Negli ultimi anni la trasformazione digitale si è concentrata sull’efficienza operativa. Oggi, però, a spingere il cambiamento non sono più soltanto esigenze di business. Sempre più spesso è il contesto normativo a richiedere alle aziende un livello superiore di controllo, tracciabilità e governance delle informazioni. Normative come la NIS2 e le disposizioni che regolano la conservazione digitale dei documenti stanno introducendo requisiti sempre più stringenti sulla capacità delle organizzazioni di dimostrare la conformità dei propri processi. Questo cambiamento trova particolare applicazione nella gestione dei fornitori, un ambito in cui molte aziende si confrontano ancora con processi frammentati, basati su e-mail, file Excel e archivi distribuiti. La NIS2 rappresenta un esempio significativo di questa evoluzione. La direttiva richiede infatti di adottare processi strutturati per la gestione del rischio lungo la supply chain, attraverso attività di censimento, classificazione e monitoraggio dei fornitori, raccolta documentale, audit e verifiche periodiche. In questo scenario, la digitalizzazione della relazione con il fornitore diventa un elemento strategico per centralizzare le informazioni, gestire processi di qualifica e valutazione, monitorare i livelli di rischio e garantire la tracciabilità delle attività svolte. La disponibilità di dati affidabili e strutturati consente di integrare informazioni provenienti da sistemi esterni e infoprovider, arricchendo la valutazione del fornitore con elementi economico-finanziari, reputazionali e di rischio e supportando attività di audit e controllo sempre più efficaci. Queste esigenze sono particolarmente evidenti in settori come quello agroalimentare, dove la gestione di certificazioni, documentazione di conformità e audit rappresenta un requisito essenziale sia per la compliance sia per l’operatività aziendale.
Un altro ambito in cui compliance ed esigenze di business convergono è quello della gestione contrattuale. Nonostante la crescente diffusione della firma elettronica, molte organizzazioni continuano a confrontarsi con archivi frammentati, documenti difficili da reperire e scadenze complesse da monitorare. Per questo motivo le aziende stanno adottando soluzioni in grado di governare l’intero ciclo di vita del contratto, dalla generazione ai workflow approvativi, dalla firma elettronica alla conservazione digitale a norma. In questo contesto, l’intelligenza artificiale può contribuire ad analizzare e classificare automaticamente i contenuti contrattuali, rendendo le informazioni più accessibili e facilmente utilizzabili.
La stessa convergenza tra compliance ed efficienza si ritrova nella gestione dei documenti di trasporto passivi, ancora oggi fortemente caratterizzati dalla presenza della carta. La digitalizzazione alla fonte e l’acquisizione intelligente dei dati consentono di trasformare rapidamente le informazioni contenute nei documenti in dati utilizzabili, garantendo al tempo stesso integrità, tracciabilità e valore probatorio.
L’approccio di Archiva Group si colloca nel punto di incontro tra compliance e business. Le organizzazioni hanno bisogno di strumenti tecnologici, ma anche di soluzioni capaci di tradurre requisiti normativi sempre più complessi in processi digitali semplici da governare, tracciabili e misurabili.
La sfida è trasformare la compliance in un’opportunità per migliorare il controllo dei processi, ridurre i rischi e aumentare la competitività dell’impresa, senza limitarsi a soddisfare un obbligo normativo. In questo senso, la digitalizzazione rappresenta una risposta alle richieste del legislatore e un concreto percorso di trasformazione digitale.
A cura di Carlo Vismara, Head of Sales, Supply Chain & Procurement di Archiva Group
