A cura di Gianluca Rancati, General Manager della divisione Large Enterprise Operations di Xerox Italia
La “causa ultima” della stampa sono gli utenti; senza di loro, infatti, quale sarebbe l’utilità di una stampante multifunzione (MFP)? Ed è per questo che una visione olistica dell’ambiente di stampa o dei documenti deve necessariamente includere gli utenti. Perché ciò che gli user analytics rivelano è importante quanto quello che si può imparare sui dispositivi.
Poiché i servizi di stampa gestiti (MPS) si sono evoluti, è necessario che facciano lo stesso anche gli analytics che li supportano. Inizialmente, gli analytics si focalizzavano sull’ottimizzazione dei dispositivi; inoltre, era fondamentale che il servizio soddisfacesse tutti gli standard richiesti. Non è facile comprendere appieno l’utilizzo degli analytics in questa fase, ma ora che le aziende stanno evolvendo verso una piena maturità nell’ambito dei servizi di stampa gestiti, la generazione di ROI (Return on Investment) diventa sempre più complessa e, di conseguenza, il ruolo degli analytics è fondamentale. Il passo successivo all’ottimizzazione del parco macchine è l’ottimizzazione della stampa: per riuscirci è necessario capire gli utenti. Solamente attraverso l’impiego degli analytics le aziende possono trarre tutte le informazioni necessarie.
Grazie alla conoscenza acquisita tramite gli user analytics, le imprese potranno:
- Identificare i picchi di stampa, così che i service team possano adeguare le risorse.
- Vedere chi stampa di più, chi utilizza la stampante a colori o la modalità fronte-retro, ma anche chi stampa fuori dall’orario di lavoro.
- Rafforzare le policy di stampa, di sicurezza e di sostenibilità.
- Migliorare immediatamente il controllo sulle stampe e pianificare le esigenze future.
- Individuare i punti di processo che possono supportare la trasformazione digitale dell’azienda.
Andiamo a scoprire alcune delle applicazioni aziendali degli user analytics:
Prendere decisioni consapevoli. Gli analytics forniscono dati che il management può utilizzare per prendere decisioni consapevoli e basate su evidenze concrete. Grazie alla stretta connessione con la sicurezza e i costi, gli user analytics forniscono dati la cui rilevanza è fondamentale anche per i dirigenti.
Concordanza delle policy di stampa globali. Paesi e culture diversi possono significare abitudini di stampa differenti. Gli user analytics giovano alle multinazionali perché le policy di stampa restano invariate, indipendentemente dalla collocazione geografica di utenti e dispositivi. Perché sono importanti le policy di stampa? Tanto per cominciare, per motivi di sicurezza, sostenibilità e controllo dei costi.
Ripartizione dei costi rapida e accurata. Sapendo chi stampa cosa, le imprese potranno ripartire accuratamente i costi sulle numerose divisioni e sedi aziendali. La contabilità, inoltre, potrà vedere l’attività di stampa di ogni divisione, così da controllare la spesa.
Gestione del tempo. Un impiegato commerciale trascorre fino a 6-7 ore a settimana analizzando i dati in uscita per il team gestionale. Grazie agli user analytics, si può svolgere questo compito in meno di un’ora, risparmiando così una considerevole mole di tempo.
Sicurezza delle informazioni. Gli user analytics identificano le lacune presenti nei sistemi di sicurezza. La sicurezza, infatti, è una delle preoccupazioni principali, poiché le aziende rischiano frequenti violazioni dei dati a causa di stampe non autorizzate; secondo gli analisti, quasi il 70% delle imprese ha subito una simile violazione. Gli user analytics sono molto popolari nel settore finanziario, ma la comprensione e il controllo del comportamento degli utenti sono fondamentali in tutti quei settori in cui la sicurezza è importante e ci sono informazioni sensibili da proteggere.
Trasformazione digitale. Sintetizzando, possiamo affermare che le aziende non solo desiderano ridurre le spese e salvaguardare l’ambiente, ma anche trasformarsi in imprese digitali. La carta sarà meno usata in futuro, e dunque i dispositivi di stampa saranno meno necessari. I dipendenti continueranno a portare al lavoro i propri dispositivi ma, come già possiamo osservare tra i giovani, è sempre più utilizzato lo smartphone rispetto al pc portatile. Comprendere l’impatto di questo nuovo modo di lavorare sulla propria strategia documentale è una sfida, ma non vanno comunque ignorati i cambiamenti che possono verificarsi lungo il percorso. Piuttosto, utilizziamo gli user anaytics per rispondere efficacemente alle richieste di una forza lavoro sempre più digitale.
Ogni azienda avrà sfide diverse da affrontare, obiettivi e applicazioni differenti per l’utilizzo degli user analytics; quello che sicuramente però, tutte le imprese hanno in comune è l’opportunità di beneficiare dei dati riguardanti gli utenti.
