SAP Spagna sta collaborando con il Comune di Madrid per la modernizzazione completa della gestione delle sue attività interne con software SAP. L’obiettivo di questa collaborazione è digitalizzare le procedure, migliorare l’efficienza e fornire servizi migliori ai dipendenti del Comune e ai cittadini nei settori finance, della gestione delle entrate e delle risorse umane.
Il Comune di Madrid usa il software SAP da oltre vent’anni. La collaborazione è iniziata nel 2004 con l’implementazione delle prime soluzioni nei settori finance e delle risorse umane, e nel 2020 è stato avviato il progetto di modernizzazione della pubblica amministrazione con la migrazione al cloud privato. Questo processo sta ora progredendo ulteriormente con l’adozione di RISE with SAP e SAP Business Technology Platform (BTP). Il primo è un percorso completo che combina tutti gli elementi necessari per la migrazione al cloud privato in un unico contratto: SAP S/4HANA, infrastruttura e servizi gestiti; mentre SAP BTP è la piattaforma per l’integrazione, l’estensione e lo sviluppo di applicazioni.
Un nuovo modello di gestione pubblica
L’adozione di queste tecnologie rappresenta una vera e propria rivoluzione nella gestione delle procedure del Comune, dalla definizione del budget, all’esecuzione e al controllo delle entrate e delle spese, fino alla gestione integrata delle risorse umane. Questo approccio consente di superare i modelli tradizionali basati su sistemi frammentati, per approdare a una gestione unificata con informazioni in tempo reale e processi completamente digitalizzati.
La trasformazione ha un impatto particolarmente significativo in ambito fiscale. Parte del progetto prevede infatti l’integrazione della soluzione SAP Tax and Revenue Management (TRM) nella piattaforma finanziaria del Comune. Questa soluzione permette di gestire le entrate comunali come naturale estensione del sistema finanziario, eliminando procedure isolate e facilitando una visione completa dell’intero ciclo, dalla registrazione e valutazione del contribuente alla riscossione e al controllo. Di conseguenza, si migliora l’efficienza operativa, rafforzando al contempo il controllo finanziario e le capacità di pianificazione del budget.
Attualmente, due terzi delle entrate fiscali del Comune sono già gestiti all’interno di questo ambiente, tra cui l’Imposta sugli Immobili (IBI), la Tassa sui Rifiuti Urbani per le Attività Commerciali (TRUA), l’Imposta sui redditi da Capitale (IIVTNU) e la Tassa sulle Terrazze (T2 2023). Il prossimo passo sarà l’integrazione della Tassa sui Veicoli a Motore (IVTM) e dell’Imposta sulle Attività Economiche (IAE).
Il progetto è stato sviluppato con una metodologia articolata in differenti fasi. Durante il primo anno, il Comune ha effettuato una pulizia e un’armonizzazione dei dati anagrafici provenienti dai precedenti sistemi di gestione (GIIM e +TIL), incrociando le identità con i database della polizia, gli indirizzi fiscali con l’Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) e gli indirizzi con il registro stradale comunale. Questo processo ha generato i “Golden Records” dei contribuenti e ha permesso, ad esempio, un tasso di efficienza del 98,02% per l’Imposta sugli Immobili (IBI) nel 2024. La qualità dei dati continua a essere mantenuta per tutte le nuove registrazioni.
Secondo Juan Corro, IT Manager del Comune di Madrid (IAM), “La tecnologia SAP ci offre un’opportunità straordinaria per accelerare la nostra trasformazione digitale e far sì che la visione di un governo locale più efficiente, innovativo e incentrato sul cittadino sia una realtà tangibile. Questo progetto segna un cambio di paradigma: stiamo passando dalla gestione di documenti cartacei e sistemi isolati alla gestione integrata e intelligente di informazioni e processi, con una visione a 360 gradi. In quanto grande capitale, Madrid ha sia la responsabilità che l’opportunità di posizionarsi all’avanguardia della modernizzazione dei processi amministrativi, fungendo da punto di riferimento per gli altri Comuni”.
Carlos Lacerda, Senior Vice President e Managing Director di SAP Southern Europe, ha dichiarato: “SAP è impegnata a supportare il settore pubblico spagnolo nei suoi processi di modernizzazione da decenni. Questo progetto rappresenta un punto di riferimento per l’amministrazione digitale avanzata e dimostra come la tecnologia possa agire da abilitatore strategico per semplificare i processi, integrare le informazioni e rafforzare il processo decisionale basato sui dati in tempo reale, ponendo le basi per una pubblica amministrazione più agile, innovativa e orientata ai servizi”.
Vantaggi per l’Amministrazione e i cittadini
Il progetto sta apportando benefici sia in termini di efficienza e gestione delle attività interne, sia in termini di servizi per i cittadini:
· Digitalizzazione end-to-end dei processi e amministrazione “senza carta”: il modello di amministrazione “senza carta” è stato consolidato, consentendo la completa digitalizzazione dei processi HR. Le richieste vengono gestite interamente tramite l’intranet del Comune. I dipendenti possono esaminare e approvare le procedure con piena tracciabilità e in pochi semplici passaggi, riducendo i tempi di elaborazione e gli errori causati da dati duplicati. Il risultato è un servizio più veloce, efficiente e praticamente disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, che migliora sia l’esperienza dei dipendenti che i servizi per i cittadini.
· Efficienza operativa e miglioramento del processo decisionale: l’automazione e le funzionalità di intelligenza artificiale integrate nel sistema ERP consentono al Comune di migliorare significativamente l’efficienza e la produttività. I processi di routine, come le riconciliazioni bancarie e le allocazioni di bilancio, vengono automatizzati tramite regole e apprendimento automatico. Inoltre, l’utilizzo di RPA e dei servizi di SAP BTP facilita l’esecuzione automatica di attività ripetitive tra i sistemi. Questo riduce il carico di lavoro manuale, minimizza gli errori e libera il tempo delle persone per attività di maggior valore. L’analisi in tempo reale migliora il processo decisionale e, insieme all’accesso da mobile e da remoto alle applicazioni, consente una gestione più agile e flessibile.
· Un modello più sostenibile ed efficiente: l’implementazione di RISE with SAP consente al Comune di adottare un modello IT più sostenibile ed economicamente efficiente, basato su principi di abbonamento e pagamento a consumo. Questo approccio riduce gli investimenti iniziali, offre una maggiore prevedibilità di bilancio e ottimizza il TCO. Scalando le implementazioni in base alle esigenze dell’organizzazione e pagando solo per le risorse necessarie, il Comune migliora la gestione responsabile dei fondi pubblici, generando allo stesso tempo potenziali risparmi a lungo termine.
· Maggiore adattabilità ed evoluzione: il Comune dispone ora di una piattaforma flessibile, pronta a evolversi di pari passo con i cambiamenti tecnologici, normativi e sociali. Il Comune potrà allinearsi alle agende digitali nazionali ed europee, integrare funzionalità di intelligenza artificiale e analisi avanzate ed evolversi verso un modello di smart administration in cui i dati diventano un fattore strategico per migliori politiche pubbliche.
· Innovazione continua: SAP BTP è la piattaforma di innovazione che integra sistemi interni e soluzioni di terze parti, eliminando i silos informativi. Consente inoltre la rapida adozione di nuove tecnologie, la reattività alle esigenze in continua evoluzione e supporta il Comune non solo nella modernizzazione dei processi, ma anche nell’evoluzione continua e nel lancio di iniziative innovative per la pubblica amministrazione.
