PFU: perchè proteggere la documentazione cartacea è ancora importante anche nell’era digitale?

PFU Limited EMEA ci spiega perché la carta ha ancora valore

Di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Emea Limited in Italia

Anche in un mondo sempre più digitale, i documenti cartacei continuano a essere presenti nelle attività quotidiane e mantengono la loro capacità di toccarci da vicino.

Basti pensare ai disegni dei bambini o agli scarabocchi degli studenti. L’importanza della carta è particolarmente elevata nei processi creativi, una recente ricerca ha evidenziato che il 40% dei professionisti preferisce sviluppare le proprie idee con carta e penna, mentre solo il 17% sceglie lo smartphone.

Il valore della carta

L’utilità della carta è rimasta inalterata da quando è stata inventata in Cina nel 100 AC e ora sta ricoprendo un nuovo ruolo per diversi utilizzi. Dal packaging ai bendaggi, l’abilità di riciclo della carta ci può aiutare a creare una vera economia circolare. Ma cosa succede quanto la funzione primaria della carta è contenere informazioni e quindi non può essere riciclata? In questi casi, è essenziale poter creare versioni digitali per preservare l’informazione e renderla fruibile alle generazioni future.

Vitale ma fragile

La storia della carta è la storia dei dati. La sfida principale è combattere il degrado di questi fragili documenti, soprattutto quando sono stati conservati per decine di anni. Nella ricerca “The Fragility of Paper: Can Our Historical Record Be Saved?”, a cura di Nancy E. Gwinn, si evidenzia come, a causa di alti livelli di acido, la carta usata in libri, riviste e giornali – in particolare dal 1850 – si sta lentamente asciugando, diventando marrone, screpolandosi e sbriciolandosi. Il processo è stato accelerato dagli effetti delle cattive condizioni di conservazione e da decenni di inquinamento ambientale, soprattutto nelle aree industrializzate.

Come possono testimoniare i bibliotecari, il problema della carta fragile non si limita solo ai libri e a importanti documenti storici. Una preziosa testimonianza di questo sono gli acquerelli spesso usati dai viaggiatori per immortalare luoghi ed eventi prima dell’invenzione della macchina fotografica. Essi contengono informazioni scientifiche, ambientali e storiche fondamentali per conoscere la vita quotidiana prima del 1900, tra cui progetti di costruzione, ferrovie e ponti – tutti dettagli della storia locale e internazionale che spesso sono le uniche registrazioni accurate dei cambiamenti nel tempo nelle città di tutto il mondo. Questi importanti documenti passano troppo spesso inosservati perché vengono preservati in collezioni e archivi privati o trascurati in gallerie pubbliche.

Dalla carta ai dati

Ma non sono solo i quadri antichi a trarre vantaggio dalla digitalizzazione. Anche i contratti storici devono essere conservati, per i posteri, ma anche perché i dati in essi contenuti possano essere utili poiché risorsa importante per lo studio scientifico, sociale e ambientale. Digitalizzando i documenti cartacei, sia che si tratti di acquerelli sbiaditi o di contratti commerciali, le informazioni che li riguardano diventano fruibili e possono essere utilizzati per prendere decisioni ponderate, oltre che conservati per le generazioni future.

La capacità di proteggere le testimonianze storiche ed estrarne i dati è possibile attraverso le soluzioni di acquisizione che utilizzano il software OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per catturare e riconoscere le parole e preservare i dettagli delle immagini. Gli scanner con acquisizione dall’alto sono perfetti per immagini e documenti cartacei fragili che non devono essere toccati o costretti a una posizione orizzontale distesa. Le migliori soluzioni di questo tipo possono scansionare con precisione anche attraverso il vetro.