La prestigiosa Business School migliora i processi e amplia la collaborazione con l’ecosistema di imprese

Il MIP, la prestigiosa Business School del Politecnico di Milano, nel suo percorso di Digital Transformation collabora con IBM per una gestione più efficace ed efficiente dei processi amministrativi e di business e per favorire lo sviluppo internazionale delle sue attività, ampliando la rete di partner, di docenti e studenti provenienti da tutto il mondo.

MIP è una società consortile che ha visto negli ultimi anni un significativo aumento del proprio fatturato. Questa crescita ha reso necessaria un’evoluzione del sistema informativo per gestire in modo più efficiente la complessità di tutti i processi aziendali e, allo stesso tempo, per soddisfare meglio le specifiche esigenze dei clienti in modo capillare sul territorio.

È stato scelto il sistema gestionale SAP S/4HANA su IBM Public Cloud per consentire al MIP di supportare uno sviluppo di business a livello internazionale attraverso la standardizzazione dei processi e la centralizzazione delle principali informazioni su un unico data base, che può essere interrogato in real time grazie a tecnologie di analytics per la reportistica.

In particolare, MIP e IBM hanno creato un’applicazione sviluppata con SAP Fiori, il Calendar, completamente integrata con l’ERP di SAP, che permette la pianificazione dei percorsi formativi dei Master, la generazione automatica degli incarichi ai docenti, la pianificazione delle aule e la stampa del calendario dei corsi. Il Calendar ha ridotto drasticamente i tempi di emissione degli incarichi, in precedenza inseriti manualmente, e gli errori derivanti da una immissione manuale dei dati.

Come riferito in una nota ufficiale da Federico Frattini, Dean di MIP Politecnico di Milano: «L’introduzione di SAP rappresenta un punto di svolta nella storia della nostra scuola di business. Nell’ultimo decennio, non solo il fatturato, ma anche la complessità gestionale sono cresciuti notevolmente. L’approccio tradizionale alla gestione delle nostre attività non era più coerente per sostenere la crescita della scuola. Quindi abbiamo scelto una soluzione di fascia alta che prevediamo accompagnerà la nostra crescita per diversi anni. Un progetto così impegnativo ha richiesto un partner di valore, quindi abbiamo identificato IBM che ci ha supportato in questo grande programma di trasformazione, fondendo efficacemente le loro competenze con la nostra conoscenza del contesto e del settore: un mix eccellente per raggiungere il successo».

Tutte le informazioni sono sotto controllo

Oggi sono oltre 120 i dipendenti della Business School di 11 nazionalità diverse, più di 15.000 gli alunni della community, migliaia gli studenti provenienti da 68 Paesi. A questi si aggiungono migliaia di partecipanti a corsi svolti con oltre 100 clienti aziendali di differenti settori. Un ecosistema quindi in costante ampliamento.

La standardizzazione dei processi e la centralità dei dati hanno richiesto al MIP una revisione dell’operatività e degli strumenti a supporto del lavoro quotidiano, e hanno offerto il vantaggio di poter controllare in modo efficace tutte le informazioni.

Per Enrico Cereda, Presidente e AD di IBM Italia: «IBM collabora da tempo con il Politecnico di Milano su diversi fronti per lo sviluppo delle competenze digitali, per la formazione aziendale e per preparare i giovani ad affrontare uno scenario tecnologico in costante e profondo mutamento. Questo progetto è una ulteriore conferma di una solida partnership che aiuterà il MIP ad essere ancora più competitivo in ambito internazionale, ampliando il proprio network e offrendo servizi d’eccellenza a studenti e imprese».

Verso una completa automazione dei processi

Nello specifico le aree coinvolte del progetto sono l’Amministrazione, Finanza e Controllo, Ciclo Passivo e Ciclo Attivo. Le anagrafiche del Ciclo Passivo sono state arricchite dei dati relativi alla Docenza e di tutti i controlli necessari per la gestione della Pubblica Amministrazione. L’acquisto della cancelleria, voce di costo rilevante per la scuola, è stato automatizzato mediante un’integrazione on line con il principale fornitore.

L’architettura relativa al Ciclo Attivo è stata completamente rivista per permettere un’integrazione in real time con il sistema di CRM che genera le anagrafiche, i sistemi di e-commerce e il provider che gestisce la fatturazione elettronica.

Prossimamente sono previste nuove evoluzioni di questo progetto, da un lato per poter rendere più efficace l’automazione di alcuni processi e dall’altro per aumentare ulteriormente l’efficacia delle attività di business.