L’IA interagisce con l’ECM

L’intelligenza artificiale (AI) è molto richiesta: essa, infatti, consente di identificare e indicizzare automaticamente le informazioni e di assegnare più facilmente i documenti. Nel settore ECM, le funzioni di IA si rivelano utili in molti modi: sia nel riconoscimento dei tipi di documenti che nell’estrazione dei metadati dai documenti stessi. Nella pratica, il software di riconoscimento legge i dati in varie posizioni del documento e ne verifica alcune regole formali. Se i tipi di documento non vengono immediatamente riconosciuti correttamente, viene utilizzata una routine di apprendimento basata sul machine learning (ML), che impara costantemente dalle correzioni apportate dagli utenti. In questo modo si migliora gradualmente il tasso di riconoscimento e i vari contenuti possono essere assegnati in futuro ai campi attributo corretti.

ELO Digital Office si affida da tempo all’intelligenza artificiale: le tecnologie utilizzate si basano, da un lato, sul riconoscimento auto-ottimizzante dei testi o sulla ricerca fuzzy di dati a partire da conoscenze note (ad esempio, informazioni archiviate in database) e, dall’altro, sul metodo matematico della support vector machine o sulle classiche reti neurali che vengono addestrate utilizzando set di apprendimento. L’interazione tra AI ed ECM mostra i suoi punti di forza, ad esempio, anche nella posta in entrata, in cui la distribuzione manuale è notoriamente poco efficiente. Il metodo digitale è chiaramente superiore a quello analogico in termini di velocità e trasparenza.

Elevato grado di automazione grazie alla classificazione intelligente

Il produttore di ECM di Stoccarda sostiene i propri clienti con il tool di classificazione intelligente ELO DocXtractor. Questo strumento si occupa dell’analisi e dell’elaborazione automatizzata di documenti provenienti da un’ampia gamma di canali di ingresso. A tale scopo si avvale, a seconda della complessità dell’operazione da svolgere, di algoritmi basati su regole ed euristiche intelligenti creati da esperti oppure, nel quadro dell’apprendimento automatico, si affida a grandi volumi di dati di addestramento. Entrambi gli approcci presentano diversi punti di forza e vengono combinati in base all’operazione di volta in volta richiesta.

Che si tratti di priorità, livelli di escalation o richieste ricorrenti, il tool di IA è in grado di individuarli direttamente nella posta in entrata centrale. I documenti possono così essere assegnati più rapidamente alla transazione commerciale corrispondente. Ne risulta una distribuzione della posta in arrivo basata sul flusso di lavoro e quindi più veloce. L’obiettivo è quello di riconoscere ed elaborare un’ampia varietà di documenti attraverso tutti i canali, che si tratti di posta scansionata, fatture, bolle di consegna o fax, o ancora di e-mail o messaggi ricevuti tramite portali online. A tal fine, il software necessita innanzitutto di un addestramento specifico, utilizzando esempi di dati tramite l’apprendimento automatico. In tale fase, la suite ECM garantisce la protezione dei dati da accessi non autorizzati e il rispetto delle disposizioni legali, oltre a impedire perdite di dati grazie all’archiviazione a norma di legge.

Quando si classificano contenuti (semi)strutturati, un insieme predefinito di regole è solitamente sufficiente per ottenere i risultati desiderati. Il discorso si fa più arduo quando si devono analizzare contenuti non strutturati e determinare un tipo di documento. A tal fine, le informazioni riconosciute devono essere confrontate con un database delle conoscenze e contestualizzate in relazione ad altre informazioni rilevanti. Quanto più il software è in grado di interpretare il significato dei contenuti, tanto più mostra segni di forte intelligenza artificiale. Dal momento che circa l’85% delle informazioni non è strutturato, l’uso dell’IA offre un grande potenziale per l’elaborazione automatica.

Acquisizione intelligente di contenuti non strutturati

Per digitalizzare i documenti cartacei è necessario innanzitutto il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Grazie agli elevati tassi di riconoscimento dei moderni sistemi di OCR, anche documenti non strutturati si possono digitalizzare in pochi secondi e se necessario elaborare. Questi sistemi, tuttavia, di solito non hanno la capacità di organizzare le informazioni che riconoscono e di utilizzarle in modo mirato.

È qui che entrano in gioco sistemi di acquisizione intelligenti come il modulo ELO DocXtractor: con l’ausilio di una struttura documentale predefinita e liberamente espandibile, individuano classi di documenti come fatture, note di credito, bolle di consegna o ordini. In una prima fase vengono estratti i contenuti rilevanti, come gli indirizzi, gli importi delle fatture o le aliquote IVA. In seguito, tali dati possono essere confrontati tra i vari sistemi e controllati per verificarne l’accuratezza. Ciò avviene tramite interfacce personalizzabili con database, sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP) e Customer Relationship Management (CRM). Infine, il documento o le informazioni in esso contenute vengono inoltrate ai processi a valle, ad esempio per attivare l’approvazione della fattura.

La capacità di apprendimento di tali assistenti di acquisizione intelligenti è notevole, pertanto apporta un enorme valore aggiunto sia alle grandi aziende che alle PMI, incrementandone la produttività. La percentuale di riconoscimento delle informazioni riportate sul documento aumenta all’aumentare del numero dei documenti elaborati dal sistema. Inoltre, sulla base del volume dei documenti, il sistema ne ottimizza l’analisi in background, acquisisce conoscenze sempre maggiori e migliora ulteriormente la propria intelligenza. Le aziende beneficiano di processi aziendali più efficienti, poiché le informazioni vengono elaborate in modo trasparente in tempi ancora più brevi. Un vantaggio da non sottovalutare in tempi di carenza di manodopera specializzata.

Situazione win-win: catene di processi completamente digitalizzate

I processi intelligenti riducono al minimo le procedure manuali e quindi i tempi di ciclo nell’elaborazione dei documenti. I collaboratori sono sollevati da monotone attività di routine e beneficiano di informazioni e analisi rapidamente disponibili, compreso l’accesso ai dati da qualsiasi luogo, così da poter reagire tempestivamente contribuendo ad aumentare la soddisfazione dei clienti. La maggiore produttività ottenuta, invece, fa guadagnare punti al management. Nel complesso, la combinazione di ECM e IA apre la strada alla digitalizzazione end-to-end delle catene di processo, e quindi a una situazione di vantaggio per tutti i soggetti coinvolti.

A cura di ELO Digital Office