di euro, gli consente di navigare (anche se in condizioni di fortuna) in qualunque situazione.

È questo uno delle decine di esempi che si potrebbero fare per illustrare quanto il valore di un asset IT non sia legato semplicemente al suo valore economico, ma debba essere considerato soprattutto dal punto di vista strategico.

Quali sono gli asset di?

Riflettere sul valore strategico degli assetti ci porta, immancabilmente, a cercare di definire un elenco di quelli che possono essere considerati asset IT. Un elenco che, frettolosamente, si potrebbe esaurire i questi tre punti:

• server (ma anche i singoli dischi di un server)
• infrastruttura di networking (con tutti i suoi componenti)
• postazioni di lavoro (pc, stampanti, schermi…).

In realtà, l’elenco non può considerarsi esaustivo, poiché deve estendersi anche ad un’ulteriore serie di asset, erroneamente trascurati:

• dati
• alimentazione elettrica (ups – alimentazione e protezione)
• connettivita’
• software (compresi quelli in SaaS)
• Cloud
• utilizzatori (anche per il patrimonio di competenza)
• manutentori interni/esterni

Ognuno di questi meriterebbe di essere approfondito, ma non possiamo dimenticare che, con l’avvento di Industria 4.0, questo elenco si è ulteriormente arricchito, arrivando a comprendere anche le macchine di produzione integrate nel gestionale, così come i software di produzione. Al punto che, oggi, persino un tornio diventa un asset IT.

Puoi fare tutto da solo?

Certo considerare asset IT un tornio, può apparire ardito, ma chi conosce le moderne versioni di queste macchine ben comprende il valore dell’informatica al loro interno e, soprattutto, il fatto che sono oggi del tutto integrare all’interno della rete aziendale, al punto da diventarne persino un elemento di potenziale fragilità

Se tutti questi beni sono asset, come immaginare che la loro gestione possa essere affidata ad un’unica persona, senza il supporto di un’adeguata piattaforma informatica?

Anche in questo caso la domanda è provocatoria, in quanto implica la necessità di utilizzare strumenti di asset management, con il compito di realizzare un inventario e gestire quello che oggi è il principale patrimonio di un’azienda, oltre che a valutarne l’enorme valore strategico.

Proprio partendo dai software di asset management è possibile definire il valore strategico del proprio patrimonio, soprattutto in funzione dell’impatto sull’organizzazione e il funzionamento di un’azienda. Anche in questo caso ci aiuta un esempio apparentemente banale: qual è il valore strategico di una stampante in aziende sempre più digitalizzate? Apparentemente si potrebbe rispondere che il suo valore sia quello di mercato, ovvero qualche centinaio di euro. Anche in questo caso, però, la risposta impulsiva deve lasciare spazio ad una serie di riflessioni che richiedono un’adeguata valutazione.

Giustamente, infatti, il valore della stampante utilizzata nell’ufficio amministrazione è solo di qualche centinaia di euro, in quanto le fatture sono ormai spedite solo in formato digitale. Ma la stessa stampante assume un valore strategico enorme quando è attiva nell’ufficio di un notaio, dove un suo malfunzionamento può impedire la vendita di un immobile dal costo di qualche milione di euro, così come, in un ufficio logistico, può portare a decine di camion fermi per l’impossibilità di stampare le bolle di consegna o le etichette con gli indirizzi dei destinatari .

Quanto costa l’ «ignoranza»

Partendo da queste riflessioni è necessario chiedersi quanto costi l’ignoranza. Ovvero quali conseguenze comporti il mancato possesso di una piattaforma di asset managment attraverso la quale assegnare il corretto valore ai beni che, in alcuni casi, sono strategici:

1 se succede un guasto / malfunzionamento fatico a identificarlo >>> tempi lunghi mancanza di automazione nel ripristino

2 chi è il responsabile? (consulenti, personale interno – magari non formato, configurazione…)

3 Gestione budget, acquisti duplicati…

4 Investimenti mirati sugli asset a maggior rischio / valore

5 Turnover delle persone

6 Responsabilità penali a fronte di software piratati o licenze scadute / illecite >>> Il 25% dei costi di un software sono imputabili alla sua gestione (fonte IDC)

Un valore scoperto anche da Industria 4.0

Anche il Piano Industria 4.0, oggi ribattezzato Transizione 4.0 ha riconosciuto l’importanza dei software di Asset Management. Infatti, tra i beni inseriti nell’allegato B, ovvero i software che possono godere di un credito d’imposta del 20% sono stati inseriti anche i “software, sistemi, piattaforme e applicazioni per la gestione e il coordinamento della produzione con elevate caratteristiche di integrazione delle attività di servizio, come la logistica di fabbrica e la manutenzione…»… Ovvero un Software di IT Asset e Service Management.

Una ragione in più per investire in una soluzione, come quelle proposte da Tecnoteca, che dia davvero valore agli asset IT di un’azienda.