Una delle valutazioni errate più frequenti è quella di considerare la intranet come un costo: nella realtà una intranet può portare molti benefici in un’azienda e può essere considerata come un investimento proficuo, costante e duraturo nel tempo.
Tuttavia potrebbe non essere facile far comprendere a qualcun altro quale è il ritorno dell’investimento (ROI).
Chi ha potere decisionale non sempre riesce a comprendere con accuratezza la redditività complessiva di un progetto intranet: lo può invece percepire come un costo aggiuntivo o come un’iniziativa poco redditizia dell’ufficio informatico.
In realtà una proposta intranet nasce sempre da esigenze organizzative e/o di comunicazione: diminuire la burocrazia interna, risolvere necessità del dipartimento delle risorse umane (HR) o essere uno strumento di supporto al “marketing interno”.
Per calcolare il ritorno sull’investimento occorre riuscire a definire esattamente i benefici e attribuire loro un valore economico. Ecco come.
Riduzione di costi diretti
Molte aziende usano moduli cartacei per gestire operazioni: la richiesta di cancelleria, la compilazione dei rimborsi spese o la raccolta di dati anagrafici di un cliente.
La riduzione di carta, dell’uso delle stampanti e quindi dei materiali consumabili è uno dei primi benefici di un’intranet, ed è un vantaggio facilmente quantificabile.
Quanto si può risparmiare portando all’interno di una intranet questi processi?
In un’azienda media, informatizzare un solo processo che usa la carta può portare a un risparmio di migliaia di euro al mese.
Benefici nei processi di business
Oltre a far risparmiare carta e ridurre il numero di telefonate, informatizzare i processi organizzativi fa risparmiare tempo, altrimenti sprecato in attività ripetitive che non danno alla tua azienda un valore aggiunto.
Anche solo la documentazione centralizzata, o una sezione di domande frequenti, riduce drasticamente il tempo di ricerca delle informazioni da parte degli utenti (oltre che sgravare di telefonate ed email lo staff degli uffici).
Il valore da misurare, in questi casi, è il tempo, le ore complessivamente risparmiate che diventano un valore economico tangibile se moltiplicate per il costo orario medio del personale.
Benefici intangibili
Tra i benefici non immediatamente quantificabili vi è la riduzione delle e-mail perché l’intranet diventa il punto di accesso e smistamento delle richieste fra un ufficio e l’altro e veicolo di contenuti informativi tradizionalmente inviati nelle caselle di posta. Meno mail significa più ordine, più efficienza, meno spazio occupato dalla posta sui server.
Grazie all’intranet il tempo di svolgimento delle attività si abbassa (perché si riduce il lavoro manuale) e questo si traduce in un altro beneficio intangibile: la riduzione del time-to-market e la conseguente possibilità di erogare un servizio più veloce al cliente.
Un ultimo beneficio che spesso si sottovaluta è “il potere dei dati”: se un determinato processo organizzativo (ad esempio la richiesta di acquisto o qualsiasi richiesta autorizzativa) è effettuato con l’intranet, sarai in grado di accedere ai dati dello storico, analizzarli, individuare l’andamento e trarne informazioni utili per migliorare l’organizzazione interna (o per correggere i comportamenti errati degli utenti).
È più difficile dare un valore economico a questi benefici, ma una direzione attenta alla qualità del servizio e predisposta al cambiamento è sicuramente in grado di farlo.
Thinsoft, azienda italiana specializzata nello sviluppo di intranet aziendali e sistemi di Business Process Management, ha analizzato un caso reale e lo ha riportato in un articolo all’interno del proprio blog: puoi leggerlo qui.
