La gestione delle cessioni intracomunitarie e delle operazioni di import-export sta attraversando una trasformazione profonda. Le modifiche normative introdotte negli ultimi anni hanno reso ancora più importante per le imprese dotarsi di processi in grado di creare, raccogliere, collegare e conservare correttamente la documentazione digitale a supporto delle operazioni commerciali. Per molte organizzazioni questo cambiamento viene ancora interpretato principalmente come un tema di adeguamento normativo. In realtà, la sfida è molto più ampia: riguarda la capacità di governare processi sempre più articolati e spesso ancora destrutturati, nei quali ogni operazione genera una quantità crescente di documenti, informazioni e verifiche da gestire in modo coordinato.
Molte aziende dipendono ancora da documentazione cartacea, non dispongono di flussi documentali strutturati e faticano a collegare logicamente fatture, documenti di trasporto, prove di consegna e altri elementi necessari a ricostruire ogni operazione.
La prova della cessione intracomunitaria
Il problema emerge con particolare evidenza nelle cessioni intracomunitarie. In questi casi l’impresa italiana può emettere la fattura in regime di non imponibilità IVA, ma deve essere in grado di dimostrare che la merce sia effettivamente pervenuta in un altro Stato membro entro i termini previsti dalla normativa. Le novità introdotte nel 2024 hanno rafforzato l’attenzione su questo aspetto e sulle relative conseguenze sanzionatorie.
A differenza delle esportazioni extra-UE, nelle quali il passaggio doganale produce documenti ufficiali che attestano l’uscita della merce dal territorio unionale, nelle cessioni intracomunitarie non esiste un controllo doganale di frontiera. La prova dell’avvenuta consegna deve quindi essere costruita raccogliendo documenti provenienti dai diversi soggetti coinvolti nell’operazione.
Quando il cliente estero organizza autonomamente il trasporto, l’impresa cedente può non disporre della documentazione normalmente prodotta dal vettore. Diventa quindi necessario richiedere al destinatario una dichiarazione che confermi l’avvenuta ricezione della merce e collegarla alla documentazione dell’operazione. Per il cliente estero, tuttavia, questa attività non rappresenta un obbligo né un vantaggio diretto, rendendo la raccolta delle evidenze un’attività spesso lunga e complessa, soprattutto in presenza di elevati volumi.
Costruire un fascicolo digitale
Il tema non è soltanto raccogliere i documenti richiesti, ma essere in grado di costruire un processo documentale completo e verificabile.
Partendo dalle fatture di vendita è possibile individuare automaticamente le operazioni intracomunitarie e costruire un fascicolo digitale che colleghi tutta la documentazione disponibile, dai documenti di trasporto alle prove di consegna fino alle dichiarazioni del destinatario.
Quando alcune evidenze risultano mancanti, il processo può essere automatizzato attraverso richieste digitali al cliente estero, che può confermare la ricezione della merce mediante una sottoscrizione elettronica conforme al regolamento eIDAS. La dichiarazione viene così acquisita e collegata automaticamente al fascicolo dell’operazione, rafforzandone la tracciabilità.
Dal lavoro manuale a un processo governato
Gestire queste attività manualmente può apparire, almeno all’inizio, la soluzione meno onerosa. In realtà comporta costi sommersi difficili da quantificare: tempo sottratto ad attività a maggior valore, dipendenza dalle singole persone e difficoltà nel garantire continuità operativa durante assenze o picchi di lavoro. Un processo automatizzato consente invece di ridurre le attività manuali, migliorare la capacità di controllo e operare con costi prevedibili.
Anche quando non è possibile ottenere tutte le dichiarazioni richieste, è fondamentale poter dimostrare l’esistenza di un processo strutturato. Documentare le richieste inviate, i solleciti effettuati entro i termini previsti dalla normativa e le attività svolte per acquisire la documentazione consente infatti all’azienda di dimostrare la solidità del proprio processo anche in sede di verifica.
È in questo contesto che si inserisce l’approccio di Archiva Group attraverso Requiro. La piattaforma integra gestione documentale, workflow, dashboard di controllo, conservazione digitale a norma ed esibizione documentale in un unico ambiente, consentendo di costruire automaticamente il fascicolo digitale, raccogliere le evidenze mancanti e governare l’intero ciclo di vita dell’operazione. In questo modo attività manuali e frammentate vengono sostituite da un processo più robusto, tracciabile e facilmente dimostrabile, con benefici sia in termini di efficienza operativa sia di compliance.
Il quadro continuerà a evolvere con la progressiva adozione del regolamento europeo eFTI (electronic Freight Transport Information), destinato a favorire la digitalizzazione e l’interoperabilità delle informazioni sul trasporto. La piena applicazione richiederà ancora tempo, ma è proprio oggi che le aziende hanno l’opportunità di strutturare i propri processi documentali e prepararsi ai futuri modelli europei di scambio delle informazioni.
La compliance, quindi, non si costruisce soltanto nel momento del controllo. Nasce molto prima: dalla capacità di progettare processi documentali completi, tracciabili e pronti ad accompagnare l’evoluzione digitale del commercio internazionale.
