Quando si parla di business continuity in azienda un primo assunto deve subito essere chiaro: in ogni momento, e per i motivi più diversi, può accadere che un’azienda sia costretta a interrompere la propria routine produttiva.
Sia che si tratti di disastri naturali, problemi informatici, interruzioni nell’erogazione di corrente elettrica o altro la domanda è sempre la stessa: come ci siamo preparati a tutto ciò?
Mentre i piani di disaster recovery aziendali si focalizzano soprattutto sugli elementi “core” della tecnologia core come i data center, le infrastrutture e i sistemi, un piano di business continuity richiede una visione organizzativa più ampia, per capire come minimizzare o prevenire l’impatto di un evento catastrofico sulle operazioni di business.
Pianificare la business continuity secondo Citrix
Una strategia di business continuity è un processo estremamente importante per le aziende di qualsiasi dimensioni e offre un framework in cui inquadrare possibili interruzioni delle operazioni quotidiane.
Citrix suggerisce alcune linee guida da rispettare nel momento in cui si redige una strategia business continuity.
Incorporare la resilienza
Sia che si tratti di infrastrutture critiche, di sistemi o di processi di business, è necessario progettarli e costruirli tenendo conto di un possibile evento che ne interrompa il funzionamento. È più facile includere in un progetto in fieri la possibilità di fare fronte a un evento “catastrofico” che non pensare a un rimedio in una fase successiva.
Al di là della tecnologia, consideriamo anche i flussi di lavoro messi in atto dai dipendenti. Molti processi, anche efficaci, esistono soltanto nella loro testa, e vengono messi in atto senza essere codificati, mentre tutti i processi più importanti dovrebbero essere identificati, documentati e se possibile automatizzati.
Valutare e prioritizzare le funzioni per un piano di recovery
In caso di un evento “catastrofico” non è detto che sia possibile avere tutti i servizi disponibili. È importante identificare e priorizzare le funzioni chiave per continuare a essere operativi ed essere sicuri di avere una visione che non si limiti all’IT: che cosa succederebbe se i vostri dipendenti non possono fisicamente andare in ufficio? I vostri fornitori hanno un piano di business continuity?
Considerate i diversi modi in cui un evento “catastrofico” potrebbe avere conseguenze sulla vostra azienda e quale sarebbe l’impatto sui diversi elementi critici per le vostre operazioni di business.
Una volta identificate le funzioni chiave e i rispettivi impatti bisogna capire quale approccio adottare per mitigare i rischi di ciascuno di questi. In alcuni casi la risposta potrà essere quella di passare a processi manuali, in altri una specifica soluzione tecnologica.
Identificate quale potrebbe essere un modo alternativo di essere operativi e incorporatelo nel piano di business continuity.
Costruire il piano
È fondamentale che il piano di business continuity sia chiaramente documentato e situato in un luogo facilmente accessibile alle persone che possono averne bisogno. È inutile avere il piano in un data center a cui non si può accedere quando non si è in ufficio.
Il piano dovrebbe includere:
L’identificazione dei principali stakeholder e della catena di comando che si deve attivare quando il piano diventa operativo.
Una chiara strategia di comunicazione su come restare in contatto con gli impiegati, i contractor, i manager e i fornitori. Essenzialmente con chiunque abbia bisogno di sapere che cosa sta succedendo.
Processi per come le principali funzioni di business possano restare attive. Questo dovrebbe anche includere l’ordine in cui le funzioni dovrebbero essere abilitate per assicurare che i servizi a più alta priorità siano attivi.
Il modo in cui dipendenti e stakeholder sono istruiti sul piano di business continuity affinché che siano aggiornati su come le cose funzioneranno.
Infine, non si tratta di un esercizio che si fa una volta per tutte. Deve essere un documento in continua evoluzione coerentemente con i cambiamenti che riguardano l’azienda.
Da business continuity a Business as Usual
Questo è un approccio tradizionale alla business continuity e offre alle aziende un metodo operativo alternativo nel momento in cui si verifica un evento “catastrofico”.
Tuttavia, un modo diverso di lavorare ha bisogno di essere mantenuto, soluzioni alternative devono essere installate e i dipendenti devono essere formati per lavorare in modo diverso nel nuovo scenario.
Ma per alcuni eventi “catastrofici” i dipendenti non sono in grado nemmeno di raggiungere fisicamente gli uffici, devono assolutamente poter lavorare da remoto.
Perché questo tipo di funzionalità non può fare semplicemente parte del modo in cui si lavora abitualmente? Perché lavorare da casa dovrebbe essere diverso dal farlo in ufficio, in un bar, in aeroporto o in qualsiasi altro luogo?
Servizi di video conferenza come GoToMeeting o Teams permettono di incontrarsi e collaborare con le persone ovunque si trovino. Le tecnologie come Citrix Workspace permettono di avere accesso a tutte le apps, i dati e i workflow necessari alla produttività.
Il lavoro da remoto sta diventando sempre più popolare. E in alcuni casi sono le stesse aziende a imporlo. Bloomberg parla dell’attuale situazione in Cina come del più grande esperimento di lavoro da remoto a livello mondiale. Una simile situazione si è verificata in Australia in occasione degli incendi che hanno spinto le aziende a chiedere ai propri dipendenti di lavorare in location alternative.
Il lavoro da remoto non solo offre benefici alle organizzazioni permettendo ai dipendenti di essere produttivi da ovunque, ma anche un miglior equilibrio tra le esigenze personali e quelle lavorative.
Un work life balance positivo è importantissimo per il coinvolgimento dei dipendenti e in ultima analisi permette una miglior esperienza di lavoro. Il modo in cui si lavora da remoto dovrebbe essere lo stesso in cui si lavora da ovunque. Mai come oggi, il lavoro non è un luogo, è qualcosa che facciamo.
