L’esperienza legata alla pandemia globale è stata ed è ancora una delle emergenze più critiche che il mondo intero ha dovuto affrontare negli ultimi decenni. Quello che è certo è che la diffusione a macchia di leopardo del Covid-19 ha imposto un ripensamento dei modelli lavorativi e dato una spinta importante al processo di digitalizzazione a tutti i livelli. La rivoluzione riguarda anche il mondo della gestione dei documenti, dove il modello cartaceo resiste stoico accanto alla progressiva introduzione di processi digitali. Ne abbiamo parlato con l’ing. Fabio Grossi Gondi, Direttore Generale di Plurima, società nata nel 1995 e specializzata, tra le altre cose, proprio nella gestione in outsourcing del documento.
L’Ing. Grossi Gondi è un manager di formazione ingegneristica, con profonda esperienza maturata dapprima nel mondo della logistica, successivamente nella consulenza aziendale di processo, per poi approdare nel settore dei servizi integrati e dei servizi in outsourcing. Nissan, Ceva Logistics, Deloitte, Accenture, Acea, SiEnergia sono alcune delle realtà dove ha introdotto significativi cambiamenti. Oggi è Direttore Generale di Plurima SpA, azienda con oltre 500 dipendenti ed un fatturato di circa 29 milioni di euro nei servizi alla Sanità.
Partiamo da un dato di fatto che può essere abbastanza sorprendente per noi che lavoriamo nell’ambito digitale. La gestione documentale moderna non ha ancora mandato in pensione la carta ma anzi il documento digitale e quello cartaceo continuano a convivere. Dal vostro osservatorio privilegiato come prevedete che evolverà in futuro la situazione?
“Plurima nasce nel 1995 con la gestione degli archivi cartacei e l’offerta si è man mano evoluta anche per venire incontro alle previsioni che parlavano di un inevitabile declino della carta, che però sta avvenendo in maniera più lenta di quanto ci si aspettasse.
Ovviamente mondo privato e mondo pubblico vanno a due velocità diverse: il mondo privato è molto più avanti e quasi tutti i processi viaggiano su supporti quasi esclusivamente digitali (si pensi al mondo delle banche o delle assicurazioni, dove il processo di trasformazione digitale è quasi completamente compiuto). Nel mondo della Pubblica Amministrazione invece le cose stanno diversamente. Ad esempio nel settore della sanità, ci sono ancora numerose barriere culturali, tecnologiche ed economiche che impediscono lo switch completo verso il mondo digitale”.
Da dove arriva questa resistenza culturale da parte della PA?
“Senza dubbio da mancanze di investimenti in tecnologie e nelle difficoltà derivanti da un ripensamento del processo, che deve essere completamente ridisegnato in ottica digitale. Sebbene Plurima fornisca servizi e tecnologie per una completa gestione digitale dei processi gli archivi cartacei sono un mondo ancora ben vivo e che non ci abbandonerà molto in fretta”.
Quali sono invece i vantaggi dell’adozione di un processo di gestione del documento in digitale?
“Il vantaggio di avere un processo digitale più importante è senza dubbio quello di avere a disposizione i dati in forma digitale e quindi di avere la possibilità di elaborarli e archiviarli con intelligenza. Il processo è poi più immediato ed efficiente e la conservazione senza dubbio più sicura. Ultimo tema, non meno importante, è quello della sostenibilità che si traduce in vantaggi per l’ambiente e in un minore consumo di spazio”.
In ambito PA come convivono documento digitale e cartaceo?
“Dipende da settore a settore. Nel mondo della sanità digitale uno dei documenti principali, la cartella clinica, viene ancora gestita in modo molto cartaceo e nasce in modo nativo cartaceo. Ci sono alcune realtà il cui percorso verso la cartella clinica elettronica è più avanzato ma nella maggior parte delle realtà la cartella clinica nasce ed è gestita ancora in maniera prevalentemente cartacea.
All’interno delle strutture sanitarie si può dire che ci sia la convivenza di digitale e cartaceo.
La parte diagnostica è gestita digitalmente ma la carta viene ancora usata per dare il consenso informato, per la firma di atti fatti durante il percorso di cura e così via.
Per cui generalmente, come dicevamo, si ha a che fare con un collage tra elementi e documenti legati al processo che vengono stampati, altri già cartacei e poi viene messo tutto insieme su un documento cartaceo, che viene poi archiviato a vita a livello fisico, mentre solo alcune aziende ne chiedono la dematerializzazione per averne una copia più accessibile e sicura e una copia per il backup.
Lo stesso discorso vale per altre strutture della PA come Enti Centrali e Comuni dove molti documenti pregressi e correnti sono ancora gestiti ed archiviati sulla carta”.
In questo scenario si inserisce Plurima. A chi si rivolge e che servizio propone nell’ambito della gestione del documento?
“Plurima nasce come outsourcer per l’archiviazione di archivi fisici ma i nostri servizi hanno da sempre seguito e anticipato gli sviluppi della tecnologia e i trend del mercato.
Plurima infatti ha allargato i servizi a svariati settori: tra i suoi clienti abbiamo comuni ed enti centrali della PA e aziende private che negli anni hanno avuto esigenze di archiviazione fisica (come banche, assicurazioni, industrie farmaceutiche, del lusso, società manifatturiere e così via).
La nostra offerta quindi non ha come target chi si trova solo a gestire la carta ma offriamo tutta una serie di servizi, tra cui attività di back office e data entry e tutto ciò che è relativo alla gestione del dato nel processo aziendale. Ci occupiamo di processi di conservazione sostitutiva e nel 2019 abbiamo acquisito la software house Bridge Technologies che offre software e servizi nell’ambito della gestione documentale”.
Ma perché un’azienda o la PA dovrebbero rivolgersi a chi gestisce un servizio di gestione documentale in outsourcing e qual è il plus di Plurima?
“Da sempre Plurima ha anticipato le esigenze del mercato e offerto un servizio completo. È importante sottolineare come gestire dati che si trovano su un supporto cartaceo o su un supporto informatico non significa semplicemente movimentare uno scatolone per depositarlo in magazzino. Ci sono una serie di servizi accessori per le informazioni che nascono a livello digitale: dallo storage, alla possibilità di rendere i dati fruibili all’interno di processi e strumenti di analisi. Plurima ha quindi trasportato nel mondo digitale tutte le sue competenze di process outsourcing, archiviazione, gestione del dato e analisi tipiche del cartaceo”.
Uno dei punti più delicati è senza dubbio la necessità di garantire la sicurezza, la riservatezza e l’integrità del documento. Come garantite questo ai vostri clienti?
“La nostra scelta è quella di avere un data center nostro interno ridondato e con relativo backup ubicato in una struttura remota diversa da quella principale.
Dal punto di vista della gestione del documento garantiamo un processo assolutamente sicuro. Quando il documento entra nei nostri sistemi ne mandiamo un’impronta che viene archiviata per verificare l’integrità del documento quando viene richiamato. Il documento è criptato ed è in forma anonima. I dati sono archiviati in maniera separata su un data base Oracle e ogni utente ha password, credenziali,…. secondo un’attenta gestione dei permessi in relazione alla visibilità consentita. Abbiamo poi un backup continuo.
E’ importante anche sottolineare come tutti i nostri servizi siano assolutamente GDPR compliant”.
Infine un accenno alla firma digitale, uno dei servizi senza dubbio più importanti…
“La soluzione Plurima riesce a svolgere in maniera rapida e sicura tutti i processi riuscendo a gestire firma, cifratura, decifratura, …”.
