Ogni giorno le aziende ricevono un’enorme mole di documenti, in formato cartaceo o digitale. Tali informazioni devono essere digitalizzate e messe rapidamente a disposizione dei processi e dei sistemi a valle. Ma come fare per acquisire e rendere comodamente disponibili le informazioni e i dati destrutturati? I sistemi di acquisizione intelligenti dotati della moderna tecnologia IA ci vengono in aiuto.
Come l’intelligenza artificiale acquisisce le informazioni a tempo di record
La velocità di riconoscimento dei moderni sistemi OCR (Optical Character Recognition) è già oggi enorme. In linea di principio questa tecnologia permette di digitalizzare in pochi secondi tutti i contenuti destrutturati dei documenti, per poi elaborarli in formato elettronico. Solitamente, tuttavia, i sistemi OCR non sono in grado di ordinare le informazioni acquisite per utilizzarle in modo mirato. È proprio qui che entrano in gioco i sistemi di acquisizione intelligenti: grazie alla possibilità di predefinire liberamente diverse strutture, il sistema è in grado di determinare la categoria dei documenti (ad es. fatture, documenti di trasporto, ordini ecc.) e di estrarne i contenuti rilevanti. Tali informazioni possono quindi essere sincronizzate, ad esempio, con database collegati, sistemi ERP e CRM e verificate in termini di correttezza mediante interfacce liberamente adattabili. Nella fase successiva, il documento, o le informazioni in esso contenute, possono essere trasmesse al processo a valle (ad es. ai processi di approvazione della fattura).
Maggiore efficienza di elaborazione delle informazioni grazie ai sistemi con capacità di apprendimento
La capacità di apprendimento di questa procedura di acquisizione intelligente la rende un prezioso strumento di IA: maggiore è il numero dei documenti elaborati dal sistema, maggiore sarà la velocità di acquisizione delle informazioni contenute nel documento. Inoltre, sulla base del volume dei documenti, il sistema ne ottimizza l’analisi in background e migliora ulteriormente la propria intelligenza. Il risultato? Le informazioni vengono elaborate in modo ancora più veloce, aumentando nettamente l’efficienza dei processi aziendali collegati.
Un sistema intelligente per tutte le aree specifiche
I vantaggi dell’elaborazione intelligente delle informazioni sono particolarmente evidenti in ambito di contabilità e finanza. L’elevato grado di automazione e l’assegnazione pressoché immediata dei dati del documento al processo di approvazione corrispondente, riducono al minimo i tempi di ciclo per l’elaborazione delle fatture in ingresso. Così, in combinazione con la giusta soluzione specifica per la gestione digitale delle fatture è possibile ottimizzare tutti i processi contabili.
Ma non è tutto: grazie alla flessibilità in fase di definizione delle diverse categorie di documenti, uno strumento di IA come questo ha infinite applicazioni. Nell’area del personale è possibile analizzare ed elaborare in modo intelligente i documenti in arrivo, come le comunicazioni di assenza per malattia, le ricevute delle assicurazioni e i documenti di candidatura. Nell’ufficio acquisti, grazie all’acquisizione intelligente delle informazioni, gli ordini in entrata possono essere elaborati in modo ancora più veloce. E grazie alla tecnologia IA, anche le caselle di posta piene non saranno che un lontano ricordo. Le e-mail in arrivo, infatti, vengono analizzate, presmistate e inoltrate in base al contesto, quindi archiviate. In breve: questa procedura guidata intelligente per l’acquisizione dei documenti, collegabile ai diversi database e sistemi aziendali per mezzo di interfacce flessibili, crea valore aggiunto per l’intera azienda.
Vantaggi chiari grazie all’IA
Se impiegata in modo mirato, l’intelligenza artificiale può ridurre in maniera tangibile il dispendio amministrativo in azienda e farsi carico di faticosi processi manuali degli uffici specializzati. I sistemi intelligenti e le moderne tecnologie IA possono fornire un prezioso contributo all’ottimizzazione dei processi, soprattutto là dove la registrazione e la valutazione delle informazioni vengono ancora eseguite in modo manuale, con un enorme dispendio in termini di tempo.
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